Ambtelijk secretaris

Belastingdienst; Utrecht; On-site; EUR 40,000 - 56,000; Part time

Job summary

Belastingdienst zoekt een ambtelijk secretaris voor twee ondernemingsraden (OR CDI en GOR D&O) vanuit Den Haag en Utrecht. Je ondersteunt en adviseert de OR en GOR D&O, verzorgt notulen, correspondentie en coördinatie.

Je onderhoudt afstemming met de secretarissen en het dagelijks bestuur, en verzorgt PR, verslaggeving en archiefbeheer. Je werkt 16–20 uur per week en hebt een HBO-denkniveau met kennis van WOR en de cao Rijk, terwijl je secretariële en organisatorische taken met nauwkeurigheid

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau vereist.
• minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Kennis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en cao Rijk is gewenst.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden; proactief en doelgericht.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie; notuleren en verslaglegging.
• Kennis van kantoorautomatisering (IBabs, Webex).
• 18–20 uur per week beschikbaar

Responsibilities

• Voeren van secretariële, organisatorische en coördinerende taken voor de OR CDI en GOR D&O.
• Voorbereiden van vergaderingen: uitnodigingen, stukken en notulen.
• Adviseren over WOR en cao Rijk en opstellen van (concept) adviezen aan de bestuurder.
• Coördineren training en scholing voor beide OR/GOR.
• Verslaglegging van vergaderingen en PR/website en jaarverslag beheren.
• Ondersteunen van de secretarissen van verkiezingscommissies en archiefbeheer.

Skills

Organiseren

Notulen

Communicatie

Tools

IBabs

Webex

Job description

Medezeggenschap saai? Integendeel! Als ambtelijk secretaris bij een Ondernemingsraad (OR) bevind je je midden in de dynamiek van maatschappelijke belangen, politiek-bestuurlijke besluitvorming en interne bedrijfsvoering. De Ondernemingsraad heeft een belangrijke rol in het adviseren en meebeslissen over beleid dat direct invloed heeft op het werk en welzijn van collega’s. Als ambtelijk secretaris ga jij vanuit Den Haag en Utrecht twee ondernemingsraden ondersteunen in deze onmisbare rol.

Ga jij deze uitdaging aan en word jij de nieuwe ambtelijk secretaris voor de OR CDI (Communicatie, Datafundamenten & Analytics, Buitengewone Zaken Blauw en Informatievoorziening en Databeheersing) en de GOR D&O (Groepsondernemingsraad voor het cluster Dienstverlening en Operaties)?

• € 3.579,- / € 4.999,- bruto p.m.

Dit doe je bij de Belastingdienst

In een complexe en voortdurend veranderende omgeving waarin de belangen groot en de onderwerpen breed zijn, ondersteun jij als ambtelijk secretaris twee ondernemingsraden: 1) de OR voor Communicatie, Datafundamenten & Analytics, Buitengewone Zaken Blauw en Informatievoorziening en Databeheersing (OR CDI) en 2) de Groepsondernemingsraad voor het cluster Dienstverlening en Operaties (GOR D&O).

Als ambtelijk secretaris vervul je een bijzondere spilfunctie. Je ondersteunt en adviseert namelijk de OR en GOR D&O, zodat zij zich kunnen richten op de inhoud, maar je bent zelf géén lid van de OR en hebt geen stemrecht. In jouw rol als ambtelijk secretaris voer je secretariële, organisatorische en coördinerende taken uit. Je adviseert de OR CDI en de GOR D&O met betrekking tot wet- en regelgeving op het gebied van de medezeggenschap, bereidt vergaderingen voor (je verstuurt uitnodigingen en zorgt dat de (G)OR-leden alle vergaderstukken krijgen) en je bereidt correspondentie voor (in samenwerking met de werkgroepen). Daarnaast sta je in nauw contact met de secretarissen van de OR CDI en GOR D&O en de Dagelijks Besturen.

De secretaris stuurt je functioneel aan. Ook verstrek je informatie aan derden over OR-activiteiten. Daarnaast adviseer je over de toepassing van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en de cao Rijk én stel je (concept)adviezen van de ondernemingsraad aan de bestuurder op. Als ambtelijk secretaris coördineer je ook de training en scholing van de OR CDI en GOR D&O. Je zorgt voor de verslaglegging van de vergaderingen. Daarnaast verzorg je de pr van de OR CDI en de GOR D&O, beheer je de website, maak je het jaarverslag én ondersteun je de secretarissen van de verkiezingscommissies. Verder verzamel je relevante informatie, maak je conceptnotities en beheer je het archief.

