Beleidsondersteuner Kabinet

Provincie Overijssel; Zwolle; Hybrid; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 8 (cao provincie)

Fiets/wandelvergoeding

OV-vergoeding 100%

20 vakantiedagen per jaar

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering

Pensioenopbouw vanaf dag 1

Leerplatform en trainingen

Doorbemiddeling bij einde opdracht

Job summary

Provincie Overijssel zoekt een Beleidsondersteuner Asiel & Migratie die als schakel fungeert tussen de Secretaris en Strategisch Adviseur. Je organiseert afspraken, bewaakt acties en zorgt voor een vlekkeloze ondersteuning van bestuurlijke processen binnen het Kabinet van de Commissaris van de Koning.

Je werkt zelfstandig, proactief en zorgt voor duidelijke verslaglegging, archivering en consistente communicatie met gemeenten en ministeries.

Qualifications

• Mbo 4+ werk- en denkniveau.
• Ervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Outlook, Word, Excel, Teams en digitale documentbeheersystemen.
• Ervaring met complex agendabeheer, administratieve ondersteuning en werken in een bestuurlijke omgeving

Responsibilities

• Beheer complexe agenda’s en plan, wijzig en bewaak afspraken.
• Beheer de mailbox, bepaal prioriteiten en zorg dat informatie bij de juiste personen terechtkomt.
• Bereid overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten en werkbezoeken voor.
• Maak verslagen en houd actie- en besluitenlijsten bij, zodat afspraken worden opgevolgd.
• Beheer en actualiseer logboeken, dossiers en administratieve registraties.
• Verwerk, controleer en archiveer documenten volgens vaste processen.
• Lees documenten kritisch mee, verbeter waar nodig en zorg dat correspondentie en bestuurlijke stukken zorgvuldig worden opgesteld.
• Organiseer vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief alle praktische voorbereidingen.

Skills

Organisatie & planning

Communicatie

Prioriteiten stellen

Education

Mbo 4+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Outlook

Word

Excel

Teams

Digitale documentbeheersystemen

Job description

Als Beleidsondersteuner Asiel & Migratie ondersteun je het Kabinet van de Commissaris van de Koning en ben je een belangrijke schakel binnen het dossier Asiel & Migratie. Je werkt nauw samen met de Secretaris en Strategisch Adviseur Asiel & Migratie en zorgt ervoor dat afspraken, informatie en processen zorgvuldig worden georganiseerd. Je houdt overzicht, bewaakt acties en zorgt dat bestuurlijke werkzaamheden goed voorbereid en opgevolgd worden. Daarbij werk je in een omgeving waarin actualiteit en prioriteiten soms snel kunnen veranderen.

• Je beheert complexe agenda’s en plant, wijzigt en bewaakt afspraken.
• Je beheert de mailbox, bepaalt prioriteiten en zorgt dat informatie bij de juiste personen terechtkomt.
• Je bereidt overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten en werkbezoeken voor.
• Je maakt verslagen en houdt actie- en besluitenlijsten bij, zodat afspraken worden opgevolgd.
• Je beheert en actualiseert logboeken, dossiers en administratieve registraties.
• Je verwerkt, controleert en archiveert documenten volgens vaste processen.
• Je leest documenten kritisch mee, verbetert waar nodig en zorgt dat correspondentie en bestuurlijke stukken zorgvuldig worden opgesteld.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief alle praktische voorbereidingen.

Je start zo snel mogelijk met de looptijd van 1 jaar met kans op 2x 1 jaar verlenging.

Wie ben jij?

Jij bent een zelfstandige en proactieve ondersteuner die energie krijgt van organiseren, structuur aanbrengen en anderen ontzorgen. Je voelt goed aan wat belangrijk is, kunt prioriteiten stellen en houdt overzicht wanneer meerdere zaken tegelijk spelen. Je bent zorgvuldig met informatie en begrijpt dat je binnen een bestuurlijke omgeving werkt met vertrouwelijke en gevoelige onderwerpen. Tegelijkertijd durf je kritisch mee te denken: je ziet waar processen beter kunnen en neemt initiatief om zaken slimmer te organiseren.

Je schakelt makkelijk met verschillende mensen, van collega’s binnen de provincie tot externe partners zoals gemeenten en ministeries. Met jouw rustige en professionele houding zorg je ervoor dat afspraken goed worden voorbereid en opgevolgd.

Daarnaast breng je mee:

• Mbo 4+ werk- en denkniveau.
• Ervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Outlook, Word, Excel, Teams en digitale documentbeheersystemen.
• Ervaring met complex agendabeheer, administratieve ondersteuning en werken in een bestuurlijke omgeving

Wat bieden we jou?

• Een salaris van €3.167,68,- tot €4.447,31,- / schaal 8, cao provincie.
• Een fiets/wandelvergoeding van €0,21- per kilometer.
• OV-vergoeding van 100%.
• Je bouwt naar rato 20 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een eindejaarsuitkering.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.

Waar ga je werken?

Je gaat aan de slag bij de provincie Overijssel, binnen het Kabinet van de Commissaris van de Koning. Het kabinet ondersteunt de Commissaris van de Koning bij zijn werkzaamheden en zorgt ervoor dat bestuurlijke processen zorgvuldig en professioneel verlopen.

Binnen het kabinet werk je samen met een team van ongeveer 18 collega’s. Voor het dossier Asiel & Migratie wordt een compact team gevormd waarin je nauw samenwerkt met de Secretaris en Strategisch Adviseur. Je wordt ingewerkt door de Strategisch Adviseur, die jouw buddy is tijdens de start.

Je werkt voornamelijk vanuit het provinciehuis in Overijssel. Thuiswerken is mogelijk in overleg en afhankelijk van de agenda van de secretaris en geplande overleggen; er zijn geen vaste thuiswerkdagen.