Afdelingssecretaresse

Samenvifj; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris behoud bij maatschappelijke op

Reiskostenvergoeding

Pensioenregeling

Voldoende vakantiedagen

Job summary

Samenvijf is op zoek naar een Afdelingssecretaresse die het afdelingshoofd ondersteunt en zorgt voor vlot lopende processen. Je beheert agenda’s, mailboxen en verslaglegging, registreert dossiers en bewaakt vertrouwelijkheid en AVG-gevoelige informatie.

Je werkt met Microsoft Office, registreer- en dossiersystemen en schakelt tussen operationeel werk en lange termijn administratieve processen. Een mbo+/hbo-denkniveau is vereist; proactief handelen en accuratesse komen centraal te staan.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Organisatievermogen
• Goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
• Digitale vaardigheden
• Basiskennis Outlook, Word en Excel
• Vertrouwelijkheid en AVG-bescherming
• Snel kunnen schakelen tussen operationele en administratieve taken

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen
• Plannen en organiseren van vergaderingen en afspraken
• Notuleren van overleggen en bijhouden van actiepunten
• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij dagelijkse taken
• Administratieve ondersteuning van verschillende clusters
• Verzamelen, controleren en verwerken van gegevens
• Maken en bijhouden van overzichten in Excel
• Uitvoeren van terugkerende administratieve werkzaamheden
• Oppakken van ad-hoc vragen en praktische klussen binnen de afdeling

Job description

Dit ga je doen:

Als Afdelingssecretaresse ondersteun je het afdelingshoofd en zorg je voor soepel lopende processen binnen de afdeling. Je neemt secretariële, administratieve en organisatorische taken op je, coördineert vergaderingen en communicatie en bewaakt dossierkwaliteit zodat collega’s efficiënt en veilig kunnen werken.

Afdelingssecretaresse

In deze rol ben je het centrale aanspreekpunt voor de afdeling in Amsterdam en onderhoud je contacten binnen verschillende clusters. Als Afdelingssecretaresse werk je met gedeelde mailboxen, Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) en registreer- en dossiersystemen, en houd je rekening met vertrouwelijkheid en AVG-gevoelige informatie. Je ondersteunt het afdelingshoofd bij organisatie, planning en voortgangsbewaking, verzorgt notulen en zet actiepunten om in overzichtelijke overzichten. Je beschikt over mbo+/hbo-denkniveau, bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en dienstverlenend ingesteld. Ervaring binnen een gemeente is niet noodzakelijk; belangrijker is dat je snel nieuwe taken oppakt, proactief handelt en goed kunt schakelen tussen operationele werkzaamheden en langdurige administratieve processen.

Jouw werkzaamheden

• Beheren van agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen.
• Plannen en organiseren van vergaderingen en afspraken.
• Notuleren van overleggen en bijhouden van actiepunten.
• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij dagelijkse taken.
• Administratieve ondersteuning van verschillende clusters.
• Verzamelen, controleren en verwerken van gegevens.
• Maken en bijhouden van overzichten in Excel.
• Uitvoeren van terugkerende administratieve werkzaamheden.
• Oppakken van ad-hoc vragen en praktische klussen binnen de afdeling.

Jouw profiel:

• Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Je organiseert taken efficiënt.
• Je communiceert mondeling en schriftelijk duidelijk.
• Je beheerst digitale vaardigheden.
• Je kent de basis van Outlook, Word en Excel.
• Je gaat zorgvuldig en vertrouwelijk met informatie om.
• Je wordt niet bij meerdere aanvragen tegelijk aangeboden.
• Je overlegt bij intake een geldig paspoort of identiteitskaart.

Dit bieden we je:

• Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we geven je de tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio met behoud van salaris (lees meer).
• Betrokken werkgever, we vinden een persoonlijke benadering en open communicatie belangrijk. Je staat er op je opdracht nooit alleen voor.
• Fijne werksfeer, je wordt onderdeel van Samenvijf. We scoren een 8,9 op medewerkerstevredenheid (het is hier dus écht leuk!).
• Ontwikkelingsmogelijkheden, we focussen op (werk)geluk, persoonlijke groei en geven je de kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgevers.
• Eerlijke beloning, een aantrekkelijk salaris, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en genoeg vakantiedagen om weer helemaal op te laden.