Bestuurssecretaris Faculteit Geowetenschappen

Utrecht University; Utrecht; On-site; EUR 75,000 - 92,000; Full time

Benefits offered by this job

Ruimte voor groei

Flexibel verlof

Extra vakantiedagen

UU-keuzemodel

Job summary

Universiteit Utrecht zoekt een bestuurssecretaris voor de Faculteit Geowetenschappen. Je levert bestuurlijke en organisatorische ondersteuning aan het faculteitsbestuur en fungeert als verbindende schakel. Je organiseert vergaderingen, bewaakt besluiten en adviseert op strategisch niveau.

Je geeft leiding aan het bestuurssecretariaat en werkt samen met de departementmanagers. De functie is 32–40 uur per week, 12 maanden met uitzicht op verlenging en een salaris volgens cao Nederlandse

Qualifications

• Afrondde academische opleiding en minimaal drie jaar ervaring in vergelijkbare functie.
• Sterk in analytisch en procesmatig werken met structuur en planning.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
• Leidinggevende houding en coachende stijl.

Responsibilities

• Verlenen van bestuurlijke en organisatorische ondersteuning aan het faculteitsbestuur.
• Organiseren van bestuurlijke vergaderingen en facultaire bijeenkomsten.
• Bewaken van besluiten en ondersteunen bij beleidsvorming.
• Leidinggeven aan het bestuurssecretariaat en samenwerking met het managementteam.
• Coördineren van advisering, rapportage en communicatie.

Skills

Analytisch denkvermogen

Procesmatig werken

Plannen en organiseren

Leiderschap coachend

Education

Academische opleiding

Job description

Ben je geïnteresseerd in besluitvorming, beleidsvorming, strategische projecten en veranderprocessen? Heb je ervaring als rechterhand van bestuursleden? En krijg je energie van het proactief ondersteunen van ons faculteitsbestuur? Dan is dit je kans!

• Bestuurssecretaris Faculteit Geowetenschappen
• Faculteit of dienst: Faculteit Geowetenschappen
• Afdeling: Faculteitsbureau
• 32 tot 40 uur per week

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaris ben jij verantwoordelijk voor de organisatorische en bestuurlijke ondersteuning van het bestuur. Je bent een verbindende schakel tussen de verschillende geledingen in de faculteit. Zo organiseer je bestuurlijke vergaderingen, en facultaire bijeenkomsten. Je bewaakt de gemaakte afspraken en besluiten en adviseert het faculteitsbestuur gevraagd en ongevraagd. Je bent samen met de andere afdelingshoofden van het faculteitsbureau, en de departementsmanagers, lid van het managementteam. Ook geef je leiding aan de collega's van het bestuurssecretariaat en verzorgen gezamenlijk de ondersteuning aan de collega's van het managementteam. Je legt verantwoording af aan de directeur.

Advisering en beleidsvorming

Als bestuurssecretaris lever je substantiële input voor de coördinatie van de tactische/strategische beleidsvorming van de faculteit. Je coördineert de jaarlijkse update van het uitvoeringsplan als onderdeel van het strategisch plan 2030 en zorgt ervoor dat de departementen en het faculteitsbureau aansluiting houden bij de strategische koers. Je ontwikkelt en ondersteunt initiatieven die bijdragen aan de realisatie van de collectieve ambities van de faculteit. Als verbindende schakel in de organisatie zorg je voor adequate informatie-uitwisseling en afstemming. Ook neem je initiatieven ter ondersteuning en bevordering van de samenwerking en afstemming tussen het faculteitsbureau en de departementen en zorg je voor een passende communicatie- en overlegstructuur.

Je signaleert interne kwesties en neemt daarop indien nodig actie. Je volgt externe ontwikkelingen en beoordeelt deze op consequenties voor de organisatie. Bij nieuwe wet- en regelgeving stem je af met de relevante hoofden van het faculteitsbureau en draag je bij aan analyse en vertaling van de gevolgen in eventuele beleidswijzigingen.

Coördinatie en ondersteuning van bestuurlijke processen

Als bestuurssecretaris zorg je ervoor dat de advies- en besluitvorming binnen de faculteit goed verloopt en samenhangt. Je bereidt vergaderingen van het faculteitsbestuur en het Strategisch Bestuurlijk Overleg voor en neemt eraan deel. Je zorgt voor een goede opvolging van de besluiten en afspraken. Jij en je team notuleren en stellen besluitenlijsten op, jullie bewaken actiepunten en dragen waar nodig bij aan de uitvoering ervan. Daarnaast zorg je dat betrokkenen helder en tijdig worden geïnformeerd.

Je coördineert ook de ondersteuning van de Faculteitsraad en de verschillende geledingen. Je bereidt de raadsagenda voor, registreert de besluiten en zorgt voor de communicatie daarover. Ook ben je voorzitter van de Kiesraad en contactpersoon voor de studieverenigingen. Bij alle besluitvorming houd je in de gaten of de statuten, reglementen en relevante wet- en regelgeving worden nageleefd.

Team Bestuurs- en Beleidsondersteuning (Bestuurssecretariaat)

Je geeft als bestuurssecretaris op coachende en inclusieve wijze leiding aan de collega's van het bestuurssecretariaat, begeleidt hen in hun ontwikkeling en stimuleert hun probleemoplossend vermogen. Je bent ook leidinggevende van de studentassessor die lid is van het faculteitsbestuur.

Je geeft op een proactieve manier leiding. Je geeft medewerkers verantwoordelijkheid, stuurt op resultaten en biedt ruimte om zich te ontwikkelen en goed werk te leveren. Zo draag je bij aan een prettig en inspirerend werkklimaat waarin medewerkers zich veilig voelen en met plezier werken.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor beheer van het digitale bestuurlijk informatie- en documentatiesysteem en verdere professionalisering van de administratieve processen.

Projecten

Als bestuurssecretaris voer je regie over faculteit brede, organisatie gerelateerde projecten. Je initieert, leidt en consolideert jaarplanprojecten in afstemming met de afdelingshoofden van het faculteitsbureau en de departementsmanagers. Daarnaast ontwikkel en implementeer je het tactisch beleid en ben je verantwoordelijk voor de koppeling met het strategisch beleid. Je stelt op operationeel niveau projectplannen op, ziet toe op de uitvoering, voortgang en tijdige realisatie.

Wat breng je mee?

• Je hebt een afgeronde academische opleiding en tenminste drie jaar ervaring in een dergelijke functie;
• Je bent sterk in analytisch en procesmatig werken en weet goed structuur aan te brengen, te plannen en te organiseren;
• Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en je weet het bestuur strategisch te adviseren;
• Je bent doortastend, oplossingsgericht, stressbestendig, proactief en hebt een flexibele werkhouding;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels;
• Je brengt een positieve, open houding mee en weet situaties met relativeringsvermogen te benaderen;
• Je beschikt over coachende leidinggevende kwaliteiten.

Wat bieden wij?

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 6.764,- tot maximaal € 8.199,- (schaal 13 van de cao Nederlandse Universiteiten, functieprofiel Bestuurssecretaris 1). Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 38 uur;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden in onze cao bieden we aantrekkelijke extra’s, zoals ruimte voor persoonlijke en professionele groei en flexibele verlofregelingen en extra vakantiedagen. Via het UU-keuzemodel kun je je pakket afstemmen op jouw behoeften. Zo moedigen we je aan om te groeien in wat je doet, zowel in je werk als in je ontwikkeling.

Over ons

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern tot en met het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.

Voor deze functie is een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. Deze wordt in het kader van de sollicitatieprocedure aangevraagd.