Administratief medewerker

Offiss; Almere; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Offiss zoekt een Administratief Medewerker Operations in Almere voor 36-40 uur per week. Je regelt en bewaakt administratieve en logistieke taken rondom trainingen en events, en ondersteunt instructeurs en cursisten in een dynamische omgeving.

Je hebt een MBO-diploma in administratie/secretariaat, uitstekende Engels- en Nederlandse vaardigheden en uitgebreide MS Office-kennis. Het team bestaat uit ongeveer 10 medewerkers en er ligt aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en service.

Qualifications

• Minimaal een MBO-diploma in een administratieve/secretariële richting of een servicegerichte opleiding.
• Ervaring met administratieve taken in front- en backoffice is een must.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Engels en bij voorkeur ook in het Nederlands.
• Goede kennis van MS Office: Word en Excel (formules, draaitabellen).
• Je bent zelfstandig, stressbestendig en klantgericht.

Responsibilities

• Coördineren en ondersteunen van instructeurs, inclusief cursusmateriaal, deelnemerslijsten en huiswerkcontroles.
• Ondersteuning bieden aan cursisten bij voorbereiding, zoals uitnodigingen, herinneringen en Teams-links.
• Administratieve afhandeling na cursussen: certificaten en materiaal opslaan.
• Beheren van cursistenadministratie, inschrijvingen, verwijderingen en locaties.
• Beheren van certificeringsprocessen.

Skills

Plan/organiseren

Klantenservice

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-diploma administratie/secretariaat

Tools

MS Office

Word

Excel

Job description

Voor een innovatief en dynamisch bedrijf in Almere zijn wij op zoek naar een Administratief Medewerker voor 36-40 uur per week. Ben jij een ster in plannen en organiseren? Vind jij het geweldig om in een gezellig team te werken en ben jij een ster in het organiseren van trainingen en events, in een omgeving waar je kunt groeien en ontwikkelen? Ben jij een administratieve duizendpoot met oog voor detail en service? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Over deze functie

In de rol van Administratief Medewerker Operations ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en logistieke taken, waaronder:

• Coördineren en ondersteunen van instructeurs, waaronder het faciliteren van cursusmateriaal, deelnemerslijsten, en huiswerkcontroles.
• Ondersteuning bieden aan cursisten bij de voorbereiding, zoals het versturen van uitnodigingen, herinneringen en het aanmaken van Teams-links voor online cursussen.
• Administratieve afhandeling na afloop van cursussen, zoals het versturen van certificaten en het opslaan van cursusmateriaal.
• Beheren van de cursistenadministratie, bijvoorbeeld het inschrijven en verwijderen van deelnemers, en het aanpassen van de cursuslocaties.
• Het beheren van certificeringsprocessen.

Logistieke ondersteuning:

• Boeken van hotels, taxi’s en vluchten voor medewerkers, consultants en bezoekers.
• Coördineren van dagelijkse transfers en accommodatie voor cursisten.
• Assisteren bij het organiseren van conferenties, vergaderingen en evenementen.
• Voorbereiden van immigratiedocumenten en uitnodigingsbrieven.
• Verzuren van wekelijkse en maandelijkse rapportages over logistiek.

Operationele ondersteuning en guestservice:

• Service verlenen aan cursisten en gasten: het ontvangen van bezoekers, het beantwoorden van vragen via mail en telefoon, het verzenden van pakketten, verzenden van laptops, etc.
• Verantwoordelijk voor inkoopadministratie, het volgen van bestellingen en andere facilitaire diensten.
• Ondersteunen van projecten en deelnemen aan vergaderingen.

Je hebt een aantal jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie. Je vindt het leuk om ook op een informele manier met je collega’s om te gaan. Daarnaast hecht onze opdrachtgever belang aan:

• Je hebt minimaal een MBO-diploma in een administratief/secretariële richting of een servicegerichte opleiding.
• Ervaring met administratieve taken in zowel front- als backoffice is een must.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in het Engels en bij voorkeur ook in het Nederlands.
• Je hebt een goede kennis van MS Office: Microsoft Word en Excel (formules, draaitabellen).
• Je bent zelfstandig en stressbestendig, je hebt een flexibele werkhouding en een proactieve werkinstelling.
• Je bent klantgericht, dienstverlenend, je werkt nauwkeurig en bent in staat zelfstandig problemen op te lossen.

Organisatie

Indien je kiest voor deze opdrachtgever dan kom je terecht in een professionele omgeving waar persoonlijke ontwikkeling en teamwork centraal staan. Je werkt nauw samen met diverse teams om een uitstekende service te leveren. Het team waar jij in komt te werken bestaat uit 10 medewerkers.

Het salaris is marktconform en afhankelijk van leeftijd en ervaring.