Administratief medewerker

Van Dijk Employment Services; Wieldrecht; On-site; EUR 16,000 - 29,000; Part time

Job summary

Van Dijk Employment Services zoekt een technisch administratief medewerker ter ondersteuning van het HWBP-projectteam bij waterschap Scheldestromen. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert en bewaakt besluiten.

Je werkt nauw samen met interne en externe partijen, beheert documentatie in Microsoft 365 en SharePoint en bent 12-25 uur per week beschikbaar op de Zeeland-locatie.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar ervaring als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker.
• Vaardig met Microsoft 365-apps zoals Outlook, Word en Teams.
• Bereid om fysiek op de werklocatie in Zeeland aanwezig te zijn.

Responsibilities

• Bereiden en plannen van projectteamvergaderingen en overige overleggen.
• Notuleren en verslagleggen van vergaderingen.
• Afspraken en actiepunten vastleggen en opvolgen.
• Coördineren overleggen met interne en externe partijen.
• Verzamelen en verspreiden van vergaderstukken en informatie.
• Beheren van projectdocumentatie in Microsoft 365 en SharePoint.
• Signaleren van openstaande acties en deadlines.

Skills

Projectondersteuning

Administratieve vaardigheden

Secretarieel werk

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Teams

Job description

Je ondersteunt het HWBP(Hoogwaterbeschermingsprogramma)-projectteam bij waterschap Scheldestromen met organisatorische en secretariële werkzaamheden. Zo draag je bij aan een goede voortgang van dit belangrijke project.

Waar kom je terecht?

Als waterschapper werk je dagelijks aan de veiligheid en het welzijn van Zeeland, met uitdagingen als zeespiegelstijging en de beschikbaarheid van zoetwater. Voor het HWBP-projectteam is tijdelijk extra capaciteit nodig in de vorm van een technisch administratief medewerker.

Je ondersteunt het projectteam bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden en werkt nauw samen met de verschillende teamleden. Vanuit je rol heb je daarnaast contact met diverse interne en externe betrokkenen.

Wat ga je doen?

• Je bereidt projectteamvergaderingen en overige overleggen voor, plant deze in en organiseert ze.
• Je notuleert projectteamvergaderingen en zorgt voor een correcte verslaglegging.
• Je legt afspraken, actiepunten en besluiten vast en bewaakt deze.
• Je organiseert en coördineert overleggen met interne en externe partijen.
• Je verzamelt en verspreidt relevante vergaderstukken en informatie.
• Je ondersteunt bij het beheren en structureren van projectdocumentatie en verwerkt informatie in Microsoft 365 en SharePoint.
• Je signaleert openstaande acties, ontbrekende informatie en naderende deadlines en zorgt voor opvolging.

Wat breng je mee?

Eisen

• minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker
• werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
• bereid en in staat om gedurende de opdracht op de vereiste werkdagen fysiek aanwezig te zijn op de werklocatie in Zeeland

Wensen

• minimaal 3 jaar werkervaring als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker
• minimaal 2 jaar werkervaring met het ondersteunen van een project- of programmateam
• ervaring met zowel het organiseren van overleggen als het notuleren en bewaken van actiepunten
• werkervaring met SharePoint voor document- en/of informatiebeheer
• ervaring met het uitvoeren en administratief verwerken van bestellingen
• minimaal 1 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie en/of technische of infrastructurele projectomgeving

Kenmerken

Parttime: 12-25 uur, de daadwerkelijke inzet wordt in overleg bepaald en kan afhankelijk zijn van de werkzaamheden en planning binnen het project
Verwachte looptijd: zo snel mogelijk voor 4 maanden
Locatie: Zeeland

Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp'er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Waarom kiezen voor Van Dijk?

Wij werken aan de mooiste projecten in de ruimtelijke ordening en infrastructuur door heel Nederland. Dit doen we samen met de rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en andere (semi)overheden. Bij ons heb je een zeer grote kans dat je op het juiste project terechtkomt, want we luisteren naar wat jij wilt en waar de opdrachtgever echt naar op zoek is. Je ervaart onze kernwaarden Betrouwbaar: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen, Professioneel: we maken verwachtingen waar en Betrokken: we hebben aandacht voor je.