Administrateur Vastgoedmanagement

Universiteit van Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

13e maand

Ruime vakantieregeling

Vers fruit op locatie

Stoelmassages

Job summary

UvA zoekt een administratieve professional die het Vastgoedmanagement team ondersteunt bij veiligheid, tekeningen en vergunningen. Je bent het centrale aanspreekpunt en bewaakt de verwerkingen en uitgifte van documenten.

Je werkt nauw samen met OM, TM en PM, ondersteunt projectcoördinatie en HR-/inkoopprocessen. Het kantoor ligt op Amsterdam en biedt ruimte voor professionele ontwikkeling.

Qualifications

• Ervaring met administratief werk in een projectomgeving is vereist.
• Kennis van vastgoed of facility management is een pré.
• Nauwkeurig, gestructureerd en proactief in het opvolgen van afspraken.

Responsibilities

• Verzorgen van projectondersteuning en veiligheid rondom projecten.
• Beheer van tekeningen, documenten en Planon-aanvragen.
• Verstrekken van centralen informatie en beantwoorden van vragen.
• Ondersteunen van teamleider en afdelingen OM, TM en PM bij administratieve taken.
• Coördineren van korte projectondersteunende taken en HR-/inkoopformulieren.

Skills

Project ondersteuning

Administratieve vaardigheden

Teamcoördinatie

Communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

Education

MBO-4 secretarieel / facilitair

Tools

Planon

SharePoint

Outlook

Excel

eHerkenning

Job description

Jij maakt het verschil

In deze veelzijdige functie ben je het centrale aanspreekpunt voor ons team en zorg jij samen met je collega's voor een veilige en optimaal georganiseerde werkomgeving. Team Vastgoedmanagement zoekt een administrateur die de administratie rond gebouwveiligheid, tekeningen en vergunningen in goede banen leidt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen, zorgt dat aanvragen en wijzigingen goed worden verwerkt en houdt overzichten actueel. Daarnaast ondersteun jij de teamleider en de teamleden van Vastgoedmanagement (VM) en de afdelingen Onderhoudsmanagement (OM), Technisch management (TM) en Projectmanagement (PM) bij uiteenlopende administratieve en organisatorische vraagstukken.

Dit ga je doen

Jouw takenpakket is breed en uitdagend. Je schakelt moeiteloos tussen projectondersteuning, administratie en teamcoördinatie:

• Projectondersteuning & Veiligheid: Je stemt veiligheidsvoorzieningen af met projectleiders, stuurt wijzigingen door naar onze externe uitvoerder (Peoplepower) en bewaakt de verwerking hiervan. Daarnaast controleer je of de fysieke veiligheidsmiddelen perfect matchen met de ontruimingstekeningen en plan je veiligheidsinstructies, pictogrammen en blusmiddelen in;
• Tekeningen- & Documentatiebeheer: Je zorgt dat aangepaste veiligheidstekeningen geprint en verspreid worden naar de BHV en gebouwbeheer. Oude exemplaren vervang je direct. Ook pak je de administratieve opvolging en Planon-aanvragen voor deze tekeningen op in opdracht van de vergunningscoördinator;
• Vergunningen & Gemeente administratie: Je beheert de registratie, verlengingen en factuurcontrole van zendvergunningen. Daarnaast ondersteun en administreer je alles rondom de sleutelmobiel, eHerkenning en de diensten van de gemeente Amsterdam (zoals het DSO);
• Centraal Aanspreekpunt: De mailbox is jouw domein; jij beantwoordt ad-hoc vragen zelfstandig of zet ze direct door naar de juiste collega;
• Projectcoördinatie: Je stuurt en bewaakt (samen met een studentmedewerker) het tijdelijke project voor de vernieuwing van vluchtwegplattegronden per campus;
• Team- & Afdelingssupport: Je bent de rechterhand van de teamleider en biedt brede ondersteuning aan de afdelingen OM, TM en PM. Je zet HR- en inkoopformulieren klaar, plant overleggen, bereidt vergaderstukken voor en beheert actie- en contactlijsten. Ook registreer je aanvragen via de Vastgoed Copilot en spring je bij waar de nood het hoogst is.

