Coördinator HR & support taken – UHT

Human capital group; Utrecht; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Dienst Toeslagen zoekt een HR-coördinator die het afdelingshoofd en reorganisatie-adviseurs ondersteunt bij HR-relevante onderwerpen. Je verzamelt en structureert informatie en vertaalt dit bestuurlijk naar duidelijke documenten en besluitvormingsstukken.

De functie vraagt om HBO HRM, bestuurlijke sensitiviteit en uitstekende organisatorische vaardigheden. Je werkt samen met verschillende stakeholders en hebt ruime Excel-ervaring voor managementinformatie.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar door minimaal een afgeronde HBO-opleiding HRM of minimaal 4 jaar werkervaring als HR BP coördinator of vergelijkbaar
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een coördinerende functie op HR-gebied zoals HR processen, reorganisatie, organisatieontwikkeling of medezeggenschap
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het analyseren, interpreteren en verwerken van HR-rapportages en managementinformatie in Microsoft Excel
• Ervaring met het schrijven van Reorganisatie-adviezen, beleidsnotities en instemmingsaanvragen binnen de overheid
• Werkervaring binnen de publieke sector
• Ervaring met de WOR en medezeggenschapstrajecten
• Samenwerken, Plannen en Organiseren

Responsibilities

• Voorbereiden en ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen
• Opstellen van directienota’s, memo’s en andere bestuurlijke stukken
• Coördinatie en uitvoering van het brievenproces rondom de transitie UHT
• Ondersteuning postbusbeheer en transitiepostbus
• Ondersteuning bij opstellen van stukken voor afbouw van UHT
• Uitwerken van presentaties, spreeklijnen en speakernotes voor directie en management
• Voorbereiden en coördineren van bestuurlijke overleggen en vergaderingen
• Analyseren HR-rapportages en signaleren ontwikkelingen
• Zorgdragen voor heldere vastlegging van besluiten en acties
• Bewaken van opvolging van acties uit bestuurlijke besluitvorming
• Afstemmen met interne stakeholders op verschillende niveaus
• Vertalen van complexe HR-informatie naar toegankelijke managementdocumentatie

Skills

HR kennis

Bestuurlijke sensitiviteit

Organiseren

Communicatieve vaardigheden

Excel

Education

HBO HRM

Tools

Microsoft Excel

SharePoint

Job description

De coördinator ondersteunt de het afdelingshoofd en de reorganisatie adviseurs op HR gerelateerde onderwerpen door relevante informatie te verzamelen, te structureren en bestuurlijk te vertalen naar heldere documentatie en besluitvormingsstukken.

De functie vraagt om een combinatie van HR-kennis, kennis van wet op de ondernemingsraden, bestuurlijke sensitiviteit en uitstekende organisatorische vaardigheden. De coördinator bereidt overleggen voor, zorgt als nodig voor verslaglegging, analyseert HR-rapportages, signaleert relevante ontwikkelingen en zorgt voor een zorgvuldige vastlegging en opvolging van afspraken en acties. Daarbij wordt samengewerkt met stakeholders op verschillende niveaus binnen de organisatie.

De kandidaat verricht onder andere de volgende werkzaamheden:

Voorbereiden en ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
Opstellen van directienota’s, memo’s, opleggers en andere bestuurlijke stukken.
Coördinatie en uitvoering van het brievenproces rondom de transitie UHT.
Ondersteuning postbusbeheer: beheren en monitoren van de transitiepostbus, die zich specifiek richt op het brievenproces.
Ondersteuning in het opstellen van de stukken die zich richten op de afbouw van UHT.
Uitwerken van presentaties, spreeklijnen en speakernotes voor directeuren en management.
Voorbereiden, organiseren en coördineren van bestuurlijke overleggen en vergaderingen.
Analyseren van HR-rapportages en signaleren van relevante ontwikkelingen, aandachtspunten en trends.
Zorgdragen voor een heldere vastlegging van besluiten, acties en afspraken.
Bewaken en coördineren van de opvolging van acties die voortvloeien uit bestuurlijke besluitvorming.
Afstemmen met interne stakeholders op directie-, management- en operationeel niveau om informatie tijdig en volledig beschikbaar te maken.
Vertalen van complexe HR-informatie naar toegankelijke management- en directiedocumentatie.

De functie vraagt om een professional met aantoonbare HR-kennis, bestuurlijke sensitiviteit en uitstekende organisatorische vaardigheden. De kandidaat is sterk in plannen en organiseren, kan hoofd- en bijzaken onderscheiden en weet informatie kernachtig en bestuurlijk passend te verwoorden. Daarnaast beschikt de kandidaat over ruime ervaring met het werken in een omgeving met verschillende stakeholders en heeft de kandidaat een goede beheersing van Excel voor het analyseren en presenteren van managementinformatie.

Team Beleid & Advies

Vanaf 1 november 2026 het Regie team. Dit team bestaat dan uit HR REO advies, formatiebeheer, resourcemanagement en advies op het gebied van organisatie en medezeggenschap.

Dit is een zeer klein HR team voornamelijk gericht op de afbouw van UHT. Gezien de dynamiek van de organisatie en de fase waarin UHT zich bevindt, kan de inhoud van de werkzaamheden gedurende de opdracht wijzigen of worden uitgebreid. Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen tussen uiteenlopende vraagstukken zijn daarom essentieel.

32-36 uur per week

Optie op verlenging: 2x maximaal 6 maanden t/m uiterlijk 11-10-2028

Locatie: Utrecht, Graadt van Roggenweg 400

Data gesprekken: 23 of 24 september

Over de klant: Dienst Toeslagen

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar door minimaal een afgeronde HBO-opleiding HRM of minimaal 4 jaar werkervaring als HR BP coördinator of vergelijkbaar
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een coördinerende functie op het gebied van HR processen, reorganisatie, organisatieontwikkeling of medezeggenschap.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het analyseren, interpreteren en verwerken van HR-rapportages en managementinformatie in Microsoft Excel. Deze ervaring blijkt duidelijk uit de opdrachtomschrijvingen in het CV.
• Ervaring met het schrijven van Reorganisatie-adviezen, beleidsnotities, directieadviezen, adviesaanvragen en instemmingsaanvragen binnen de overheid.
• Werkervaring binnen de publieke sector
• Ervaring om HR processen volgordelijkheid tot een goed einde te brengen.
• Ervaring met het ondersteunen van trajecten met ondernemingsraden, deelcommissies en vakorganisaties.
• Ervaring met de toepassing van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en het ondersteunen van medezeggenschapstrajecten
• Samenwerken
• Plannen en organiseren