Bestuurssecretaresse/Management Assistant RvB

Oosterhoff; Velp; On-site; EUR 55,000 - 61,000; Full time

Benefits offered by this job

32–40 uur per week

Salarisindicatie klasse 10

Hybride werken

30 vakantiedagen

Pensioenregeling

NS Business Card

Ontwikkeling en training

Personeelsvereniging

Participatieregeling

Job summary

Oosterhoff zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse/Management Assistant voor Velp, 32–40 uur. Je ondersteunt de Raad van Commissarissen en het STAK-bestuur met agenda’s, dossiervorming en notuleren, en bewaakt actielijsten en deadlines.

Je werkt vanuit Velp, hebt HBO-niveau in Secretarieel/Office Management en minimaal 7 jaar ervaring. Nederlands en Engels uitstekend; Duits is een pré. Het team biedt ruimte voor ontwikkeling, een hybride werkmodel en een breed scala aan arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, richting Secretarieel/Office Management.
• Minimaal 7 jaar ervaring in (directie)secretariële ondersteuning.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels; Duits is een pré.

Responsibilities

• Regelen van agenda's, vergadercyclus en dossiervorming rond bestuur en governance.
• Notuleren op bestuursniveau en bewaaken van actielijsten en besluitregister.
• Reizen, events en representatie; reisplanning nationaal en internationaal.
• Financiële ondersteuning: declaraties, inkooporder en factuurafhandeling.
• Ondersteunen bij jaarverslag, audit en RvC/STAK vergaderingen.

Skills

Overzicht houden

Deadline management

Communicatie

Vertrouwelijkheid

Teamplayer

Education

HBO Secretarieel

Tools

Board portals

DMS

Agenda & reis apps

Job description

Standplaats Velp |32–40 uur per week

Werk je het liefst op het niveau waar besluiten worden voorbereid en genomen? En weet je even veel raad met een volle bestuursagenda als met een vertrouwelijk dossier dat zorgvuldig behandeld moet worden? Dan komen we graag met je in contact.

Aan het einde van dit jaar nemen we afscheid van onze huidige Bestuurssecretaresse. We zoeken een opvolger die het bestuur, de Raad van Commissarissen en het STAK-bestuur van Oosterhoff ondersteunt: iemand die overzicht houdt in een complexe omgeving en het bestuur ontzorgt.

Als Bestuurssecretaresse/Management Assistant RvB regel jij de agenda's, de vergadercyclus en de dossiervorming rond bestuur en governance. Je zorgt dat besluiten goed worden vastgelegd en opgevolgd, en bent het eerste aanspreekpunt voor iedereen die het bestuur nodig heeft. Je werkt vanuit Velp, waar de belangrijkste bestuurlijke overleggen plaatsvinden, en waar ook het secretariaatsteam zit.

Je houdt je onder andere bezig met:

Agenda- en vergaderondersteuning

• complex agenda- en capaciteitsmanagement voor één of meerdere bestuursleden, waarbij je zelf bepaalt wat voorrang krijgt en wat kan wachten
• in overleg met de bestuurssecretaris plannen en organiseren van bestuurs- en MT-vergaderingen, commissies en strategiedagen
• opstellen en verspreiden van agenda's, stukkenlijsten en leeswijzers, en notuleren op bestuursniveau
• bewaken van actielijsten en het besluitenregister, zodat afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen

Communicatie en stakeholdermanagement

• eerste aanspreekpunt namens het bestuur: telefoon, e-mail en correspondentie
• opstellen en uitschrijven van brieven, e-mails en memo's, met oog voor taal en toon
• afstemmen met interne en externe stakeholders, waaronder de Raad van Commissarissen en aandeelhouders

Reizen, events en representatie

• reisplanning, nationaal en internationaal, inclusief visa, hotels en logistiek
• organiseren van bestuursbezoeken, roadshows en relatie-evenementen
• zorgen voor een correcte ontvangst van gasten, met oog voor protocol en etiquette

Governance, compliance en documentmanagement

• structureren en archiveren van vertrouwelijke documenten conform bewaartermijnen
• beheren van digitale mappen, versiebeheer en toegangsrechten
• ondersteunen bij de vergadercyclus, jaarplanning en deadlines rond jaarverslag, audit, RvC en STAK
• bewaken van vertrouwelijkheid, AVG/privacy en informatiebeveiliging.

