HR - ADMIN ASISSTANT

Sidah Catering Services; Shah Alam; On-site; MYR 39,000 - 58,000; Full time

Job summary

Sidah Catering Services sedang mencari pembantu pentadbiran pejabat yang komited untuk menyokong HR, payroll, dokumentasi, data entry, pengurusan sistem dan invois digital serta operasi harian syarikat. Peranan ini turut membantu pengurusan pekerja asing termasuk FOMEMA, levi, permit, pas kerja dan dokument berkaitan mengikut arahan HR Department.

Calon perlu cekap menyusun dokumen, penyedia payslip, dan mengemaskini rekod HR secara teratur.

Qualifications

• Membantu pentadbiran HR, payroll dan dokumentasi.
• Berkeupayaan data entry dan penyusunan rekod kewangan asas.
• Mahir penggunaan Excel dan AutoCount untuk penyeliaan perakaunan.
• Pengendalian invois secara digital mengikut arahan HR.

Responsibilities

• Mencipta, menyusun, mengemaskini dan menyimpan dokumen syarikat secara fizikal dan digital.
• Menyediakan payslip, bantu pengiraan gaji pekerja dan pembayaran gaji setiap 6 haribulan.
• Mengemaskini rekod pinjaman pekerja dan rekod pentadbiran.
• Menyelia fail HR seperti kehadiran, cuti, MC, lantikan, penamatan dan surat berkaitan.
• Menyusun dokumen calon, borang kerja, sesi temuduga, dan penyusunan database calon.
• Mengurus dokumen pekerja asing termasuk pasport, permit, pas kerja, kontrak dan insurans.
• Menyemak tarikh pemeriksaan FOMEMA, rekod keputusan dan susulan mengikut arahan HR.
• Mengemaskini data jualan, invois, bayaran dan rekod pelanggan ke dalam Excel/AutoCount.

Skills

HR support

Payroll processing

Data entry

Documentation

Excel

AutoCount

e-Invoice

Tools

AutoCount

Google Drive

e-Invoice system

Job description

Jawatan ini bertanggungjawab membantu urusan pentadbiran pejabat serta memberi sokongan kepada urusan HR, payroll, dokumentasi, data entry, pengurusan sistem/fail digital, AutoCount, e-Invoicedan sokongan operasi harian syarikat. Jawatan ini juga membantu pengurusan pekerja asing termasukurusan FOMEMA, levi, permit, pas kerja dan dokumen berkaitan mengikut arahan HR Department/pihak pengurusan.

Tanggungjawab Utama :

• Mencipta, menyusun, mengemaskini dan menyimpan dokumen syarikat secara fizikal dandigital termasuk invois, surat-menyurat, resit, kontrak, memo dan dokumen berkaitan.
• Menyediakan payslip, membantu pengiraan gaji pekerja operasi dan membantu proses pembayarangaji pekerja pada setiap 6 haribulan setiap bulan.
• Mengemaskini rekod pinjaman pekerja dan rekod berkaitan pentadbiran pekerja.
• Membantu kerja-kerja HR Assistant termasuk mengemaskini fail pekerja, rekod kehadiran, cuti, MC,dokumen lantikan, confirmation, warning letter, resignation, termination dan dokumen HR lain mengikut arahan HR Department/pihak pengurusan.
• Membantu proses pengambilan pekerja seperti menyusun dokumen calon, menyediakan borang permohonan kerja, mengatur sesi temuduga, mengemaskini database calon dan membantu penyediaan surat tawaran kerja apabila diperlukan.
• Membantu menguruskan dokumen pekerja asing termasuk penyusunan rekod passport, permit, paskerja, kontrak kerja, insurans dan dokumen sokongan yang berkaitan.
• Membantu urusan FOMEMA pekerja asing termasuk semakan tarikh pemeriksaan, penyediaan dokumen, penyusunan rekod keputusan dan follow up status mengikut arahan HR Department/pihak pengurusan.
• Membantu urusan levi, permit, pembaharuan pas kerja, dokumen imigresen, PLKS atau perkara lain berkaitan pekerja asing tertakluk kepada arahan dan kelulusan pihak pengurusan/HR
• Memastikan semua tarikh penting berkaitan pekerja asing seperti tamat tempoh passport, permit, FOMEMA, insurans dan dokumen berkaitan direkod serta dimaklumkan lebih awal kepada HR Department/pihak pengurusan.
• Mengemaskini status jualan dan rekod pelanggan ke dalam Excel secara harian mengikut arahan pihak pengurusan.
• Membantu menurunkan order menu kepada pihak kitchen sekiranya terdapat arahan/order dari pihak pengurusan.
• Menjawab panggilan telefon, mengendalikan emel syarikat, menyediakan surat-menyurat dan memodalaman.
• Memastikan ruang pejabat, bilik mesyuarat, pantry dan tandas sentiasa kemas, bersih dan tersusun.
• Mengurus jadual temujanji, mesyuarat dan kalendar syarikat serta membantu memastikan urusan pentadbiran pejabat dan operasi syarikat berjalan lancar.
• Mengemaskini dan memasukkan data berkaitan jualan, invois, bayaran, rekod pelanggan atau dokumen kewangan asas ke dalam sistem AutoCount mengikut arahan pihak pengurusan.
• Membantu proses penyediaan dan pengemaskinian maklumat e-Invoice.
• Memastikan semua data yang dimasukkan ke dalam Excel, AutoCount, Google Drive dan sisystem Invoice adalah tepat, lengkap dan dikemaskini dari semasa ke semasa.
• Melaksanakan tugasan ad-hoc berkaitan pentadbiran pejabat, dokumentasi, payroll/HR support, pengurusan pekerja asing dan sokongan operasi syarikat dari semasa ke semasa mengikut arahan pihak pengurusan.