Backoffice Operations Medewerker

Kultlab; Amersfoort; Hybrid; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Kantoor in Amersfoort

Deels thuiswerken mogelijk

Dynamische festivalomgevingen

Team met passie

Job summary

Kultlab is op zoek naar een ervaren backoffice professional die het volledige backoffice van onze festivalproductie kan runnen. Je werkt nauw samen met circa acht collega’s binnen de productie en draagt zorg voor accreditatie, hospitality en contractuele logistiek.

Het betreft een jaarcontract voor 36-40 uur per week, met uitzicht op verlenging. Start per 1 november; deels thuiswerken mogelijk vanuit ons Amersfoort-kantoor.

Qualifications

• Ervaring in de evenementenbranche is vereist.
• Voldoende communicatie- en organisatievaardigheden.
• Ervaring met planning en backofficeprocessen.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor de opzet, uitvoering en controle van accreditatie via In2event.
• Personeelsbeleid opstellen, onderhandelingen voeren en contracten plannen.
• Vrijwilligersbeleid begeleiden en inroosteren.
• Productie doorvertaling van entree, accreditatie en productiekantoor.
• Regelen van hospitality voor personeel en leveranciers.
• Deals maken met hotels, vakantieparken en stakeholders.
• Ondersteunen van het productieteam voor en tijdens show.

Skills

Ervaring evenementenbranche

Betrouwbaar

Flexibel

Nauwkeurig

Goede communicatieve vaardigheden

Geen 9-5 mentaliteit

Tools

In2event

Job description

Heb jij een grote liefde voor creatieve festivals en vind jij het geweldig om de achterkant van een organisatie goed te stroomlijnen?

Kultlab organiseert zo’n 15 uiteenlopende festivals per jaar zoals Wildeburg, Into the Woods Amersfoort, Into the Woods ADE, Lepeltje Lepeltje, Future Village, Wilde Weide en is daarnaast mede‑oprichter van Netl Camping Kallumaan. Vanuit het kantoor in Amersfoort werk je met zo’n 30 collega’s samen aan deze projecten.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de gehele backoffice en val je onder de productieafdeling, hier werk je met ongeveer acht collega’s samen om de festivals in goede banen te leiden. We zoeken iemand die het backoffice team volledig kan runnen, welke bestaat uit een stagiair en een zzp’er in het hoogseizoen.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Verantwoordelijk voor het opzetten, uitvoeren en controleren van de gehele accreditatie via In2event;
• Personeelsbeleid opstellen, onderhandelingen doen, contracten opstellen en inplannen van al het externe personeel;
• Vrijwilligersbeleid begeleiden en uitvoeren, zoals het inroosteren van vrijwilligers;
• Opzetten en uitvoeren van de productionele doorvertaling van zowel de entree, accreditatie en het productiekantoor;
• Regelen van de gehele hospitality (overnachten + catering) voor het personeel en leveranciers;
• Maken van deals met hotels, vakantieparken en andere stakeholders;
• Ondersteunen van het productieteam in de voorbereiding en tijdens show.

Wie ben jij?

• Je hebt aantoonbare ervaring in de evenementenbranche en bent direct inzetbaar op onze backoffice;
• Je bent betrouwbaar, flexibel en besluitvaardig;
• Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en hamert op deadlines;
• Je hebt een positieve mindset en kan goed omgaan met werken onder druk;
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden;
• Je denkt in mogelijkheden, zonder de risico’s uit het oog te verliezen;
• Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit en bent flexibel in de productieweken;
• Ervaring met het programma In2event is een must.
• Werken aan de mooiste festivals van Nederland;
• Een jaarcontract voor 36-40 uur per week, met de intentie te verlengen;
• Salaris en pensioen volgens ons heldere rollen- en salarishuis;
• Groei via onze ontwikkelingsgerichte gesprekscyclus;
• Afhankelijk van wat jij meebrengt aan ervaring en talent, bieden we een salaris tussen de € 2.700 en € 3.572 bruto per maand (bij 40 uur);
• Een inspirerend kantoor in Amersfoort, waarbij deels thuiswerken mogelijk is;
• Een team met veel passie en gedrevenheid dat ook van gezelligheid buiten werktijden om houdt;
• Veel verantwoordelijkheid en vrijheid.
• Starttijd: Per 1 november, eerder starten kan in overleg
• Uren: 36-40 uur per week