Bureauhoofd Personeelsadministratie

Werken voor Nederland; Enschede; Hybrid; EUR 34,000 - 47,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Bureauhoofd Personeelsadministratie binnen DPOD/DOSCO, met circa 15 medewerkers onder je leiding. Je bewaakt kwaliteit, coördineert processen en stimuleert verbeteringen in een dynamische HR-omgeving, met veranderende wet- en regelgeving en beleid.

Je hebt minimaal een MBO4-opleiding, ervaring met coaching en aansturing, werkt gestructureerd en klantgericht, en bent bekend met HR-mutaties.

Qualifications

• Minimaal MBO4-opleiding afgerond.
• Ervaring in coaching en aansturen van collega’s.
• Gestructureerd werken en klantgericht handelen.
• Pré: kennis van verwerken van personeelsmutaties.

Responsibilities

• Coachen en aansturen van een team van circa 15 medewerkers.
• Coördineren van werkstroom en verdelen van taken.
• Bewaken van kwaliteit van HR-mutaties, betalingen en registraties in HR-systemen.
• Analyseren en oplossen van operationele vraagstukken en klachten; adviseren van collega's en leidinggevenden.
• Signaleren van fouten en knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen.
• Stimuleren van kennisdeling en ontwikkeling binnen het team.
• Ondersteunen van projecten binnen HR-werkveld.

Skills

Coachen en aansturen

Teamwerk

Communicatieve vaardigheden

Prioriteren en plannen

Leergierigheid

Education

MBO4-opleiding afgerond

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied Personeel en organisatie

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Ben jij klantgericht en werk je graag in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Houd je ervan om een team aan te sturen in een veeleisende, soms hectische werkomgeving waarin beleid en processen continu in ontwikkeling zijn? Dan is dit dé baan voor jou!

Defensie groeit en dat brengt volop uitdagingen én kansen met zich mee. De komende jaren zetten we belangrijke stappen vooruit, en de personeelsadministratie speelt daarin een cruciale rol. Daarom zoeken we een gedreven Bureauhoofd Personeelsadministratie die ons team versterkt!
In deze rol stuur je een enthousiast team van ongeveer 15 medewerkers aan. Je bewaakt de kwaliteit, coördineert werkzaamheden en initieert procesverbeteringen. Door veranderende wet- en regelgeving en interne beleidsontwikkelingen is het belangrijk om flexibel en proactief te werken. Je schakelt snel tussen verschillende taken en weet overzicht te bewaren, ook wanneer het druk is.

Wat ga je doen?
Als Bureauhoofd Personeelsadministratie zorg je dat jouw team correct en efficiënt HR-mutaties verwerkt. Je houdt overzicht, denkt mee in oplossingen en coacht het team. Je werkzaamheden bestaan uit:

• Coachen en aansturen van een team van ongeveer 15 medewerkers;
• Coördineren van de werkstroom en zorgen voor een efficiënte verdeling van de taken;
• Bewaken van de kwaliteit van personeelsmutaties, betalingen en registraties in de HR-systemen;
• Analyseren en (laten) oplossen van operationele vraagstukken en klachten, adviseren van collega’s en leidinggevenden;
• Signaleren van fouten en knelpunten en bijdragen aan verbeteringen binnen de processen;
• Stimuleren van kennisdeling en investeren in ontwikkeling van collega’s binnen je team;
• Ondersteunen van projecten binnen jouw vakgebied.

Wie ben jij?
Je bent een echte teamspeler, pragmatisch ingesteld en analytisch sterk. Daarnaast herken je jezelf in het volgende profiel:

• Je hebt minimaal een MBO4-opleiding afgerond;
• Je hebt ervaring in het coachen en aansturen van collega’s;
• Je werkt gestructureerd;
• Je bent communicatief sterk en klantgericht;
• Je kunt goed prioriteiten stellen en goed plannen en organiseren;
• Je bent leergierig en investeert in je eigen ontwikkeling;
• Het is een pré als je kennis hebt van het verwerken van personeelsmutaties.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €3.035,00 - €4.205,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, de Koninklijke Marechaussee, de Koninklijke Marechaussee, de Koninklijke Marechaussee, de ...
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Waar ga je werken?
De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
De DPOD is één van de divisies van het DOSCO. De DPOD bestaat uit zeven dienstencentra en de MD-groep.

De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening. Hiermee draagt DPOD bij aan de personele gereed stelling van Defensie en het uitvoeren van goed werkgeverschap. De operationele commando’s (OPCO’s) kunnen zich hierdoor maximaal richten op de uitvoering van de primaire taakstelling van Defensie. Je gaat aan de slag bij het Ondersteuningscentrum (OC) van het Dienstencentrum Human Resources (DC HR). Het Dienstencentrum Human Resources (DC HR) is de HR-kennisautoriteit binnen Defensie en verzorgt essentiële HR-dienstverlening, waaronder salarisverwerking, beleidsimplementatie en het ontzorgen van P&O’ers, leidinggevenden en medewerkers van Defensie op het gebied van arbeidsvoorwaardelijke en rechtspositionele aangelegenheden. Het Ondersteuningscentrum van het Dienstencentrum Human Resources heeft tot doel het uitvoeren van de personeels- en salarisadministratie voor Defensie en het uitvoeren van administratieve, financiële en ondersteunende werkzaamheden alsmede mutatie gerelateerde vraagafhandeling. Binnen het Ondersteuningscentrum werk je samen met een veelzijdig team van zowel militairen als burgers, die gezamenlijk zorgen voor een vlot lopende personeelsadministratie. De sfeer is te omschrijven als informeel en betrokken, er wordt gewerkt vanuit vertrouwen.
Als Bureauhoofd Personeelsadministratie is jouw aanwezigheid op kantoor essentieel voor de samenwerking en aansturing van het team. Daarom ben je minimaal drie dagen per week op locatie in Enschede. Omdat er ook veel waarde wordt gehecht aan een goede werk-privé balans is het mogelijk om de overige dagen vanuit huis te werken.

Defensie is met meer dan 70.000 medewerkers één van de grootste werkgevers van Nederland. Dit betekent dat er dagelijks veel personele en financiële mutaties plaatsvinden. Naast deze dynamiek verlangen aanpassingen in beleid, regelingen, processen en systemen voortdurend aandacht van het DC HR. Er gebeurt veel, er is dus veel te doen en alles moet administratief in goede banen geleid worden.
Bovendien zijn er altijd weer bijzondere situaties die vragen opleveren en die toelichting verlangen. De DCHR-medewerkers spelen hierbij een zeer belangrijke rol.

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw M. Damhuis
[e-mail]
06 20837268

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw C.P.M. van Breene-Blom, B HRM
[e-mail]
06 30056709