Bedrijfsvoeringsecretaris – Operations & Finance Support

Gemeente Utrecht; Utrecht; Sur place; EUR 45 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

Gemeente Utrecht zoekt een Secretaris Bedrijfsvoering om managementprocessen te ondersteunen, overleggen te coördineren en bedrijfsvoerings- en financiële processen te optimaliseren.

Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd, PMO-hoofd en het MT, met focus op tijdige opvolging en betrouwbare rapportages. Vereist HBO-niveau, minimaal 3 jaar ervaring en uitstekende organisatorische vaardigheden.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau.
• Was vereist op HBO-niveau en relevante werkervaring.
• Ervaring met managementondersteuning en bedrijfsvoeringsprocessen.
• Ervaring met financiële en administratieve processen.
• Uitstekende organisatorische en sterke communicatieve vaardigheden.
• Nauwkeurige en resultaatgerichte werkwijze.
• Beschikbaarheid op dinsdag en donderdag.
• Kennismakingsgesprekken op 12 november van 15.00 tot 17.00.
• Kandidaat mag de afgelopen twee jaar niet bij de gemeente Utrecht in loondienst zijn geweest.
• Indien extern gewerkt in de afgelopen zes maanden, vermelden opdracht en periode.
• Bij intake en startdatum van het contract een geldig identiteitsdocument tonen.

Responsabilités

• Management- en afdelingsbrede overleggen voorbereiden, organiseren en bewaken.
• De voortgang van acties, besluiten en afspraken monitoren.
• Knelpunten signaleren en zorgen voor tijdige opvolging.
• Budgethouders ondersteunen bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing.
• Uren als matchingcoördinator toewijzen aan verschillende teams en medewerkers.
• Managementinformatie verzamelen en rapportages opstellen, bewerken en redigeren.
• Bedrijfsvoeringsprocessen helpen optimaliseren.
• Centraal aanspreekpunt zijn voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoeringsprocessen.
• Bijdragen aan overdracht van informatie naar toekomstige inrichting van bedrijfsvoering.

Connaissances

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

Deadlinegericht

Formation

HBO werk- en denkniveau

Minimaal 3 jaar relevante HBO-ervaring

Outils

Excel

PowerPoint

SAP

FCC

Description du poste

Gemeente Utrecht zoekt een Secretaris Bedrijfsvoering om managementprocessen te ondersteunen, overleggen te coördineren en bedrijfsvoerings- en financiële processen te optimaliseren.

Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd, PMO-hoofd en het MT, met focus op tijdige opvolging en betrouwbare rapportages. Vereist HBO-niveau, minimaal 3 jaar ervaring en uitstekende organisatorische vaardigheden.