Adviseur Informatiehuishouding

Ministerie van Buitenlandse Zaken; Den Haag; On-site; EUR 52,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB (Individueel Keuzebudget)

Studiefaciliteiten

Volledige vergoeding OV-reiskosten

Job summary

Ministerie van Buitenlandse Zaken zoekt een Adviseur Informatiehuishouding die de informatiehuishouding van de organisatie in kaart brengt, knelpunten signaleert en veranderaanpakken begeleidt. Je vergroot bewustwording en geeft trainingen, zodat informatie duurzaam toegankelijk en vindbaar blijft wereldwijd.

Je werkt samen met meerdere afdelingen aan voortdurende verbeteringen en draagt bij aan een toekomstbestendige informatiemanagement cultuur binnen het ministerie in Nederland en bij posten

Qualifications

• HBO/WO-niveau; in staat informatie te ordenen en verbanden te leggen.
• Kennis van informatiehuishouding en informatiemanagement; archivering is een pré.
• Klant- en samenwerkingsgericht met sterke communicatie.
• Begrip van informatiebeveiliging en gevoeligheid van informatie.
• Verandermanagement en projectmatig werken; training en advies geven.

Responsibilities

• Brengt de huidige informatiehuishouding en werkwijzen in kaart en signaleert verbeterpunten.
• Begeleidt trajecten voor verbetering en implementeert duurzame oplossingen.
• Verhoogt bewustwording over zorgvuldig omgaan met informatie en rol/verantwoordelijkheid van medewerkers.
• Geeft trainingen en presentaties; vertaalt complexe onderwerpen naar dagelijkse praktijk.
• Werkt samen met collega’s en afdelingen aan doorlopende verbeteringen.

Skills

Informatiehuishouding

Informatiemanagement

Communicatie

Presentatievaardigheden

Plan- en organisatie

Education

HBO/WO werk- en denkniveau

Kennis van archivering

Tools

SharePoint

Job description

Hoe zorg je ervoor dat de juiste informatie, op het juiste moment, beschikbaar en vindbaar is, waar ter wereld het Ministerie van Buitenlandse Zaken ook werkt? Als Adviseur Informatiehuishouding draag je bij aan een informatiehuishouding die medewerkers helpt hun werk goed te doen en waarmee het Ministerie van Buitenlandse Zaken zorgvuldig, effectief en toekomstgericht kan werken. Van het ministerie in Nederland tot de ambassades in het buitenland: jij helpt ervoor te zorgen dat informatie duurzaam toegankelijk, betrouwbaar en bruikbaar is.

Je brengt de bestaande informatiehuishouding en werkwijzen in kaart, signaleert verbeterpunten en begeleidt verbetertrajecten. Daarbij kijk je naar het geheel van het creëren, vastleggen en gebruiken van informatie tot de toegankelijkheid en het kunnen terugvinden van informatie.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het vergroten van de bewustwording over het belang van een goede informatiehuishouding. Je helpt medewerkers begrijpen waarom zorgvuldig omgaan met informatie belangrijk is, welke rol en verantwoordelijkheid zij hierin hebben en hoe zij dit in hun dagelijkse werk kunnen toepassen. Daarbij heb je oog voor zowel de eisen die aan informatiehuishouding worden gesteld als de uitvoerbaarheid in de praktijk. Je bent enthousiast over het onderwerp en weet anderen daarin mee te nemen. Je geeft trainingen en presentaties en weet complexe informatiehuishouding onderwerpen op een begrijpelijke en aansprekende manier te vertalen naar de dagelijkse praktijk.

Tot slot werk je samen met collega’s en verschillende afdelingen aan duurzame verbeteringen. Zo wordt informatiehuishouding geen losstaand onderwerp, maar een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse manier van werken binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Samen met je collega’s werk je aan een informatiehuishouding die duurzaam, toegankelijk, vindbaar en betrouwbaar is en die aansluit bij de behoeften van het ministerie, in Nederland en wereldwijd.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 24 maanden
• Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Je hebt HBO/WO-werk- en denkniveau en kunt informatie ordenen, verbanden leggen en complexe vraagstukken vertalen naar heldere inzichten. Je signaleert knelpunten en behoeften en komt op basis daarvan met onderbouwde en praktische verbetervoorstellen.
• Je hebt kennis van of aantoonbare affiniteit met informatiehuishouding en informatiemanagement. Je begrijpt dat dit verder gaat dan archiveren en ook gaat over het zorgvuldig creëren, vastleggen, beheren, delen, terugvinden en duurzaam toegankelijk houden van informatie. Kennis van archivering en SharePoint is een pré.
• Je bent klant- en samenwerkingsgericht. Je sluit aan bij de behoeften van verschillende gebruikers en werkt gemakkelijk samen met collega's van andere disciplines. Je kunt verschillende perspectieven bij elkaar brengen en medewerkers meenemen in het belang van een goede informatiehuishouding.
• Je bent omgevingsbewust en informatiesensitief. Je hebt oog voor de context waarin je werkt, weet met verschillende gesprekspartners om te gaan en houdt rekening met aspecten als informatiebeveiliging en de gevoeligheid van informatie.
• Je kunt plannen, organiseren en de voortgang bewaken. Je brengt structuur aan in verbetertrajecten, maakt duidelijke afspraken, bewaakt acties en resultaten en stuurt waar nodig bij. Ervaring met projectmatig werken is een pré.
• Je bent leergierig en gericht op voortdurende ontwikkeling. Je volgt ontwikkelingen op het gebied van informatiehuishouding, wet- en regelgeving en digitale toepassingen, en onderzoekt hoe nieuwe systemen en hulpmiddelen verantwoord en effectief kunnen worden ingezet. Je draagt actief bij aan het vergroten van bewustwording binnen het ministerie over zorgvuldig omgaan met informatie en het op orde houden van de informatiehuishouding.
• Je beschikt over goede communicatie- en presentatievaardigheden. Je kunt beleid, kaders en complexe onderwerpen begrijpelijk vertalen naar de dagelijkse praktijk en verzorgt met gemak een presentatie, training of adviesgesprek. Je beheerst het Nederlands op C1-niveau en het Engels op B1-niveau, zowel mondeling als schriftelijk.

Meer over IDI

De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) is verantwoordelijk voor de IT-voorziening van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Met ruim 100 medewerkers zorgen we ervoor dat onze BZ-collega’s waar ook ter wereld hun werk kunnen doen met de beste en veiligste ICT en informatievoorziening. Dat doen we door regie te voeren op externe leveranciers (zowel commercieel als overheidspartijen) die IT-diensten aan BZ leveren, zodat de 5000 collega’s in binnen- en buitenland optimaal digitaal kunnen (samen)werken. Maar ook door de strategisch partner te zijn van de departementsleiding op het gebied van digitalisering en door het departement te ondersteunen in het digitaal professioneel functioneren.

Onderdeel van de directie IDI is het cluster Informatiemanagement. Dit cluster is verantwoordelijk voor informatiemanagement, record management en abonnementenbeheer. We adviseren en ondersteunen het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding van het ministerie van Buitenlandse Zaken en dragen zorg voor duurzaam toegankelijke informatie.

Over Ministerie van Buitenlandse Zaken

De wereld verandert snel. In een tijd waarin geopolitieke spanningen groeien en de internationale omgeving turbulenter wordt, staat Buitenlandse Zaken (BZ) midden in de wereld van verandering.
Het werk van Buitenlandse Zaken draait om meer dan beleid alleen: we zorgen dat de belangen van Nederlanders overal ter wereld worden behartigd, dat onze waarden overeind blijven en dat onze vrijheden beschermd worden. Daarbij zoeken we steeds opnieuw de juiste balans tussen waarden, welvaart en weerbaarheid. Dit zijn geen makkelijke afwegingen, maar juist dáár maakt Buitenlandse Zaken het verschil.
Als één team werkt Buitenlandse Zaken samen met andere departementen, ieder vanuit de eigen rol en expertise, om richting te geven aan keuzes die ons allemaal raken. Vanuit Den Haag én in de rest van de wereld zijn we elke dag actief om Nederland sterker en veiliger te maken.
Wij zijn de schakel tussen de Nederlandse regering, de regeringen van andere landen en tussen Nederland en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. We bouwen aan stabiliteit en veiligheid, maar ook aan kansen: voor Nederlanders die in het buitenland wonen, werken of reizen en openen deuren voor bedrijven die internationaal hun weg zoeken. Zo dragen we bij aan economische groei waar ook Nederland welvarender van wordt én dragen we bij aan een veilige, rechtvaardige en duurzame wereld.
Met 157 ambassades, consulaten-generaal en permanente vertegenwoordigingen zijn we wereldwijd aanwezig. Samen met ruim 3.200 collega’s in Den Haag, 800 uitgezonden BZ-medewerkers, 360 attachés en liaisons en meer dan 2.200 lokale medewerkers vormen we een krachtig netwerk dat het Nederlandse buitenlandbeleid uitdraagt.

De wereld verandert snel. In een tijd waarin geopolitieke spanningen groeien en de internationale omgeving turbulenter wordt, staat Buitenlandse Zaken (BZ) midden in de wereld van verandering.
Het werk van Buitenlandse Zaken draait om meer dan beleid alleen: we zorgen dat de belangen van Nederlanders overal ter wereld worden behartigd, dat onze waarden overeind blijven en dat onze vrijheden beschermd worden. Daarbij zoeken we steeds opnieuw de juiste balans tussen waarden, welvaart en weerbaarheid. Dit zijn geen makkelijke afwegingen, maar juist dáár maakt Buitenlandse Zaken het verschil.
Als één team werkt Buitenlandse Zaken samen met andere departementen, ieder vanuit de eigen rol en expertise, om richting te geven aan keuzes die ons allemaal raken. Vanuit Den Haag én in de rest van de wereld zijn we elke dag actief om Nederland sterker en veiliger te maken.
Wij zijn de schakel tussen de Nederlandse regering, de regeringen van andere landen en tussen Nederland en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. We bouwen aan stabiliteit en veiligheid, maar ook aan kansen: voor Nederlanders die in het buitenland wonen, werken of reizen en openen deuren voor bedrijven die internationaal hun weg zoeken. Zo dragen we bij aan economische groei waar ook Nederland welvarender van wordt én dragen we bij aan een veilige, rechtvaardige en duurzame wereld.
Met 157 ambassades, consulaten-generaal en permanente vertegenwoordigingen zijn we wereldwijd aanwezig. Samen met ruim 3.200 collega’s in Den Haag, 800 uitgezonden BZ-medewerkers, 360 attachés en liaisons en meer dan 2.200 lokale medewerkers vormen we een krachtig netwerk dat het Nederlandse buitenlandbeleid uitdraagt.

Diversiteit en inclusie

BZ voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie waarin elk team is samengesteld uit collega’s met diverse visies, achtergronden en persoonlijke kenmerken zoals gender (identiteit) en seksuele oriëntatie, cultuur en leeftijd. We bevorderen ook dat BZ een afspiegeling is van de Nederlandse samenleving en dat lokale collega’s op onze posten de lokale samenleving weerspiegelen. We doen dit door de talenten van mensen optimaal in te zetten en te benutten en door bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent te streven naar diversiteit in onder meer sekse, sociale en culturele achtergrond, en leeftijd.

Bijzonderheden

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, en (een) selectiegesprek(ken). Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
• De selectiegesprekken vinden plaats in oktober 2026.

Over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.