Facilities Coordinator

Jones Lang LaSalle Incorporated; Monterrey; On-site; MXN 335,000 - 536,000; Full time

Benefits offered by this job

Prestaciones de ley

Job summary

Jones Lang LaSalle Incorporated busca un Coordinador/a de Facilities para supervisar proveedores y coordinar operaciones en Monterrey, NL. Gestionar el alcance, cotizaciones y órdenes de compra, asegurando cumplimiento de contratos y estándares.

El rol requiere Licenciatura en administración, ingeniería o arquitectura y al menos 3 años de experiencia en gestión de proveedores, mantenimiento y control presupuestal. Ubicación: Apodaca NL, horario L-V. Prestaciones de ley.

Qualifications

• Licenciatura en administración, ingeniería o arquitectura.
• Al menos 3 años de experiencia en gestión de proveedores.
• Experiencia en mantenimiento, instalaciones y control de presupuesto.

Responsibilities

• Gestionar proveedores de bienes y/o servicios.
• Solicitar cotizaciones y evaluar alcance técnico y comercial.
• Generar órdenes de compra con las mejores propuestas.
• Supervisar desempeño y cumplimiento de contratos.
• Coordinar programación de actividades con el Facilities Manager.
• Verificar facturas y documentación antes de su procesamiento.

Skills

Gestión de proveedores

Coordinación de equipos

Negociación

Control de presupuesto

Education

Licenciatura en administración/ingeniería/arq.

Job description

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Coordinar y supervisar las operaciones de proveedores de bienes y/o servicios, asegurando la entrega eficiente de dichos bienes y/o servicios. Actuar como punto de contacto operativo entre JLL, proveedores y el cliente, garantizando el cumplimiento de estándares de calidad, políticas de salud, seguridad y medio ambiente, objetivos de nivel de servicio (SLA), así como; el control de presupuesto previamente asignado, aplicando en todo momento las políticas financieras y de proveeduría de JLL.

Responsabilidades Principales

Gestión de Proveedores

• Generar junto al Facilities Manager los alcances de cada uno de los proveedores de bienes y/o servicios.
• Solicitar cotizaciones a los proveedores de bienes y/o servicios, esto; con base en el alcance previamente definido con el Facilities Manager.
• Evaluar y negociar alcance técnico y comercial de las cotizaciones de proveedores de bienes y/o servicios, esto; con base en las necesidades del cliente y JLL.
• Generar órdenes de compra con las mejores propuestas técnicas y comerciales de proveedores de bienes y/o servicios, esto; con base en las necesidades del cliente y JLL.
• Supervisar el desempeño de proveedores de bienes y/o servicios, verificando cumplimiento de contratos y estándares de calidad.
• Coordinar la programación de actividades y/o entregas junto al Facilities Manager para minimizar impacto en operaciones del cliente.
• Validar facturas y documentación de servicios y entregas antes de su procesamiento, evitar el pago a proveedores sin evidencias y/o respaldo del servicio (reportes técnicos debidamente firmados) y/o entrega (remisiones o ingresos en almacén debidamente firmados).

Coordinación Operativa

• Supervisar las operaciones desarrolladas por los proveedores de bienes y/o servicios (mantenimiento preventivo y/o correctivo, construcción y/o instalaciones, servicios generales, suministro de materiales, refacciones e insumos, así como cualquier actividad desarrollada por los mismos.)
• Coordinar operación con proveedores externos y equipos internos, asegurando la entrega continua y eficiente de bienes y/o servicios.
• Realizar inspecciones regulares con los proveedores de bienes y/o servicios para identificar áreas de oportunidad o mejoras.

Atención al Cliente

• Servir en combinación con el Facilities Manager, como punto de contacto para solicitudes de bienes y/o servicios del cliente.
• Responder de manera oportuna a solicitudes y quejas del Facilities Manager y/o cliente, asegurando resolución efectiva.
• Mantener comunicación proactiva con Facilities Manager y/o cliente sobre actividades y/o entregas de los proveedores de bienes y/o servicios.

Salud, Seguridad y Medio Ambiente

• Hacer cumplir a los proveedores de bienes y/o servicios las políticas de salud, seguridad y medio ambiente de JLL y el cliente.
• Realizar inspecciones de salud, seguridad y medio ambiente junto al proveedor.
• Verificar a través de inspecciones que los proveedores de bienes y/o servicios cumplan con las políticas de salud, seguridad y medio ambiente de JLL y el cliente
• Verificar que los proveedores de bienes y/o servicios cumplan con toda la documentación solicitada por JLL y el cliente, conformando carpeta de Salud, Seguridad y Medio Ambiente Proveedor, obteniendo credencial - gafete por farte de JLL y/o cliente.
• Reportar inmediatamente incidentes de salud, seguridad y medio ambiente.
• Participar en investigaciones de incidentes de salud, seguridad y medio ambiente.
• Promover con los proveedores de bienes y/o servicios, prácticas sustentables y programas de eficiencia energética según políticas de JLL y el cliente.

Reporte y Documentación

• Preparar reportes operativos semanales y mensuales sobre desempeño de los proveedores de bienes y/o servicios (KPI & BSC).
• Mantener registros actualizados de inspecciones y cumplimiento de los proveedores de bienes y/o servicios.
• Documentar lecciones aprendidas y mejores prácticas para optimización continua.
• