Secretaresse/Secretaris

Finch Online; Netherlands; On-site; EUR 31,000 - 38,000; Part time

Benefits offered by this job

Aantrekkelijk salaris 2.800–3.400 EUR

8% vakantiegeld

Reiskostenvergoeding

Fietsregeling

Pensioenregeling

Fitnesskorting

OOvB Academy

Opleidingsbudget €700

Team events

Job summary

OOvB zoekt een secretaresse/secretaris die zelfstandig het secretariaat laat functioneren en als eerste aanspreekpunt fungeert voor collega’s, klanten en bezoekers.

Je beheert agenda’s, plant vergaderingen, notuleer waar nodig en bewaakt de opvolging. Daarnaast verwerk je correspondentie en ondersteun je bij diverse administratieve processen.

Je coördineert en begeleidt een junior of stagiair(e) en werkt met systemen zoals CRM (Alure) en telefonie in een professionele werkomgeving.

Qualifications

• Afgeronde mbo-opleiding in secretariële of administratieve richting.
• Enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren.
• Goede communicatieve vaardigheden en een representatieve uitstraling.
• Proactieve, zelfstandige en servicegerichte houding.
• Oog voor kwaliteit, detail en procesverbetering.
• Stressbestendigheid en flexibiliteit.
• Ervaring met Microsoft Office en CRM-systemen.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s van vennoten en accountants, plannen van afspraken en vergaderingen.
• Notuleren waar nodig en bewaken van opvolging.
• Verwerken van telefoon- en mailverkeer en beheer van de algemene mailbox.
• Aanmaken en archiveren van documenten en dossiers.
• Ondersteunen bij weekstaten en verschillende administratieve processen.
• Coördinerende rol binnen het secretariaat en begeleiding van junior/stagiair(e).

Skills

Organisatie

Communicatie

Proactief

Overzicht bewaren

Stressbestendigheid

CRM-systemen

MS Office

Coördinatie

Education

MBO secretarieel/administratief

Tools

Microsoft Office

CRM (Alure)

Job description

Je werkzaamheden

Als Secretaresse/Secretaris bij OOvB ben jij verantwoordelijk voor het goed functioneren van het secretariaat. Je werkt zelfstandig en zorgt ervoor dat alle secretariële en organisatorische processen soepel verlopen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, klanten en bezoekers en zorgt voor een professionele en gastvrije uitstraling van het kantoor.

Je beheert agenda’s van vennoten en accountants, plant afspraken en organiseert vergaderingen en besprekingen. Je zorgt voor een goede voorbereiding, notuleert waar nodig en bewaakt de opvolging. Daarnaast handel je zelfstandig telefoon- en mailverkeer af, beheer je de algemene mailbox en zorg je voor een correcte verwerking van inkomende en uitgaande post.

Op administratief gebied verwerk je correspondentie, rapporten en verslagen, archiveer je documenten en zorg je dat dossiers actueel en goed georganiseerd zijn. Ook ondersteun je bij het controleren en verwerken van weekstaten en houd je overzicht over diverse administratieve processen.

Je bewaakt de kwaliteit van werkzaamheden en werkt volgens de geldende richtlijnen en kwaliteitsstandaarden. Daarnaast signaleer je verbeterkansen en draag je actief bij aan het optimaliseren van processen en de dienstverlening.

Naast je uitvoerende werkzaamheden heb je een coördinerende rol binnen het secretariaat. Je begeleidt een junior of stagiair(e), verdeelt werkzaamheden en fungeert als aanspreekpunt binnen het team. Je helpt nieuwe collega’s op weg en geeft uitleg over systemen zoals CRM (Alure) en telefonie.

Wat vragen wij?

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting

• Enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren

• Goede communicatieve vaardigheden en een representatieve uitstraling

• Een proactieve, zelfstandige en servicegerichte houding

• Oog voor kwaliteit, detail en procesverbetering

• Stressbestendigheid en flexibiliteit

• Ervaring met Microsoft Office en bij voorkeur met CRM-systemen

• Coördinerende vaardigheden en het vermogen om collega’s te begeleiden

Wat bieden wij?

• Een aantrekkelijk salaris tussen € 2.800 en € 3.400 bruto per maand (op basis van 40 uur), aangevuld met 8% vakantiegeld

• Een contract voor 24 tot 28 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband

• Maar liefst 37 vrije dagen (op basis van 40 uur) voor een goede werk-privébalans

• Een reiskostenvergoeding en de mogelijkheid gebruik te maken van onze fietsregeling

• Een solide pensioenregeling en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals korting op je fitnessabonnement

• Uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden via onze OOvB Academy én een persoonlijk opleidingsbudget van € 700 voor trainingen en opleidingen naar keuze

• Een warm, hecht en toegankelijk team waarin collega’s voor elkaar klaarstaan

• Een werkomgeving waarin jouw ontwikkeling én werk-privébalans centraal staan

• Gezellige en unieke bedrijfsuitjes, zoals samen zweefvliegen, een barbecue, familiedag en de jaarlijkse nieuwjaarsborrel