Directie Assistent/ Executive Assistant

Vlotte Tantes; Amsterdam; Hybrid; EUR 50,000 - 67,000; Full time

Benefits offered by this job

Mogelijkheid tot deels thuiswerken

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden

Job summary

Vlotte Tantes zoekt een ervaren en zelfstandige Directie Assistent/Executive Assistant voor 32–40 uur per week in de regio Amsterdam. Je werkt nauw samen met drie directieleden en brengt rust en overzicht in een dynamische organisatie.

Je denkt mee, filtert informatie en helpt de directie sneller de juiste keuzes te maken. Je houdt je onder andere bezig met agendabeheer, voorbereiding van overleggen, het structureren van informatie en het bewaken van acties.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring als Directie Assistent of Executive Assistant of vergelijkbare senior ondersteunende rol.
• Je kunt snel hoofd- en bijzaken scheiden en prioriteiten stellen.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Proactieve, zelfstandige en tactvolle werkhouding.

Responsibilities

• Agendabeheer en voorbereiding van overleg en besluitvorming.
• Filteren en structureren van informatie voor de directie.
• Uitwerken van vraagstukken en richting aangeven.
• Bewaken van actiepunten, prioriteiten en voortgang.
• Voorbereiden van overleggen met concrete acties.
• Vertalen van ideeën naar concrete documenten en presentaties.
• Uitwerken van strategische documenten en aanbestedingen.

Skills

Directie-ondersteuning

Communicatieve vaardigheden

Proactief werken

Zelfstandig werken

Tactvolle communicatie

Vertrouwelijke informatie

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Agenda beheer

Job description

Je hoeft niet alles te weten. Wel te snappen wat belangrijk is.

Voor onze opdrachtgever zoeken we een ervaren en zelfstandige Directie Assistent/ Executive Assistant voor 32 tot 40 uur per week in de regio Amsterdam. In deze veelzijdige functie werk je direct samen met drie directieleden en breng je rust en overzicht in een organisatie waar veel tegelijk gebeurt. Je denkt mee, stelt vragen, filtert informatie en helpt de directie om sneller de juiste keuzes te maken.

Jij ziet de kern voordat iedereen is uitgepraat

Dagelijks komt er veel informatie binnen. Over mensen, projecten, plannen en ontwikkelingen binnen de organisatie. Vaak zijn het uitgebreide verhalen, terwijl de directie vooral wil weten: wat speelt er, wat is belangrijk en wat moeten we ermee?

Daar kom jij in beeld.

Je werkt nauw samen met drie directieleden en zit midden in de dynamiek van de organisatie. Geen dag is hetzelfde en dat is precies wat deze functie interessant maakt.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het voorbereiden van gesprekken en besluitvorming
• Het filteren en structureren van informatie
• Het uitwerken van vraagstukken en het scherp krijgen van de juiste richting
• Het bewaken van actiepunten, prioriteiten en voortgang
• Het inhoudelijk voorbereiden van overleggen en zorgen dat iedereen goed voorbereid aan tafel zit
• Het vertalen van ideeën en besluiten naar concrete acties
• Het opstellen en uitwerken van strategische documenten, beleidsstukken, aanbestedingen en presentaties
• Het signaleren van verbeterkansen en meedenken over hoe processen slimmer kunnen
• Het voeren of voorbereiden van gesprekken wanneer jij de juiste context en informatie hebt

Natuurlijk hoort agendabeheer ook bij de functie. Alleen daar houdt jouw rol niet op.

Je bent degene die overzicht houdt, vooruitdenkt en zorgt dat de directie ruimte houdt voor de zaken die echt belangrijk zijn.

Wie ben jij?

Je bent geen jaknikker. Je denkt mee, stelt kritische vragen en durft aan te geven wanneer je ergens anders naar kijkt.

Tegelijkertijd weet je ook dat niet alles altijd hardop gezegd hoeft te worden. Je bent tactvol, kunt goed omgaan met verschillende persoonlijkheden en schakelt makkelijk tussen directie en de rest van de organisatie.

• Heb je hbo werk en denkniveau
• Heb je ervaring als Directie Assistent, Executive Assistant of in een vergelijkbare senior ondersteunende rol
• Kun je snel hoofd en bijzaken van elkaar scheiden
• Ben je sterk in mondelinge en schriftelijke communicatie
• Werk je zelfstandig en proactief
• Blijf je rustig als het tempo hoog ligt
• Durf je tegengas te geven wanneer dat nodig is
• Kun je goed omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie
• Heb je humor en vind je een directe, nuchtere werkomgeving prettig

Een functie met veel vrijheid, verantwoordelijkheid en ruimte om de rol echt eigen te maken. Je werkt direct samen met de directie en krijgt de kans om op verschillende niveaus binnen de organisatie impact te maken.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een salaris tussen € 4.500 en € 6.000 bruto per maand op basis van 40 uur
• Een functie voor 32 tot 40 uur per week
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
• Mogelijkheid om deels vanuit huis te werken
• Werken op verschillende locaties in de regio Amsterdam, waaronder Amsterdam, Beverwijk en Wormerveer
• Veel ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling
• Een organisatie met korte lijnen, humor en een directe manier van samenwerken

Over de organisatie

Je komt terecht in een organisatie met ongeveer 400 medewerkers, actief binnen renovatie en onderhoud in de regio Amsterdam. De organisatie is volop in ontwikkeling en er gebeurt veel. Dat vraagt om mensen die snel kunnen schakelen, verantwoordelijkheid pakken en niet afwachten tot iemand precies vertelt wat er moet gebeuren.

De lijnen zijn kort, de communicatie is direct en humor vinden ze minstens zo belangrijk als hard werken.

Iets voor jou?

Denk jij nu: ik hoef niet overal het antwoord op te hebben, maar ik weet wel hoe ik snel tot de kern kom? Dan komen we graag met je in contact.

Een assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de procedure.