Administratief medewerker de Brug vmbo/havo

Mytylschool de Brug; Rotterdam; On-site; EUR 37,000 - 44,000; Part time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,33%

ABP pensioen

Job summary

Mytylschool de Brug zoekt een Medewerker administratief en secretarieel C voor 28 uur per week op onze VMBO/Havo-locatie in Rotterdam. Je bent verantwoordelijk voor nauwkeurige administratieve processen, privacybewaking en een heldere informatievoorziening voor team en ouders.

Je voert complexe dossiers en rapportages uit en beheert afspraken, notulen en correspondentie. Een pre is ervaring met Magister en MS Office.

Qualifications

• Nauwkeurige administratieve kracht met privacybewustzijn.
• Vaktechnische achtergrond in administratie en secretarieel werk.
• Kennis van AVG en omgaan met privacygevoelige gegevens.
• Ervaring met archiefbeheer en digitale leerlingdossiers.
• Inzicht in VSO-onderwijs regelgeving en procedures.
• Warm hart voor jongeren 12–18 jaar met beperkingen of chronische ziekte.
• Digitale vaardigheden en ervaring met Magister is een pre.

Responsibilities

• Zelfstandig uitvoeren van administratieve en secretariële taken.
• Verzorgen van informatievoorziening richting team, ouders en zorgpartners.
• Gevraagde gegevens verzamelen en (management)overzichten opstellen.
• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor procesverbetering.
• Beheren van agenda’s, afspraken en notuleren bij overleggen.
• Opstellen van stukken en verzorging van correspondentie.
• Belangrijke receptie: telefoon/onthaal en duidelijke informatieverstrekking.

Skills

Administratieve precisie

Privacy/AVG kennis

Archiefbeheer

Digitale dossiers

Google Workspace

MS Office

Magister

Tools

Magister

Google Workspace

Outlook

Word

Excel

Teams

SharePoint

Job description

Wat heb je?

• Je bent een nauwkeurige administratieve kracht die met overzicht en gevoel voor privacy de ondersteuning organiseert binnen onze school.
• Je beschikt over een vaktechnische achtergrond in administratie en secretarieel werk en weet hoe je zelfstandig en gestructureerd overzichten en rapportages genereert.
• Je bent bekend met de AVG en weet hoe je uiterst discreet omgaat met privacygevoelige medische- en leerlinggegevens (zoals toelaatbaarheidsverklaringen (TLV) en ontwikkelingsperspectieven (OPP)).
• Je snapt hoe belangrijk goed archiefbeheer is en bent nauwkeurig in het aanleggen en bijhouden van digitale (leerling)dossiers.
• Je kan de geldende wet- en regelgeving rondom VSO onderwijs interpreteren en voert administratieve regelingen en procedures correct uit.
• Je hebt een warm hart voor de doelgroep van onze school: jongeren van 12 t/m 18 jaar met een fysieke beperking en/of chronische ziekte.
• Je bent digitaal vaardig; ervaring met onderwijssystemen zoals Magister is een pré om snel uit de voeten te kunnen met ons leerlingvolgsysteem.

Wat krijg je?

• We bieden je een dienstverband van 28 uur per week (0,7 fte). Start direct na de kerstvakantie.
• Je kennis en ervaring bepalen je salaris. Deze functie is ingeschaald op OOP Schaal 6 (maximaal € 3.610,- bruto per maand op basis van 40 uur per week, conform de CAO PO).
• Je krijgt een eindejaarsuitkering van 8,33%.
• Je wordt onderdeel van een betrokken team op onze kleinschalige VSO vmbo/havo-locatie aan de Argonautenweg in Rotterdam (circa 103 leerlingen).
• Per jaar heb je recht op ruim 10 weken aan verlofuren, om precies te zijn 428 uur op basis van 40 uur (naar rato bij 0,8 fte), hoofdzakelijk op te nemen tijdens de vastgestelde schoolvakanties.
• Je bouwt pensioen op via het pensioenfonds ABP.

Wat kun je?

• Je pakt (complexe) administratieve en secretariële taken zelfstandig op en zorgt voor een heldere informatievoorziening richting team, ouders en zorgpartners.
• Je verzamelt, ordent en verwerkt (complexe) gegevens in administratieve systemen en stelt (management)overzichten op ter ondersteuning van de afdelingsleiding.
• Je signaleert proactief knelpunten in de dagelijkse administratie en doet verbetervoorstellen om werkprocessen en procedures efficiënter in te richten.
• Je beheert agenda’s, verwerkt afspraken en bent de organisatorische motor bij overleggen (zoals CvB- of rapportvergaderingen), inclusief het opstellen van stukken en notuleren.
• Je toetst binnengekomen stukken op volledigheid, vraagt ontbrekende informatie op en verzorgt (maatwerk)correspondentie richting in- en externe betrokkenen.
• Als centraal receptie-aanspreekpunt verzorg je het telefoonverkeer, verstrek je duidelijke informatie over interne procedures en ontvang je met een gastvrije houding onze leerlingen, ouders/verzorgers, bezoekers.
• Je kunt uitstekend overweg met Google en MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams en SharePoint) om communicatie en documentatiestromen soepel te laten verlopen.

Extra info

Bij Mytylschool de Brug geloven we in kansen en mogelijkheden: jij bent onmisbaar om onze school soepel te laten draaien!

Als Medewerker administratief en secretarieel C op Mytylschool de Brug vmbo/havo zorg je er met jouw accurate en proactieve ondersteuning voor dat medewerkers, de Commissie voor de Begeleiding (CvB) en de leidinggevende hun werk optimaal kunnen doen. Onze VSO-locatie aan de Argonautenweg biedt specialistisch voortgezet onderwijs aan jongeren met een fysieke beperking of chronische ziekte die toewerken naar een regulier vmbo- of havodiploma.

Binnen onze school werken we in kleine klassen en stemmen we onderwijs, verpleegkundige zorg en behandeling door revalidatiecentrum Rijndam intensief op elkaar af. Dit vraagt om een administratieve spil die het overzicht bewaart bij bekostigingsaanvragen, verlofaanvragen, toelatingen en leerlingdossiers. Dus blink jij uit in administratieve nauwkeurigheid, denk je graag mee over procesverbeteringen en geniet je van de dynamiek van en het contact met onze fantastische leerlingen? Dan gaan we heel graag met jou in gesprek!