Backoffice Support Specialist

Northwave; Utrecht; Hybrid; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

MacBook en telefoon

Thuiswerkvergoeding

Opleidingsbudget

Referral bonus

Pensioenregeling NN

8% vakantietoeslag

Hybride werken

Job summary

Northwave zoekt een ervaren Business Support Specialist die de back-office optimaliseert en processen automatiseert. Je werkt voor zowel Nederlands als Duits kantoor, verbindt systemen en bewaakt lopende projecten.

Je rapporteert aan de Business Support Manager en werkt in een klein team dat snel kan handelen. Je hebt ruime senior ervaring met administratieve processen, automatische oplossingen en uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.

Qualifications

• Ruime ervaring met ondersteunende of administratieve processen op senior niveau
• Automatiseren en optimaliseren van processen
• Uitstekende beheersing van het Nederlands, goede beheersing van het Engels
• Assertief, zelfstandig en onderzoekend van aard
• Stressbestendig en breed inzetbaar
• Affiniteit met facilitair management en wagenparkbeheer is een pré

Responsibilities

• Automatiseren en optimaliseren van ondersteunende en administratieve processen met focus op loon, mobiliteit en wagenpark
• Verbeterprojecten oppakken en van idee naar werkende praktijk brengen
• Adviseren over verzekeringen, facilitair, fleet en personeels- en salarisadministratie
• Dagelijkse operatie in stand houden voor NL en Duits kantoor
• Knelpunten signaleren vanuit de operatie en zelfstandig oplossen
• Team meenemen in verbeteringen en voortgang bewaken

Job description

Northwave maakt organisaties digitaal weerbaar. Met ruim 275 specialisten vanuit Utrecht, Leipzig, Stockholm en Brussel combineren we ethisch hacken, gedragspsychologie en security management tot één integrale aanpak. We groeien hard en worden steeds internationaler. Dat vraagt om een Business Support die meegroeit, en om iemand die daar de kar trekt.

De rol

Als Business Support Specialist ben jij de ervaren kracht in ons team. Je draait mee in de dagelijkse operatie en tegelijk kijk je verder dan de dag van vandaag. Waar collega's een terugkerende handeling zien, zie jij een proces dat slimmer kan. Waar informatie tussen systemen blijft hangen, leg jij het verband en zorg je dat het één keer goed geregeld wordt.

Deze afdeling werkt aan onderwerpen als salarisadministratie, mobiliteit en wagenpark, verzekeringen, facilitaire zaken en personeelsadministratie, voor zowel ons Nederlandse als ons Duitse kantoor. Je automatiseert wat handmatig gaat, standaardiseert wat per keer opnieuw wordt bedacht, en je adviseert de organisatie over hoe het beter kan. Vervolgens voer je het ook zelf uit, want we zijn een klein team en houden van aanpakken.

Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt binnen het team. Je verdeelt werk, bewaakt de voortgang van projecten en helpt collega's verder als iets vastloopt. Geen formele leidinggevende rol, wel de persoon op wie het team bouwt.

Wat je doet:

• Ondersteunende en administratieve processen automatiseren en optimaliseren, met de focus op loon, mobiliteit en wagenpark
• Verbeterprojecten oppakken en van idee naar werkende praktijk brengen
• Adviseren over verzekeringen, facilitair, fleet en personeels- en salarisadministratie
• De dagelijkse operatie draaiende houden voor het Nederlandse en Duitse kantoor
• Knelpunten signaleren vanuit de operatie en ze zelfstandig oplossen
• Het team meenemen in verbeteringen en de voortgang van projecten bewaken

Het team

Business Support bestaat uit vijf betrokken collega's, verdeeld over front office en back office. Je rapporteert aan de Business Support Manager, dit team valt onder de HR & Support afdeling Northwave breed. Omdat het team de hele organisatie ondersteunt, heb je met vrijwel iedereen binnen Northwave contact. Van consultants tot directie, van Utrecht tot Leipzig.

Je bent een doener met overzicht. Je pakt zelf op wat je ziet liggen, stelt de vraag die anderen laten liggen en houdt het hoofd koel als er veel tegelijk speelt. Je bent ondernemend ingesteld en hebt een oplossingsgerichte aanpak: wat betekent deze aanpassing verderop in het proces, en voor wie. Je hebt geen HR-achtergrond nodig, wel het vermogen om je snel in een onderwerp vast te bijten tot je er advies over kunt geven.

Verder:

• Ruime ervaring met ondersteunende of administratieve processen op senior niveau
• Aantoonbare ervaring met het automatiseren en optimaliseren van processen
• Uitstekende beheersing van het Nederlands, goede beheersing van het Engels
• Assertief, zelfstandig en onderzoekend van aard
• Stressbestendig en breed inzetbaar, je wilt geen niche maar juist de volle breedte
• Affiniteit met facilitair management en wagenparkbeheer is een pré

Wat je kunt verwachten

• Competitief salaris, uitbetaald op de 25e, met jaarlijkse review en 8% vakantietoeslag
• Pensioen via Nationale Nederlanden, Northwave betaalt 50%, inclusief partnerpensioen
• 25 vakantiedagen plus alle nationale feestdagen
• Ruim bijzonder verlof voor huwelijk, geboorte, rouw, zorg en zwangerschap
• Mobiliteitsvergoeding; kies voor €0,25/km of middels openbaar vervoer
• MacBook, telefoon en accessories volledig verzorgd
• €200 netto jaarlijkse vergoeding voor flexibel en thuiswerken
• Alleo-budget voor sport, wellness en vrije tijd naar keuze
• Opleidingsbudget
• Referral bonus bij het aandragen van een nieuwe collega
• Hybride werken vanuit een modern kantoor in Utrecht
• Persoonlijke groei via het Role Model en FeedForward-cyclus, jouw ambities en ontwikkeling centraal