Pembantu Peribadi kepada MD

Colt Engineering; Seberang Perai; On-site; MYR 100,000 - 150,000; Full time

Job summary

Syarikat Kejuruteraan yang terkemuka di Malaysia sedang mencari individu untuk peranan Sokongan Pentadbiran. Tanggungjawab termasuk mengurus kalendar MD, mengendalikan komunikasi, dan menyokong pengurusan projek. Calon yang ideal harus mampu menangani maklumat sensitif dengan kerahsiaan dan profesionalisme. Peluang untuk berkembang dalam persekitaran yang dinamik dan menyokong, serta terlibat dalam acara korporat.

Responsibilities

• Urus kalendar MD, termasuk penjadualan mesyuarat, janji temu dan pengaturan perjalanan.
• Bertindak sebagai titik hubungan pertama, mengendalikan surat-menyurat dan panggilan telefon.
• Atur dan sediakan dokumen, pembentangan dan laporan untuk mesyuarat.
• Menghadiri mesyuarat bersama MD, ambil minit, dan buat susulan tentang perkara tindakan.
• Mengawasi pejabat MD, memastikan ia berjalan lancar dan teratur.
• Draf dan uruskan komunikasi bagi pihak MD.
• Berhubung dengan pasukan dalaman, pihak berkepentingan luar dan pelanggan untuk menyelaraskan mesyuarat dan komunikasi.
• Urus dan kemas kini profil syarikat, tapak web dan saluran komunikasi lain yang dihadapi oleh orang ramai.
• Rancang dan selaraskan pengaturan perjalanan domestik dan antarabangsa yang kompleks, termasuk penginapan, pengangkutan dan jadual perjalanan.
• Menyokong MD dalam menyelia projek khas dan inisiatif strategik.
• Mengadakan dan menyelaraskan acara korporat, mesyuarat dan persidangan.
• Mengendalikan maklumat sensitif dengan penuh kerahsiaan dan profesionalisme.

Job description

Sokongan Pentadbiran

• Urus kalendar MD, termasuk penjadualan mesyuarat, janji temu dan pengaturan perjalanan.
• Bertindak sebagai titik hubungan pertama, mengendalikan surat-menyurat dan panggilan telefon.
• Atur dan sediakan dokumen, pembentangan dan laporan untuk mesyuarat.
• Menghadiri mesyuarat bersama MD, ambil minit, dan buat susulan tentang perkara tindakan.
• Mengawasi pejabat MD, memastikan ia berjalan lancar dan teratur.

Pengurusan Komunikasi

• Draf dan uruskan komunikasi bagi pihak MD.
• Berhubung dengan pasukan dalaman, pihak berkepentingan luar dan pelanggan untuk menyelaraskan mesyuarat dan komunikasi.
• Utamakan e-mel, panggilan dan komunikasi lain untuk memastikan respons tepat pada masanya.
• Urus dan kemas kini profil syarikat, tapak web dan saluran komunikasi lain yang dihadapi oleh orang ramai.

Penyelarasan Perjalanan

• Rancang dan selaraskan pengaturan perjalanan domestik dan antarabangsa yang kompleks, termasuk penginapan, pengangkutan dan jadual perjalanan.
• Memastikan rancangan perjalanan diselaraskan dengan objektif perniagaan dan menjangkakan sebarang isu perjalanan yang berpotensi.

Pengurusan Projek

• Menyokong MD dalam menyelia projek khas dan inisiatif strategik.
• Pantau tuntutan dan kemajuan projek, jejak tarikh akhir, dan susulan ke atas penghantaran untuk memastikan pelaksanaan tepat masanya (projek Utara).
• KPI Pengurus Utama.

Perancangan Acara

• Mengadakan dan menyelaraskan acara korporat, mesyuarat dan persidangan.
• Urus logistik seperti tempahan tempat, katering, dan pengurusan peserta.

Kerahsiaan Dan Kebijaksanaan

• Mengendalikan maklumat sensitif dengan penuh kerahsiaan dan profesionalisme.
• Lindungi privasi MD dan pastikan tahap budi bicara yang tinggi dalam semua perkara.