Allround administratieve medewerker

Stichting PCOU Willibrord; Utrecht; Hybrid; EUR 27,000 - 36,000; Part time

Job summary

Stichting PCOU Willibrord zoekt per 1 augustus 2026 een allround administratieve medewerker voor leerling- en financiële administratie (ca. 0,8 FTE).

Je registreert leerlinggegevens, verwerkt in- en uitstroom, ondersteunt open dagen en diploma-uitreikingen, en verzorgt facturatie en ouderbijdragen. Je hebt ervaring als administratief medewerker, bij voorkeur in het onderwijs, met kennis van Magister en Office365, en je bent nauwkeurig, communicatief en een enthousiaste teamspeler die ook

Qualifications

• Aantoonbare ervaring als administratief medewerker, bij voorkeur in het onderwijs.
• Kennis en ervaring met administratieve automatiseringssystemen; Magister is een pré.
• Goede communicatieve vaardigheden en ervaring met Office365.

Responsibilities

• Leerlingadministratie registreren en updaten in het Magister-systeem.
• Verwerken van in-, door- en uitstroom van leerlingen gedurende een schooljaar.
• Aanmeldproces van nieuwe brugklasleerlingen.
• Ondersteunen bij organisatie van open dagen, ouderavonden en diploma-uitreikingen.
• Beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail over administratieve procedures, inschrijvingen of betalingen.
• Beheren van het archief van leerling- en financiële documenten conform bewaartermijnen.

Skills

Administratief medewerker

Onderwijservaring

Communicatieve vaardigheden

Teamspeler

Nauwkeurig

Zelfstandig werken

Office365

Tools

Magister

Office365

Job description

Het Christelijk Gymnasium Utrecht is een bijzondere school. Het is een school waar de leerlingen medewerkers bij de voornaam noemen, waar leerlingen graag zijn, ook na hun lessen, om samen andere dan schoolse zaken te verkennen.
Het is een school waar we trots op zijn. We scoren in enquêtes telkens hoog op sfeer, veiligheid en leefbaarheid. Iedere leerling kan bij ons zichzelf zijn en het contact tussen leerlingen en medewerkers is ongedwongen.

Verantwoordelijkheden/functiekenmerken

Per 1 augustus 2026zoeken wij een allround administratieve medewerker voor de leerlingadministratie en de financiële administratie voor circa 0,8 FTE.

• Leerlingadministratie
• Registreren en actualiseren van leerlinggegevens in het administratiesysteem Magister.
• Het verwerken van in-, door- en uitstroom van leerlingen gedurende een schooljaar;
• Aanmeldproces van nieuwe brugklasleerlingen.
• Ondersteunen bij de organisatie van open dagen, ouderavonden, informatieavonden en diploma-uitreikingen.
• Je verstrekt informatie aan leerlingen, ouders en collega's.
• Examensecretariaat: verzorgen van de pooling, versturen en verwerken van examens voor 2e correctie.
• Financiële administratie
• Controleren, coderen en verwerken van facturen.
• Verwerken van ouderbijdragen, excursiegelden en andere leerlinggebonden betalingen, inclusief het versturen van betaalverzoeken of herinneringen.
• Algemene administratieve ondersteuning
• Beheren van het (digitale) archief van leerling- en financiële documenten volgens de geldende bewaartermijnen.
• Signaleren van knelpunten of onregelmatigheden in administratieprocessen en meedenken over verbetervoorstellen.
• Beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail of balie over administratieve procedures, inschrijvingen of betalingen.
• Ondersteunen bij de overgang van leerlingen tussen schooljaren, zoals het aanmaken van rapporten en diploma’s.

Als administratief medewerker leerlingenadministratie en financiële administratie maak je onderdeel uit van het administratieteam. Je hebt contacten met leerlingen, medewerkers en ouders. Je hebt een divers takenpakket.

• Je hebt aantoonbare ervaring als administratief medewerker, bij voorkeur in het onderwijs.
• Je hebt kennis en ervaring met administratieve automatiseringssystemen. Ervaring met Magisteris een pré.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
• Je hebt ervaring in het werken met Office365.
• Je bent een enthousiaste teamspeler die ook goed zelfstandig kan werken.
• Je bent nauwkeurig en accuraat.
• Je voelt je thuis in een dynamische omgeving.
• Je bent bereid om zo nodig aanvullende scholing te volgen.

Wat wij bieden

• Een functie op een school met fijne leerlingen, een goede sfeer en een veilig omgeving.
• Een fijn team van collega’s.
• Een salaris volgens CAO-VO en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.Het betreft een functie die gehonoreerd wordt in maximum schaal 6 conform CAO VO. De inschaling is afhankelijk van opleidingsniveau en werkervaring.

Voel je welkom bij PCOU Willibrord. Een scholengroep waar je kunt rekenen op een rijke diversiteit aan collega’s met een groot onderwijshart. Waar we elkaar waarderen, juist ook waar we verschillen en anders denken. We hebben lef en zijn ambitieus.Op onze 44 scholen in Utrecht, De Meern, Vleuten, Breukelen, Maarssen, Nieuwegein, Vianen en IJsselstein voor primair, voortgezet en gespecialiseerd onderwijs, gaan we samen voor de beste ontwikkelkansen voor iedere leerling én voor onze 2.800 medewerkers. Groots voor elkaar!

Nadere informatie met betrekking tot de vacature is te verkrijgen bij rector mevrouw W. Schaveling via tel: [phone].