Directiesecretaresse

Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD); Den Haag; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB (Individueel Keuzebudget)

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Vergoeding woon-werkverkeer

Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

Job summary

Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) zoekt een ervaren directiesecretaresse die rust, overzicht en dienstverlenende inzet combineert. Je bewaakt de (plaatsvervangend) directeuren agenda en coördineert planning, schakelt snel bij veranderende prioriteiten en bewaakt informatieflow.

Je werkt nauw samen met stafbureau en collega’s binnen en buiten de Centrale Staf. Je bent zelfstandig, proactief en tactvol, levert tijdig documenten aan en draagt bij aan structuur en kwaliteit van

Qualifications

• Ervaring als (directie) secretaresse in een politiek bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schrift.
• Goede beheersing van de Engelse taal, mondeling en schrift.

Responsibilities

• Goede bereikbaarheid: eerste aanspreekpunt namens de (plaatsvervangend) directeur MIVD.
• Agendabeheer: afstemmen en inplannen van afspraken; synchroniseren van agenda's.
• Coördineren van de mail en prioriteren van verzoeken.
• Beheren van de informatiestroom en tijdig aanleveren van documenten.
• Bewaken van de voortgang en tijdig ondertekenen van stukken.
• Sturen op navolging van de agenda en het aanmelden van bezoekers.
• Samenwerken met stafmedewerkers, adviseurs en inhoudelijk specialisten.

Skills

Integriteit

Betrouwbaar

Stressbestendig

Planmatig

Dienstverlenend

Proactief

Oplossingsgericht

Organisatiesensitiviteit

Education

Een afgeronde MBO opleiding

Job description

Word jij gelukkig wanneer jij ervoor zorgt dat de (plaatsvervangend) directeur MIVD zijn werk goed kan doen? Ben jij betrouwbaar, dienstverlenend en wil jij bijdragen aan een organisatie met een unieke werkomgeving? Kun jij de complexe agenda’s bewaken, ook wanneer de druk oploopt en de hectiek toeslaat?

Dan zijn wij op zoek naar jou.

Wij zoeken een ervaren directiesecretaresse die overzicht weet te behouden, rust uitstraalt en energie krijgt van een veelzijdige rol op hoog ambtelijk niveau. Iemand die proactief handelt, kritisch meedenkt, relativeringsvermogen heeft en beschikt over een gezonde dosis humor.

Wat bieden wij?

• Een afwisselen en relevante functie in een unieke werkomgeving;
• Een professionele, collegiale en informele werksfeer;
• Een betrokken en ambitieuze directie waar jij echt het verschil maakt.

Wie ben jij?

Je bent een professionele en betrokken directiesecretaresse die het hoofd koel weet te houden in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je bent een stabiele factor in een omgeving waar regelmatig snel geschakeld moet worden en waar prioriteiten kunnen veranderen. Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden, hebt een goed gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en weet te prioriteren. Je bent zelfstandig, denkt vooruit en bent in staat om op een tactvolle manier de juiste afwegingen te maken. Als directiesecretaresse binnen de MIVD ben je niet alleen ondersteunend maar ook richtinggevend als het gaat om structuur, kwaliteit en procesbewaking.

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen

• Integer en betrouwbaar;
• Flexibel en stressbestendig;
• Sterk in plannen en organiseren;
• Dienstverlenend;
• Proactief en oplossingsgericht;
• Verantwoordelijk en zelfstandig;
• IJverig en zorgvuldig;
• Organisatiesensitief.

Wat ga je doen?

Als Directiesecretaresse ben je onderdeel van de directieondersteuning. Samen met de andere Directiesecretaresse ben je primair verantwoordelijk voor de agenda van de (plaatsvervangend) directeur. Dit omvat ook de planning hieromheen. Om op tijd bij externe afspraken te zijn is een goede afstemming met de chauffeurs essentieel. Ook dit is onderdeel van jouw takenpakket. Waar nodig krijg je ondersteuning vanuit de managementondersteuners van het stafbureau. Je weet wie of in welke situaties je af moet wijken van de planning of afspraken. OM dit goed te kunnen doen werk je nauw samen met collega’s binnen en buiten de Centrale Staf, dit zijn onder andere stafmedewerkers, (beleids-)adviseurs of andere inhoudelijk specialisten.

Als Directiesecretaresse ben jij verantwoordelijk voor:

• Goede bereikbaarheid: Je fungeert als eerste aanspreekpunt namens de (plaatsvervangend) directeur MIVD;
• Agendabeheer: je zorgt dat de verschillende agenda’s gesynchroniseerd zijn, afspraken worden ingepland en de (plaatsvervangend) directeur MIVD juist en tijdig geïnformeerd is over de planning;
• Coördineren van de mail: Er komen veel vragen en verzoeken binnen, jij zorgt dat binnen komende mails correct worden geprioriteerd en dat verzoeken, waar mogelijk, elders worden opgepakt;
• Beheren van de informatiestroom: De leesmap is jouw verantwoordelijkheid, het verzamelen en tijdig (laten) aanleveren van documenten is hier een belangrijk onderdeel van;
• Sturen op kwaliteit van processen: Jij signaleert wat beter kan en spreekt mensen hierop aan. Waar mogelijk draag je proactief oplossingen aan;
• Bewaken van de voortgang: Jij zorgt stukken op tijd worden aangeleverd en dat documenten tijdig ondertekend worden;
• Proactief sturen op navolging van de agenda: Jij bent degene die bezoekers (soms last-minute) aanmeldt en dat de chauffeur op tijd op de juiste plek staat.