Financiële ondersteuning en verbetering

• verzorgen van declaraties, creditcards, inkooporders en factuurafhandeling
• bewaken van kleine budgetten voor events en werkbezoeken
• verbeteren van processen, sjablonen en vergaderformats, en het begeleiden van collega's binnen het secretariaat.

Over het bestuurssecretariaat

Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris, het directiesecretariaat en de groepsdirectie, en hebt regelmatig contact met de stafafdelingen HR, Finance, Legal, Communicatie en Facilitair. Je rapporteert aan de secretaris of de voorzitter van het bestuur en begeleidt daarnaast de andere collega's binnen het secretariaat. De ene week bereid je een RvC-vergadering voor, de andere week regel je een internationale reis of bewaak je een deadline voor het jaarverslag.

Wat bieden wij?

• een functie voor 32–40 uur per week
• een salarisindicatie in klasse 10 (T0–T4), circa € 4.942 – € 5.491 bruto per maand op basis van 40 uur per week, afhankelijk van ervaring
• een functie met veel eigen verantwoordelijkheid, dicht op het bestuur van een groep van 15 bedrijven
• hybride werken voor circa 20 procent van je werktijd, met veel ruimte voor zelfstandigheid
• 30 vakantiedagen per jaar met de mogelijkheid om er 10 bij te kopen of te verkopen
• een goede pensioenregeling en mobiliteitsregeling, waaronder een NS Business Card
• ruimte en budget voor persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling
• een actieve personeelsvereniging met regelmatige activiteiten
• een participatieregeling: Oosterhoff is voor en van de medewerkers.

Wie ben jij?

Opleiding en ervaring

• hbo werk- en denkniveau, richting Secretarieel, Office Management, Communicatie of gelijkwaardig
• 7 jaar of meer ervaring in (directie)secretariële ondersteuning; ervaring op bestuursniveau is een pré
• uitstekende beheersing van het Nederlands, zeer goed Engels; Duits is een pré.

Vaardigheden

• je regelt strak, houdt overzicht en bewaakt deadlines, ook wanneer het druk wordt
• je maakt snel onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en handelt daarnaar
• je communiceert helder, beknopt en foutloos, zowel schriftelijk als mondeling
• je bent thuis in digitale tools: van board portals en DMS tot agenda-, mail- en reis- en onkostenapps.

Persoonlijkheid

• servicegericht, maar niet dienstbaar: je denkt mee en durft tegen te spreken waar nodig
• loyaal, betrouwbaar en integer, met een scherp gevoel voor vertrouwelijkheid
• zelfstandig en oplossingsgericht: je signaleert een probleem en lost het meteen op
• stressbestendig: je blijft kalm wanneer een agenda op het laatste moment omgegooid moet worden.

Waarom deze functie bij Oosterhoff?

Omdat je jouw toegevoegde waarde kunt laten zien in de rechtstreekse samenwerking met de bestuurssecretaris, het bestuur, de Raad van Commissarissen en de groepsdirectie, en je de ruimte krijgt om het secretariaat verder te professionaliseren.

Oosterhoff is een groep van 15 bedrijven in de ontwerp-, bouw- en installatiebranche. Met meer dan 600 collega's werken we vanuit meerdere locaties in Nederland aan innovatieve en duurzame oplossingen voor de gebouwde omgeving.

Binnen Oosterhoff krijg je ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, jezelf te ontwikkelen en jouw expertise in te zetten voor een organisatie die samenwerking en ondernemerschap stimuleert.

Heb je inhoudelijke vragen over de functie? Neem dan contact op met Mariska van den Oosterkamp, bestuurssecretaris, via [phone].

Na je sollicitatie hoor je binnen vijf werkdagen van ons. Het proces bestaat uit twee gesprekken met collega’s en HR en een kennismakingsgesprek met de bestuursvoorzitter.