Coördinator Servicedesk

Gemeente Zwolle; Zwolle; Hybrid; EUR 40,000 - 64,000; Part time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget (IKB)

Opleidingsbudget

Pensioenregeling

Budget voor thuiswerkplek

Laptop en telefoon van de zaak

Job summary

Gemeente Zwolle zoekt een coördinator Servicedesk voor Top-Services om de dagelijkse dienstverlening van het Serviceplein te verbinden met Facilitair Beheer, accountmanagement en processen.

Je stuurt meldingen en serviceverzoeken aan, bewaakt kwaliteit en KPI’s, coacht collega’s en zorgt voor heldere afspraken en een actuele kennisbank. De functie is 32 uur en hybride in Zwolle.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring met coördineren van servicedesk of klantcontactcentrum.
• Ervaring met functionele/operationele aansturing van medewerkers.
• Kennis van facilitaire dienstverlening.
• Ervaring met zaak- of meldingssystemen, bij voorkeur TOPdesk.
• Inzicht in werkprocessen, datakwaliteit, KPI’s en rapportages.
• Vermogen signalen uit de dagelijkse praktijk om te zetten naar structurele verbeteringen.
• Sterke communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Sturing dagelijkse werkzaamheden Servicedesk en afhandeling meldingen.
• Bewaken kwaliteit, doorlooptijden en klanttevredenheid.
• Coachen medewerkers en stimuleren eigenaarschap.
• Zorgen voor heldere werkafspraken en een actuele kennisbank.
• Signaleren trends en knelpunten en vertalen naar verbeteringen.
• Zorgen voor betrouwbare data en KPI-rapportages.
• Samenwerken met Facilitair Beheer en leveranciers.

Skills

Servicedesk coördineren

Functionele aansturing

TOPdesk

Facilitaire dienstverlening

Datakwaliteit

KPI rapportages

Procesverbetering

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO-niveau

Tools

TOPdesk

Job description

Je team / afdeling

Je gaat werken bij Top-Services. Deze afdeling ondersteunt gemeente Zwolle met managementondersteuning, facilitaire dienstverlening en het Serviceplein. We zorgen voor overzicht, continuïteit en betrouwbare ondersteuning, zodat medewerkers en huurders hun werk goed kunnen doen en inwoners en partners goed geholpen worden.

Onze facilitaire dienstverlening is voorspelbaar, gebruiksvriendelijk en gericht op continu verbeteren. We werken vanuit heldere afspraken, eigenaarschap en samenwerking over rollen en afdelingen heen.

Dit doe jij

Als coördinator Servicedesk verbind je de dagelijkse dienstverlening van het Serviceplein met Facilitair Beheer, accountmanagement, contractmanagement, projecten en processen. Je brengt overzicht, geeft functioneel en operationeel richting aan de Servicedesk en zorgt dat de uitvoering soepel loopt. Je bent zichtbaar en benaderbaar, stelt prioriteiten en helpt het team om vragen, meldingen en serviceverzoeken snel en zorgvuldig af te handelen.

• je stuurt de dagelijkse werkzaamheden aan en zorgt dat meldingen en serviceverzoeken tijdig en zorgvuldig worden afgehandeld;
• je bewaakt kwaliteit, doorlooptijden en klanttevredenheid en stuurt bij waar nodig;
• je coacht medewerkers en stimuleert eigenaarschap en samenwerking;
• je zorgt voor heldere werkafspraken, actuele werkinstructies en een bruikbare kennisbank;
• je signaleert trends en knelpunten en vertaalt deze naar slimme, werkbare verbeteringen;
• je zorgt voor betrouwbare data en vertaalt deze naar heldere KPI’s, rapportages en managementinformatie;
• je werkt nauw samen met Facilitair Beheer, collega’s binnen Top-Services en leveranciers om de dienstverlening continu te verbeteren.

Je bent de aanjager van het jaarplan van de Servicedesk. Samen met medewerkers en betrokken collega’s vertaal je de doelen van Top-Services naar haalbare verbeteracties. Je maakt afspraken over resultaten, planning en eigenaarschap, bewaakt de voortgang en laat zien wat is bereikt en wat aandacht vraagt.

Bij veranderingen, bijvoorbeeld in onboarding, repro en drukwerk, huisvesting of facilitaire systemen, zorg jij dat de Servicedesk op tijd is aangesloten. Je vertaalt die veranderingen naar duidelijke stappen, heldere communicatie en werkbare afspraken.

Dit ben jij

Je bent een coördinator die rust en structuur brengt, zonder de energie uit het werk te halen. Je houdt van organiseren en van mensen verbinden. Je ziet de mens achter de melding en de medewerker achter het proces. Je bent dienstverlenend, resultaatgericht en analytisch, werkt graag samen en durft duidelijk te zijn wanneer dat nodig is.

Je Beschikt Over

• hbo-werk- en denkniveau;
• ervaring met het coördineren van een servicedesk, klantcontactcentrum of vergelijkbare operationele dienstverlening;
• ervaring met functionele of operationele aansturing en het begeleiden van medewerkers;
• kennis van of affiniteit met facilitaire dienstverlening;
• ervaring met zaak- of meldingssystemen, bij voorkeur TOPdesk;
• inzicht in werkprocessen, datakwaliteit, KPI’s en rapportages;
• het vermogen om signalen uit de dagelijkse praktijk te vertalen naar structurele verbeteringen;
• sterke communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.

Je schakelt makkelijk tussen dagelijkse vragen en tactische verbeteringen. Je stelt prioriteiten, spreekt mensen aan op afspraken en maakt lastige onderwerpen op een prettige manier bespreekbaar. Je geeft medewerkers ruimte en vertrouwen, maar biedt ook duidelijkheid en richting. Met je positieve en praktische instelling krijg je mensen mee.

Dit bieden wij

Het betreft een functie voor 32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. We investeren in je professionele en persoonlijke ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.

Je Kunt Het Volgende Van Ons Verwachten

• een bruto maandsalaris van minimaal € 3.625 en maximaal € 5.714 in schaal 9 of 10 conform de cao Gemeenten, inclusief de cao-verhoging per januari 2027 en op basis van een werkweek van 36 uur. Je salaris is afhankelijk van je opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.

Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je hier (https://www.zwolle.nl/arbeidsvoorwaarden).

De medewerkers van de Servicedesk zijn dagelijks te vinden op het Serviceplein. Deze functie vraagt daarom om regelmatige aanwezigheid op het stadskantoor. Waar het werk het toelaat, maken we afspraken over hybride werken.

Werk dat de stad voelt

Werk je voor gemeente Zwolle? Dan werk je voor 135.000 inwoners. Of je nu bijdraagt aan een fijne buurt, duidelijke dienstverlening of een groene leefomgeving: het werk dat jij doet, raakt de stad.

Zwolle groeit. Dat brengt kansen én uitdagingen. Daarom werken we nauw samen. Dit doen we met ruim 2000 collega’s, inwoners, ondernemers en partners in de stad. We kijken verder dan taken en planningen en geven je de ruimte om te leren en te groeien. Of je nu op de voorgrond werkt of achter de schermen je collega’s ondersteunt: bij gemeente Zwolle doe je werk dat de stad voelt.