Assistant (secretaresse) Notariaat

Stibbe; Amsterdam; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Stibbe zoekt per direct een fulltime (0,8 fte mogelijk) Assistant voor het Notariaat. Je werkt mee in het dagelijkse praktijk van de notarissen, beheert agenda's, bereidt afspraken voor en zorgt voor de dossieropbouw en stukken.

Daarnaast werk je aan declaraties en urenregistratie, onderhoud van de CRM-database en passeren van aktes. Je bewaakt deadlines en levert een hoge kwaliteit in een hecht team.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO(+)/HBO-opleiding.
• Je bent een teamplayer en kunt zelfstandig werken.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift.
• Je kunt prioriteren en deadlines bewaken.

Responsibilities

• Ondersteunen van de (kandidaat-) notarissen in de dagelijkse praktijk.
• Zorgdragen voor efficiënt agendabeheer en voorbereiden van afspraken en vergaderingen.
• Zorg dragen voor correcte dossieropbouw en afhandeling van stukken.
• Aanmaken van declaraties en urenregistratie in het CMS-systeem.
• Onderhouden van CRM-database en passeren van aktes; wijzigingen in handels- en aandelenregistraties bijhouden.

Skills

Teamplayer

Pro-actief

Stressbestendig

Flexibel

Nauwkeurig

Zelfstandig

Prioriteren

Taalvaardigheid Nederlands/Engels

Communicatieve vaardigheden

MS Office

Education

MBO/HBO opleiding

Tools

MS Office

Job description

Ben jij op zoek naar een afwisselende functie in een inspirerende omgeving? Stibbe zoekt per direct een fulltime (0,8 fte ook mogelijk) Assistant voor het Notariaat.

Beheersing van de Nederlandse taal is vereist voor deze functie.

Een greep uit jouw takenpakket

Je werkt mee in de dagelijkse praktijk van de (kandidaat-) notarissen, draagt zorg voor efficiënt agendabeheer en het plannen en voorbereiden van afspraken en vergaderingen. Je zorgt voor correcte dossieropbouw en behandelt de daarbij behorende inkomende en uitgaande stukken. Je maakt declaraties en bewaakt de voortgang van de ingevoerde uren in het CMS systeem.

Verder hou je de CRM database (Contactmanager) bij en maak je akten op en maakt deze passeer klaar. Daarnaast registreer je wijzigingen bij het handelsregister en werk je aandeelhoudersregisters bij. Je behandelt veel verschillende zaken tegelijkertijd en verwerkt deze zelfstandig. In dat kader wordt van jou een grote mate van nauwkeurigheid, zelfstandigheid en flexibiliteit verwacht.

Je maakt deel uit van een enthousiast en hecht team van assistants. De assistants zijn verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de verschillende (kandidaat-) notarissen en worden direct aangestuurd door een teamleader. Samen met het team lever je een grote bijdrage aan de kwaliteit van de praktijkgroep en de dienstverlening van Stibbe.

Wie zoeken wij?

Een enthousiaste spin in het web met een afgeronde MBO(+)/HBO opleiding. Daarnaast heb je bij voorkeur een aantal jaar ervaring als secretaresse/assistant, bij voorkeur binnen het notariaat/ de advocatuur of de zakelijke dienstverlening. Je bent een teamplayer, die ook in staat is zelfstandig te werken en taken naar eigen inzicht te prioriteren. Je bent pro-actief, stressbestendig, flexibel en je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit. Verder beheers je zowel de Nederlandse als de Engelse taal goed in woord en geschrift en beheers je het MS Office pakket.

• Heb je een cliëntgerichte en collegiale instelling;
• Heb je overzicht van je eigen werk, stel je prioriteiten en hou je zicht op deadlines;
• Kun je zelfstandig en nauwkeurig de correspondentie verzorgen;
• Ben je in staat om na een cliënt contact, de juiste follow up in te zetten;
• Ben je bereid je binnen het juridisch secretariële vak te blijven ontwikkelen;
• Sta je open voor feedback;
• Signaleer je zaken die verbeterd kunnen worden.

Wat bieden wij?

Een uitdagende en afwisselende functie, met de mogelijkheid jezelf te ontplooien. Een goede werksfeer en een fijne werkomgeving in een prachtig gebouw, dat is gericht op transparantie en samenwerking. Natuurlijk ook een goed salaris en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden waar wij je graag meer over vertellen.