Dit vragen we van jou

• Mbo-4 werk- en denkniveau, in de richting van (juridisch) secretarieel of facilitair;
• Ervaring met administratief werk in een projectomgeving; ervaring in vastgoed of facility management is een pré;
• Basiskennis van gebouwveiligheid: BHV, vluchtwegen en brandveiligheidsvoorzieningen;
• Het kunnen lezen van plattegronden en veiligheidstekeningen;
• Basisbegrip van vergunningen, het Omgevingsloket en eHerkenning;
• Je hebt ervaring met de systemen Planon, SharePoint, Outlook en Excel; eHerkenning en de digitale diensten van de gemeente Amsterdam, zoals het DSO;
• Je bent nauwkeurig, gestructureerd en proactief in het opvolgen en bewaken van afspraken;
• Je bent communicatief sterk en weet makkelijk te schakelen tussen projectleiders, adviseurs en externe partijen zoals Peoplepower;
• Je bent flexibel en breed inzetbaar: je weet goed te prioriteren tussen vaste taken en ondersteuningsvragen uit verschillende teams (ook bij pieken).

Dit bieden we jou

Een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie. Je krijgt ruimte om je expertise in te zetten én verder te ontwikkelen.

Naast een goed salaris van minimaal €3202,- tot €4.159,- bruto per maand (op basis van 38 uur exclusief 8% vakantiegeld, een 13e maand met een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime vakantieregeling, bieden wij jou:

• Een jaarcontract met een proeftijd van twee maanden, met uitzicht op een vast contract na 1 jaar;
• Mooie projecten waarmee je het verschil kunt maken;
• Een enthousiast team met echte vakspecialisten en sparringpartners in de techniek;
• De bijzondere dynamiek van twee grote instellingen (UvA en HvA);
• Leuke teamuitjes en activiteiten;
• Vers fruit op locatie en mogelijkheid tot het boeken van stoelmassages.

Hier kom je te werken

Welkom bij het team Vastgoedmanagement van de afdeling Huisvesting. Het team Vastgoedmanagement, waar deze functie gepositioneerd is, is verantwoordelijk voor vastgoedmanagementinformatie, organisatie- en procesondersteuning, verhuur en het energiebedrijf.

Met dit, in samenstelling nieuwe team, bestaande uit 10+ personen, bouwen we samen aan de ontwikkeling van onze afdeling. Dit doen wij door ervoor te zorgen dat alle vastgoedmanagementinformatie accuraat, volledig en betrouwbaar wordt vastgelegd en beschikbaar is voor onze afdeling. Denk hierbij aan een As-Built-omgeving voorzien van alle tekeningen, BIM-informatie en vastgoedgegevens van onze portefeuille. We ondersteunen afdelingsprocessen met (management)informatie, administratie en procesondersteuning. En daarnaast verzorgen we de verhuur aan derden. Met het Energiebedrijf kopen en administreren we energie in voor UvA en HvA, optimaliseren we het energieverbruik, verduurzamen we het vastgoed en managen we de netcongestie.

We bouwen aan een heldere route met een ambitieuze koers, we voorzien de HvA en de UvA van passend, toekomstgericht vastgoed. Samen bouwen we de werkvoorraad op, bepalen we de te leveren kwaliteit en maken we een optimale verbinding met de medewerkers van onze afdeling.

We werken verspreid over onze campussen. Daarbij zoeken we naar een balans tussen persoonlijke en online ontmoetingen, en tussen werken op locatie en thuis. Ons kantoor op de Hogehilweg in Amsterdam-Zuidoost vormt de uitvalsbasis van onze afdeling. De metro stopt daar voor de deur.

Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Michael Klotz, teamleider Vastgoed Management.

• Mobiel: 06 34 65 24 99
• E-mail: [e-mail]