Bestuurssecretaris

Octant; Nootdorp; On-site; EUR 75,000 - 110,000; Full time

Job summary

Octant/Spectrum SPCO zoekt een bestuurssecretaris voor de fusie-achtige samenwerking en governance voor primair onderwijs. Je werkt nauw samen met het College van Bestuur en verzorgt transparante besluitvorming en correcte verslaglegging.

Je coördineert agenda's, documentenworkflow en de uitvoering van besluiten, en levert beleidsnotities en jaarverslagen op. Locatie: omgeving Pijnacker-Nootdorp; integriteit en communicatieve vaardigheden zijn vereist.

Responsibilities

• Coördineren en ondersteunen van besluitvorming namens het College van Bestuur binnen de organisatie, Raad van Toezicht en GMR.
• Optreden als sparringpartner bij bestuurlijke, algemene en juridische vragen.
• Regie voeren over jaarkalenders voor RvT, directieoverleg, bestuursbureau en GMR.
• Opstellen van agenda's voor vergaderingen van het bestuursbureau, RvT, GMR en directieoverleg.
• Bijwonen van vergaderingen en coördineren van beleidsterreinen en projecten.
• Ontwikkelen, opstellen en regisseren van bestuurs- en managementinformatie.
• Coördineren van correspondentie en documenten namens het College van Bestuur.
• Fungeren als klachtenfunctionaris.
• Onderhouden van statuten en reglementen.

Job description

Ben jij op zoek naar een boeiende positie dicht bij het bestuur van een middelgrote onderwijsorganisatie voor het primair onderwijs? Heb je de ambitie om een verbindende rol te vervullen bij het bestuursbureau en samen te werken met de scholen van de beoogdefusieorganisatie Octant / Spectrum? Dan ben jij misschien wel degene die we zoeken als onze nieuwe bestuurssecretaris vanaf 1 januari aanstaande.

Over Octant / Spectrum

Schoolbesturen Octant en Spectrum SPCO gaan waarschijnlijk per 1 januari 2027 samen verder als één stichting voor christelijk primair onderwijs. Daarmee ontstaat een (krachtige)onderwijsorganisatie met 17 basisscholen, waaronder één SBO-school. De scholen zijngevestigd in Pijnacker-Nootdorp, Lansingerland en Den Haag. Hier krijgen dan ruim 4.700 leerlingen onderwijs en zetten 500 medewerkers zich dagelijks in voor hun ontwikkeling. De fusiestichting heeft een veelzijdig palet aan scholen: ieder met een eigen kleur,karakter, geschiedenis en een sterke lokale binding.

De fusiestichting bouwt voort op twee organisaties met een rijke geschiedenis en een gedeelde overtuiging: goed onderwijs ontstaat dichtbij kinderen, in scholen waar leerlingen worden gezien, medewerkers hun vak met plezier en deskundigheid uitoefenen en ouderszich betrokken weten. De christelijke traditie vormt daarbij een belangrijke inspiratiebron. Vanuit onze identiteit geven we ruimte aan vragen over betekenis, waarden en wat ertoe doet. De stichting staat open voor alle kinderen en biedt onderwijs vanuit eenrespectvolle en inclusieve grondhouding.

De beide stichtingen werken sinds twee jaar intensief samen en delen al diverse functies op het bestuursbureau. De bestuurssecretaris gaat, als de voorgenomen fusie doorgaat, voor de nieuwe organisatie werken. Het samengestelde bestuursbureau ondersteunt hetCollege van Bestuur en de scholen, met beleidsadviseurs op het gebied van onderwijskwaliteit, financiën, ICT, HRM en opleiden en professionalisering. Het bestuurssecretariaat speelt een ondersteunende rol. Het bestuursbureau is na de voorgenomen fusie waarschijnlijkgevestigd in de omgeving Pijnacker/Berkel en Rodenrijs.

Op dit moment loopt het fusieproces. De gemeenschappelijke medezeggenschapsraden van beide stichtingen hebben voor de zomervakantie ingestemd met de voorgenomen fusie. Als de externe besluitvorming positief is en de beide raden van toezicht in december hungoedkeuring verlenen aan de voorgenomen fusie, gaan beide stichtingen samen met ingang van 1 januari 2027.
Met ingang van de fusiedatum bestaat het College van Bestuur uit twee bestuurders.

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaris werk je nauw samen met het College van Bestuur. Jouw focus is de bestuurlijke governance en transparante besluitvorming. Jij zorgt dat processen werken en monitort de proceskwaliteit van de stukken en besluitvorming. Je vervult een coördinerenderol bij besluitvormingsprocessen binnen het bestuursbureau, het directieoverleg, de Raad van Toezicht en gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR). Je zorgt voor heldere communicatie van afspraken en besluiten en duidelijke terugkoppeling. Je zorgt ervoordat agendering, documentenworkflow en de uitvoering van besluiten volgens afspraak verlopen.

Samen met beleidsadviseurs, schooldirecties en het College van Bestuur lever je een bijdrage aan de strategische beleidsontwikkeling van de organisatie, werk je aan projecten en processen op het gebied van onderwijs, HRM en begrotingen en stel je organisatiebrededocumenten op zoals jaarverslagen. Je draagt bij aan beleidsinhoudelijke en procesmatige afstemming tussen diverse projecten en stelt zelfstandig beleidsnotities op.

Jouw belangrijkste taken:

• Fungeren als sparringpartner voor het College van Bestuur.
• Coördineren en ondersteunen van besluitvorming namens het College van Bestuur binnen de organisatie, Raad van Toezicht en GMR.
• Optreden als sparringpartner bij bestuurlijke, algemene en juridische vragen.
• Regie voeren over jaarkalenders voor RvT, directieoverleg, bestuursbureau en GMR.
• Opstellen van agenda's voor vergaderingen van het bestuursbureau, RvT, GMR en directieoverleg.
• Bijwonen van vergaderingen en coördineren van beleidsterreinen en projecten.
• Ontwikkelen, opstellen en regisseren van bestuurs- en managementinformatie.
• Coördineren van correspondentie en documenten namens het College van Bestuur.
• Fungeren als klachtenfunctionaris.
• Onderhouden van statuten en reglementen.