Coördinator / Scrummaster Archief

Technical University Eindhoven; Eindhoven; On-site; EUR 43,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling ABP

Veel verlofdagen

Reiskostenvergoeding

Sabbatical mogelijk

Ontwikkel- en coachingmogelijkheden

OpenUp mentale ondersteuning

Job summary

De Technische Universiteit Eindhoven zoekt een Coördinator Archief die als verbindende schakel binnen het archiefteam opereert. Je combineert recordmanagement en informatiebeheer met coördinatie en coaching, brengt structuur aan in processen en bewaakt planning.

Samen met Product Owner en Archiefexperts draag je bij aan professionalisering, stimuleer je samenwerking en adviseer faculteiten bij registratie, archivering en digitalisering.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding of vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Ervaring met recordmanagement, informatiebeheer, archivering of kwaliteitsmanagement.
• Ervaring met het coördineren van werkzaamheden, processen en/of projecten.
• Kennis van of affiniteit met agile werken (of bereid dit te leren).
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen effectief samen te werken.
• Organisatiesensitief, verbindend en in staat om belangen samen te brengen.
• Analytisch sterk, kwaliteitsgericht en in staat overzicht te houden over meerdere werkstromen.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Coördineren van dagelijkse werkzaamheden binnen het archiefteam en voortgang bewaken.
• Inrichten en optimaliseren van werkprocessen volgens continu verbeteren en agile werkwijze.
• Beheren van interne werkinstructies en documentatie.
• Bewaken van planning en capaciteit.
• Troubleshooter bij operationele vraagstukken en knelpunten oplossen.
• Bijdragen aan vernieuwend TU/e-archiefbeleid en duurzaam records management.
• Initiëren, coördineren en uitvoeren van projecten variërend van kleinschalig tot organisatiebreed.

Skills

Analytisch denken

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Agile werken

Organisatiesensitiviteit

Proactief

Verbindend

Taalvaardigheid NL/EN

Education

HBO-opleiding

Tools

Recordmanagement

Job description

Maatschappelijke uitdagingen vragen om nieuwe kennis. Het is de taak van de TU/e om deze kennis te ontwikkelen door onderzoek en onderwijs aan te passen en te veranderen. Bij Library and Information Services (LIS) kijken we samen met onze wetenschappers en studenten vooruit en bieden we voortdurend de best mogelijke bibliotheek- en informatiediensten om het creëren van deze nieuwe kennis mogelijk te maken.

Functieomschrijving

Als Coördinator Archief ben je de verbindende schakel binnen het archiefteam. Je combineert inhoudelijke werkzaamheden op het gebied van recordmanagement en informatiebeheer met een coördinerende en coachende rol richting het team. Je brengt structuur aan in processen, planning en samenwerking en zorgt ervoor dat de dagelijkse dienstverlening soepel verloopt.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's binnen het team en ondersteunt bij het oplossen van knelpunten in de uitvoering. Daarbij houd je overzicht over de verschillende werkzaamheden, bewaak je de voortgang en stuur je waar nodig bij. Je bent een natuurlijke verbinder die kansen ziet om processen te verbeteren, informatie beter te borgen en die teamleden stimuleert om gezamenlijk tot de beste resultaten te komen.
Communicatie speelt een centrale rol in deze functie. Je onderhoud gemakkelijk contacten binnen het team en de universiteit, begrijpt de belangen van verschillende afdelingen en weet collega's mee te nemen in veranderingen op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitalisering.
Samen met de Product Owner en Archiefexperts draag je bij aan de verdere professionalisering van het team, waarbij je aandacht hebt voor kwaliteit, dienstverlening, teamontwikkeling en continue verbetering van processen.
Over de organisatie
Een ambitieuze universiteit vraagt om goede en betrokken ondersteuning voor haar studenten en medewerkers. Binnen product area Data & Insights van de dienst Library and Information Services ondersteunen en begeleiden we de TU/e naar een datagedreven organisatie. Binnen het product team Archive kijken we voortdurend hoe we de digitale informatievoorziening binnen onze organisatie verder kunnen stroomlijnen en optimaliseren en we adviseren onze collega’s over het archiveren en vernietigen van informatie en digitaliseren informatiestromen zoals poststukken, tentamens en formulieren.

Je taken – Coördinatie en procesverbetering

• Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden binnen het archiefteam en bewaken van de voortgang van werkzaamheden en dienstverlening.
• Inrichten, beschrijven en optimaliseren van werkprocessen en dienstverlening binnen het team volgens principes van continu verbeteren en de agile werkwijze.
• Beheren en actueel houden van interne werkinstructies, handleidingen en procesdocumentatie.
• Bewaken van planning, capaciteit en samenhang tussen de verschillende meer operationele werkzaamheden binnen het team.
• Fungeren als troubleshooter bij operationele vraagstukken en het wegnemen van belemmeringen die het team hinderen in de uitvoering van werkzaamheden.
• Bijdragen aan vernieuwend TU/e-archiefbeleid dat aansluit op wet- en regelgeving, relevante normen en duurzaam records management.
• Initiëren, coördineren en/of uitvoeren van projecten variërend van kleinschalige verbetertrajecten tot universiteitsbrede implementaties.

Je taken – coaching en samenwerking

• Coachen en ondersteunen van teamleden in hun dagelijkse werkzaamheden - stimuleren van eigenaarschap, teamvolwassenheid en autonomie binnen het team.
• Bevorderen van een open, professionele en positieve teamsamenwerking.
• Coördineren en faciliteren van teamoverleggen.
• Ondersteunen bij het oplossen van samenwerkings- en communicatievraagstukken binnen het team.
• Samen met collega's adviseren en begeleiden van faculteiten en diensten bij vraagstukken rondom registratie, archivering en informatiebeheer.
• Fungeren als toegankelijk aanspreekpunt en vraagbaak voor collega's binnen het team.
• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding of aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Ervaring met recordmanagement, informatiebeheer, archivering of kwaliteitsmanagement binnen een informatie-intensieve organisatie.
• Ervaring met het coördineren van werkzaamheden, processen en/of projecten.
• Kennis van of affiniteit met agile werken (of je bent bereid dit te leren) procesverbetering en continue ontwikkeling.
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met collega's op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Organisatiesensitief, verbindend en in staat om verschillende belangen samen te brengen.
• Analytisch sterk, kwaliteitsgericht en in staat overzicht te houden over meerdere werkstromen tegelijkertijd.
• Proactief, resultaatgericht en in staat snel te schakelen tussen operationele en tactische werkzaamheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.873,- tot maximaal € 5.760,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 9/10 cao Nederlandse Universiteiten ).
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een werkweek van 38 uur). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen. De TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden , zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden . Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier .

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Kom werken bij de Technische Universiteit Eindhoven en haar florerende gemeenschap van wetenschappers, studenten en professionals. Geef vorm aan je eigen carrière terwijl je deel uitmaakt van een persoonlijke universiteit met impact. Een universiteit waar studenten en docenten elkaar bij de voornaam kennen en samenwerken aan innovatieve projecten voor een betere wereld.

Uitstekend fundamenteel onderzoek gecombineerd met een hands-on mentaliteit

Toonaangevende universiteit in samenwerking met het bedrijfsleven