Een bijzondere baan, omdat...

• je als ambtelijk secretaris nauw samenwerkt met de OR CDI- en GOR D&O-leden en in het bijzonder ook de secretarissen van de OR CDI en GOR D&O en het dagelijks bestuur van beide ondernemingsraden;
• je vanuit jouw positie nauw betrokken bent bij belangrijke ontwikkelingen binnen de directies die vertegenwoordigd zijn in beide ondernemingsraden;
• je de steunpilaar bent van de OR CDI en GOR D&O. Dankzij jouw inzet verlopen processen soepel, worden deadlines gehaald en zijn vergaderingen met de bestuurders goed voorbereid;
• je een functie hebt waarbij geen dag hetzelfde is. De onderwerpen die aan de orde komen variëren van een plan van aanpak van één directie over een Risico-en inventarisatie evaluatie (RI&E) tot een grootschalige reorganisatie met meerdere directies en alles daartussenin;
• je voor twee verschillende ondernemingsraden werkt, die ieder een eigen dynamiek hebben en met diverse onderwerpen bezig zijn. Dit vergt dat je in staat bent snel te schakelen;
• je veel nieuwe dingen leert en je volop de kans krijgt jezelf te ontwikkelen.

“Doordat jij het overzicht hebt en houdt, kun jij de OR-leden optimaal ondersteunen bij hun taak om hun collega’s te vertegenwoordigen. Dat doe je door secretariële én organisatorische taken op te pakken. Dit alles maakt jouw functie veelzijdig en relevant.” Nicole, Ondernemingsraad CDI.

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt hbo- werk- en -denkniveau, bij voorkeur aantoonbaar met een diploma in een voor de functie relevante richting, zoals juridisch, administratief of secretarieel.
• Je hebt bij voorkeur minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie binnen een grote (overheids)organisatie op het terrein van de medezeggenschap.
• Je hebt kennis van of affiniteit met de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), bijvoorbeeld door een gevolgde DASMO-leergang of je bent bereid deze te volgen.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden. Je bent proactief, bewaakt de voortgang en weet prioriteiten te stellen.
• Je schrijft helder en zakelijk en je weet je mondeling goed en duidelijk uit te drukken. Jouw notulen zijn een goede verslaglegging.
• Je begrijpt hoe besluitvorming binnen een grote overheidsorganisatie werkt en je kunt hier tactisch op inspelen.
• Je hebt een goede beheersing van de kantoorautomatisering, bij voorkeur IBabs en Webex.
• Je bent 16 tot 20 uur per week beschikbaar, bij voorkeur op maandag en vrijdag.

Jouw competenties

• klantgerichtheid
• plannen en organiseren
• omgevingsbewustzijn
• samenwerken
• voortgangscontrole

De afdeling - Directie Bestuurlijke en Politieke Zaken

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) verzorgt vanuit overzicht, inzicht en sterke procesregie samenhangende adviezen voor de algemene leiding van de Belastingdienst, zodat zij in staat is om op adequate wijze te besluiten en de Belastingdienst te sturen.

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken ondersteunt de algemene leiding van de Belastingdienst bij het besturen van de dienst. Dat vergt het organiseren van de stukkenstroom van en naar de algemene leiding binnen de dienst, met het kerndepartement en de bewindspersonen. Hierbij is bijzondere aandacht voor politiek-bestuurlijke advisering en programmatische informatie. Daarnaast vraagt het om het bieden van overzicht en adviseren over deze informatie, en in praktische zin uitvoeren van specifieke bedrijfsvoeringstaken.

De organisatie

Belastingdienst

Bij de Belastingdienst werken ongeveer 28.000 mensen verspreid over het hele land aan een financieel gezond Nederland. Dit doen we door eerlijk en zorgvuldig belastingen en premies volksverzekeringen te heffen, te innen en te controleren en fraude op te sporen. De Belastingdienst maakt het burgers en bedrijven zo gemakkelijk mogelijk om verplichtingen na te kunnen komen en gebruik te kunnen maken van rechten. Dat gebeurt met passende dienstverlening, door massale processen juist en tijdig uit te voeren én door adequaat toezicht uit te oefenen. De Belastingdienst is sterk in ontwikkeling en heeft de ambitie om de beste Belastingdienst voor Nederland te zijn met focus op fiscale taken en vakmanschap.