Jij zorgt voor rust, overzicht en structuur, ook wanneer de druk hoog is en de waan van de dag regeert. Dankzij jouw scherpe blik en organisatietalent kan de directie optimaal functioneren. Om dit te kunnen doen is het belangrijk dat je een groot en relevant netwerk opbouwt en onderhoud.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 2 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget, IKB. Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, een vergoeding woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Voor deze functie zijn de volgende competenties en soft-skills van groot belang:

• Emotionele intelligentie: Je voelt verhoudingen en belangen goed aan en weet hier passend op te reageren;
• Diplomatie en tact: Je handelt zorgvuldig in situaties waarin verschillende belangen spelen en weet effectief om te gaan met gevoelige informatie;
• Verbindend vermogen: Je bent toegankelijk, werkt gemakkelijk samen en weet mensen met elkaar te verbinden;
• Organisatiesensitiviteit: Je begrijpt bestuurlijke processen en weet hoe je effectief beweegt binnen een complexe organisatie;
• Assertiviteit: Je durft prioriteiten te bewaken en spreekt mensen aan wanneer dat nodig is;
• Probleemoplossend vermogen: Je denkt in oplossingen, neemt initiatief en handelt zelfstandig wanneer situaties daarom vragen;
• Veerkracht: Je blijft effectief functioneren onder druk en behoudt overzicht in hectische situaties;
• Leiderschap zonder formele bevoegdheid: Je weet zaken voor elkaar te krijgen door samenwerking, overtuigingskracht en professioneel optreden.

Wat we verder van je vragen:

• Ruime ervaring als (directie) secretaresse in een politiek bestuurlijke omgeving;
• Een afgeronde MBO opleiding (bij voorkeur in secretariële richting);
• HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring met meervoudig agendabeheer;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en schrift;
• Goede beheersing van de Engelse taal, in woord en schrift;
• Ervaring binnen de overheid (ervaring binnen het Ministerie van Defensie en/of het inlichtingen- en veiligheidsdomein is een pre).

Hier kom je te werken

Meer over Centrale Staf

In een dynamische en veeleisende omgeving is het de doelstelling van de Centrale Staf de MIVD op koers te houden. De Centrale Staf is gepositioneerd om integraal te kunnen sturen op zowel de bedrijfsvoerings- als productiecyclus en op de toekomstige ontwikkeling van de organisatie. Daarnaast borgt zij dat de MIVD als geheel goed gepositioneerd is in haar omgeving en ziet zij toe op de compliance. Je bent onderdeel van de Centrale Staf afdeling van de MIVD. Je werkt nauw samen met de andere directiesecretaresse, de chauffeurs en het Stafbureau Centrale Staf. Samen met het Kabinet en Besturen bieden jullie een optimale ondersteuning aan de dienstleiding, zodat zij probleemloos hun werk kunnen doen. Je komt terecht in een divers team dat volop in ontwikkeling is. In het team staat dienstverlening hoog in het vaandel en zorgen we samen voor het beste resultaat. Dit maakt ons een hecht team.

Over Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD)

De Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) is onderdeel van het ministerie van Defensie. De dienst ondersteunt bij het gereedstellen van de eenheden en bij militaire missies en vredesoperaties. Hiervoor verwerven we wereldwijd inlichtingen en veiligheidsinformatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De MIVD speelt zo een cruciale rol bij de besluitvorming door de militaire leiding en de politieke top.

Werk je bij de MIVD, dan doe je werk dat er echt toe doet. Je draagt bij aan het beschermen van de Nederlandse belangen en de nationale veiligheid. Bovendien werk je in een zeer dynamische omgeving. We doen er alles aan om te zorgen dat je op jouw vakgebied up-to-date blijft, bijvoorbeeld door middel van opleidingen en kennisuitwisseling met onze partnerdiensten.

Omdat je bij de inlichtingen- en veiligheidsdienst werkt en met gevoelige informatie te maken krijgt, kun je de inhoud van je werk niet met je vrienden en familie bespreken. Maar wel met je collega’s. Daarom bouw je een bijzondere band op met hen. Er heerst een sterke onderlinge verbondenheid die er mede voor zorgt dat de meeste mensen lang bij de organisatie blijven werken. En allemaal werken we aan hetzelfde doel: de fysieke en digitale veiligheid van 18 miljoen Nederlanders. In het belang van de nationale veiligheid trekt de MIVD op met veel diensten, waaronder in Nederland de AIVD van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Bijzonderheden

• We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de MIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de MIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
• Een veiligheidsonderzoek op niveau A, eventueel een psychologische onderzoek, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden (mogelijk) gescreend.
• Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer vijf maanden in beslag kan nemen.
• Thuiswerken is niet mogelijk.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure