Administratief medewerker (24–40 uur)

Klimaatstarters; Amsterdam; On-site; EUR 29,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling

Laptop van de zaak

Interne trainingen

Job summary

Klimaatstarters is een snelgroeiend adviesbureau in Amsterdam dat energielabels, WWS-analyse en verduurzamingsadviezen levert. Als administratief medewerker zorg je voor planning, dossierbeheer en subsidies, met ruimte voor eigen inbreng en groei binnen het team.

Je werkt aan offertes, facturen en CRM-gegevens, en ondersteunt de adviseur bij projecten tot oplevering. Een proactieve, nauwkeurige houding en sterke Nederlandsvaardigheid zijn vereist.

Qualifications

• Een afgeronde opleiding op MBO 3- of 4-niveau in een administratieve of financiële richting.
• Ervaring in een administratieve of planningsfunctie is een pré.
• Ervaring met subsidieaanvragen (ISDE) is een pluspunt maar geen vereiste.
• Nauwkeurig; een fout in een factuur, dossier, subsidieaanvraag of agenda valt jou op.
• Georganiseerd en zelfstandig, en je houdt overzicht als het druk is.
• Digitaal vaardig; ervaring met een CRM, planningssysteem of boekhoudpakket is prettig, en wij leiden je op in ons systeem.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift

Responsibilities

• Opnames, bezichtigingen en projectbezoeken inplannen door heel Nederland, rekening houdend met reisafstand en agenda van de adviseur.
• Afspraken bevestigen, wijzigingen doorvoeren en bewoners of beheerders op de hoogte houden.
• Subsidieaanvragen voorbereiden en indienen, zoals ISDE, en de voortgang bewaken tot de toekenning.
• Dossiers compleet maken en controleren: klantgegevens, documenten, foto's, rapporten en bewijsstukken voor subsidies.
• Offertes en facturen opstellen, versturen en bijhouden.
• Betalingen controleren en debiteuren vriendelijk maar duidelijk herinneren.
• Gegevens invoeren en actueel houden in ons eigen CRM-systeem.
• De voortgang van lopende dossiers bewaken en bijsturen vóór deadlines.
• Telefoon en e-mail beantwoorden en klantvragen doorzetten naar de juiste collega.
• Knelpunten signaleren en een betere werkwijze voorstellen; wat jij slimmer inricht, blijft zo

Skills

Nauwkeurig

Georganiseerd

Digitale vaardigheden

Nederlands vaardig

Education

MBO 3/4 in administratie/financiën

Tools

CRM

Planningssysteem

Boekhoudpakket

Job description

Klimaatstarters is een snelgroeiend adviesbureau voor energieadvies, WWS-optimalisatie (het puntensysteem voor huurwoningen) en verduurzaming, gevestigd aan de De Lairessestraat in Amsterdam. Wij werken voor particuliere vastgoedeigenaren, institutionele beleggers, family-offices, ontwikkelaars, VvE's en gemeenten.

Wat ons onderscheidt: wij stoppen niet bij het rapport. Onze adviseurs stellen het plan op: energielabel, WWS-analyse, verduurzamingsadvies en businesscase. Daarna nemen onze projectbegeleiders de uitvoering over. Isolatie, HR++ en triple glas, warmtepompen, zonnepanelen, ventilatie: wij coördineren én realiseren het. Eén partij, van advies tot oplevering.

Achter die keten zit veel planning en papierwerk. Een opname vraagt om een bewoner die thuis is en een adviseur die op tijd vertrekt. Daarna levert elke opname een dossier op, vraagt elk verduurzamingsproject om een subsidieaanvraag en eindigt elke oplevering met een factuur. Gaat daar iets mis, dan staat iemand voor een dichte deur, loopt een klant subsidie mis of blijft een betaling liggen. Voor onze groei zoeken we een administratief medewerker die zorgt dat de planning klopt en de administratie op orde is en blijft.

• Opnames, bezichtigingen en projectbezoeken inplannen door heel Nederland, rekening houdend met reisafstand, beschikbaarheid van bewoners en de agenda van de adviseur
• Afspraken bevestigen, wijzigingen doorvoeren en bewoners of beheerders op de hoogte houden
• Subsidieaanvragen voorbereiden en indienen, zoals ISDE en gemeentelijke regelingen, en de voortgang bewaken tot de toekenning
• Dossiers compleet maken en controleren: klantgegevens, documenten, foto's, rapporten en bewijsstukken voor subsidies
• Offertes en facturen opstellen, versturen en bijhouden
• Betalingen controleren en debiteuren vriendelijk maar duidelijk herinneren
• Gegevens invoeren en actueel houden in ons eigen CRM-systeem, zodat iedereen met dezelfde informatie werkt
• De voortgang van lopende dossiers bewaken en aan de bel trekken voordat een deadline in gevaar komt
• Telefoon en e-mail beantwoorden en klantvragen doorzetten naar de juiste collega
• Knelpunten signaleren en een betere werkwijze voorstellen; wat jij slimmer inricht, blijft zo

Wat wij vragen

• Een afgeronde opleiding op MBO 3- of 4-niveau in een administratieve of financiële richting
• Ervaring in een administratieve of planningsfunctie is een pré
• Ervaring met subsidieaanvragen, bijvoorbeeld ISDE, is een pluspunt maar geen vereiste
• Nauwkeurig: een fout in een factuur, dossier, subsidieaanvraag of agenda valt jou op
• Georganiseerd en zelfstandig, en je houdt overzicht als het druk is
• Je durft een adviseur te bellen als de planning niet klopt, of een collega aan te spreken als er iets ontbreekt in een dossier
• Digitaal vaardig; ervaring met een CRM, planningssysteem of boekhoudpakket is prettig, en wij leiden je op in ons systeem
• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift

Wat wij bieden

• Contract voor 24 tot 40 uur, 7 maanden met 1 maand proeftijd, met uitzicht op vast
• Salaris tussen 2.600 en 3.900 euro bruto per maand bij 40 uur, afhankelijk van ervaring
• Kantoortijden 08:30 tot 17:00; bij parttime kies je in overleg je dagen
• Pensioenregeling
• Laptop van de zaak
• Interne training over onze diensten, zodat je weet waar de dossiers over gaan
• Ruimte om de functie naar eigen inzicht vorm te geven
• Doorgroeimogelijkheden richting Officemanager in een bedrijf dat hard groeit
• Vrijdagmiddagborrel

Bijzondere projecten die via jouw bureau lopen

• Monumentale grachtenpanden, waar een opname vaak om een sleutelafspraak met de beheerder en extra documentatie vraagt
• Vastgoedportefeuilles van beleggers en family-offices: tientallen adressen die in één reeks gepland worden, elk met een eigen dossier en factuur
• Gemeentelijke trajecten, zoals Verduurzamen Woningen Zaandam Oost, met honderden bewoners die allemaal een afspraak, een compleet dossier en vaak een subsidieaanvraag nodig hebben
• Renovatie- en transformatieprojecten waarbij offertes, meerwerk en facturen van meerdere partijen moeten aansluiten