Administratief Specialist

Dbre; Eindhoven; Hybrid; EUR 45,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Thuiswerken 1 dag per week

Persoonlijke ontwikkeling en groei

Salaris volgens cao Openbare Bibliothe

Job summary

Bibliotheek Regio Eindhoven zoekt een Administratief Specialist die de financiële administratie binnen het team Data & Control beheert en adviseert over verwerking, controles en rapportages.

Je bent verantwoordelijk voor periodieke afsluitingen, rapportages en het doorvoeren van verbeteringen in AFAS en gerelateerde processen. Een jaarcontract voor 32 uur per week met mogelijk verlenging ligt voor.

Qualifications

• HBO-werk- en -denkniveau in een financiële richting, door opleiding en/of ruime relevante werkervaring.
• Ervaring met zelfstandig beheren en inrichten van een financiële administratie, periodieke afsluitingen en financiële rapportages.
• Analytisch sterk, afwijkingen herkennen en cijfers kunnen toelichten.
• Nauwkeurig en gestructureerd werken met overzicht.
• Handig met financiële systemen en Excel; AFAS is een pré.
• Zelfstandig werken en verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit van de administratie.
• Graag samenwerken en routinematige werkzaamheden oppakken.
• Nieuwsgierig naar processen en verbeteringen kunnen uitwerken en toetsen.

Responsibilities

• Je richt onderdelen van de financiële administratie in en beheert ze, inclusief kostenplaatsen en boekingsafspraken.
• Samen met collega's verwerking van inkoopfacturen en controles van boekingen.
• Beoordelen van periodieke afsluitingen en onderbouwde correcties.
• Stel financiële rapportages en analyses op en geef uitleg bij afwijkingen.
• Ontwerp en onderhoud van administratieve procedures en controles.
• Analyseren waar processen vastlopen en doorvoeren van verbeteringen.
• Beheren van kostenverdeling en projectmiddelen waar nodig.
• Stem AFAS-wijzigingen af met functioneel beheer en collega’s.

Skills

Analytisch vermogen

Nauwkeurig

Excel

Education

HBO niveau in financiële richting

Tools

AFAS

Job description

Zie jij in de financiële administratie snel wat er beter kan, en vind je het leuk om die verbetering ook door te voeren? Als Administratief Specialist bij de Bibliotheek Regio Eindhoven beheer je de financiële administratie binnen jouw werkterrein en zorg je dat de inrichting blijft passen bij onze groeiende organisatie. Je maakt cijfers inzichtelijk en adviseert over de manier waarop we ze verwerken, controleren en rapporteren.Je werkt samen met vier collega's in een klein en betrokken team. Dat betekent dat je zelfstandig verantwoordelijkheid neemt voor je werkzaamheden, maar ook samen de schouders eronder zet als dat nodig is. Van het verwerken van facturen tot het analyseren van financiële gegevens: jij voelt je thuis in beide.

Wat willen we samen bereiken?

Onze ambitie als Bibliotheek Regio Eindhoven is helder: wij bouwen aan een bibliotheek zonder drempels, toegankelijk voor iedereen. Een plek waar mensen nieuwe dingen ontdekken, zichzelf ontwikkelen en elkaar versterken.
We bieden levendige ontmoetingsplekken waar taal, technologie en talent samenkomen en die bijdragen aan de economische, culturele en sociale kracht van de regio. Dat doen we samen met de gemeenten Eindhoven, Best en Waalre, met inwoners, scholen, culturele en maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven.
Onze bibliotheek is volop in ontwikkeling. We groeien van 5 naar 10 locaties en daarmee neemt ook de complexiteit van onze financiële administratie toe. We groeien en daarmee verandert ook wat we nodig hebben van onze financiële administratie. Een nieuw project of andere financieringsafspraken kunnen bijvoorbeeld vragen om andere boekingsafspraken of controles. Jij vertaalt zulke veranderingen naar een inrichting die werkt in de praktijk en cijfers oplevert waarop we kunnen sturen.

Jouw speelveld als Administratief Specialist

Je maakt deel uit van het team Data & Control. Samen zorgen jullie voor een goede financiële administratie en betrouwbare informatie waarop de organisatie kan sturen.Je bent voor collega’s een inhoudelijk aanspreekpunt bij complexere vragen over financiële verwerking. Je onderzoekt welke aanpak past en legt helder uit wat je adviseert en waarom.
Binnen de afgesproken kaders krijg je ruimte om de administratie in te richten en processen te verbeteren. Je stemt wijzigingen af met betrokken collega’s en legt vraagstukken die buiten jouw mandaat vallen met een advies voor aan de controller of leidinggevende. Tegelijkertijd vind je het vanzelfsprekend om bij te springen bij de dagelijkse administratieve werkzaamheden.

• Je richt onderdelen van de financiële administratie in en beheert ze. Je vertaalt veranderingen in activiteiten of financiering naar bijvoorbeeld kostenplaatsen, boekingsafspraken en werkprocessen in AFAS.
• Je verwerkt samen met je collega's inkoopfacturen, controleert boekingen en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling.
• Je verzorgt de periodieke afsluitingen binnen jouw werkterrein, beoordeelt aansluitingen en balansposten en onderbouwt correcties.
• Je stelt financiële rapportages en analyses op, verklaart afwijkingen en adviseert welke informatie nodig is, in welke vorm en hoe vaak.
• Je werkt administratieve procedures, werkinstructies en controles uit en bewaakt hoe ze in de praktijk worden toegepast.
• Je onderzoekt waar processen vastlopen of fouten ontstaan, voert afgesproken verbeteringen door en kijkt of ze het beoogde effect hebben.
• Je onderzoekt complexe vragen over bijvoorbeeld kostenverdeling of projectmiddelen en adviseert over de financiële verwerking.
• Je helpt collega’s om werkafspraken en controles goed toe te passen en stemt wijzigingen in AFAS af met functioneel beheer.

Wat breng je mee?

We zoeken een collega die plezier heeft in het werken met cijfers, graag nauwkeurig werkt en zich niet tevredenstelt met alleen het verwerken van gegevens. Je wilt ook begrijpen wat er achter die cijfers schuilgaat.
We vinden het belangrijk dat je:

• Hbo-werk- en -denkniveau hebt in een financiële richting, opgebouwd door opleiding en/of ruime relevante werkervaring.
• Ervaring hebt met het zelfstandig beheren en inrichten van een financiële administratie, periodieke afsluitingen en financiële rapportages.
• Analytisch sterk bent: je herkent afwijkingen, legt verbanden en kunt uitleggen wat cijfers betekenen.
• Nauwkeurig en gestructureerd werkt, zonder het overzicht te verliezen.
• Handig bent met financiële systemen en Excel. Ervaring met AFAS is een pré.
• Zelfstandig werkt, je adviezen helder onderbouwt en verantwoordelijkheid neemt voor de kwaliteit van de administratie binnen jouw werkterrein.
• Graag samenwerkt en het vanzelfsprekend vindt om ook routinematige administratieve werkzaamheden op te pakken.
• Nieuwsgierig bent naar hoe processen werken en verbeteringen kunt uitwerken, doorvoeren en toetsen.

Minstens zo belangrijk vinden we wie je bent.

Je bent een betrokken en toegankelijke collega, communiceert helder en voelt je prettig in een organisatie die volop in beweging is. Je houdt van structuur, maar kunt ook flexibel omgaan met veranderingen.

Waarom de Bibliotheek Regio Eindhoven

Wij zijn innovatief, ondernemend en sterk in beweging. Onze kernwaarden zijn klantgericht, ondernemerschap, samenwerking en zelfontwikkeling en stimuleren dat in onze medewerkers. Bij ons krijg je de kans om jezelf te ontwikkelen op een fijne manier waar je veel energie van krijgt. We geven jou de ruimte om je functie zelf vorm te geven en staan altijd open voor feedback en verbetervoorstellen. Sterker nog: dat moedigen we van harte aan. Bij de Bibliotheek Regio Eindhoven omarmen we diversiteit en zetten we ons in voor een inclusieve cultuur waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. We geloven dat verschillende perspectieven leiden tot meer creativiteit en sterkere samenwerking. Samen bouwen we aan een werkomgeving waar iedereen gelijke kansen krijgt om te groeien. De Bibliotheek Regio Eindhoven is sterk groeiende. Op dit moment werken we met ongeveer 160 medewerkers en 350 vrijwilligers. We hebben vestigingen in Eindhoven, Best en Waalre en we zijn zes bibliotopen in de wijken in Eindhoven aan het opzetten.

Handig om te weten:

• Je krijgt een contract voor één jaar, met uitzicht op verlenging als het van beide kanten goed bevalt.
• Het betreft een functie van 32 uur per week, verdeeld over 4 of 5 werkdagen. De exacte werktijden bepalen we in onderling overleg.
• Je werkt voornamelijk vanuit ons kantoor in de Witte Dame in Eindhoven. Er is de mogelijkheid om één dag per week thuis te werken.
• Je krijgt ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en professionele groei.
• Je ontvangt een salaris van tussen € 4.008 en € 4.345 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, volgens de cao Openbare Bibliotheken. Je start in de bovenste helft van schaal 8. Waar je precies start, hangt af van je relevante ervaring. Als de arbeidsmarktsituatie daar aanleiding toe geeft, kunnen we bij het arbeidsvoorwaarden gesprek ook een arbeidsmarkttoeslag afspreken.
• Omdat wij geloven dat werken vanuit je talenten zowel jou als de organisatie energie geeft, is een talentenanalyse, inclusief een bespreking, een vast onderdeel van ons selectietraject. Dit helpt beide partijen om de juiste keuze te maken.

Enthousiast?

Herken jij jezelf in dit profiel? En lijkt het je leuk om met jouw financiële en analytische vaardigheden bij te dragen aan de ambities van onze bibliotheek?
De gesprekken vinden plaats op 30 november (middag) en 3 december (ochtend). We stellen het op prijs als je alvast rekening houdt met deze data.
Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Hans Saris, financial controller telnr 06-45686976

Wij kijken uit naar je sollicitatie!
Deze vacature is tegelijkertijd intern en extern uitgezet. Bij gebleken geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.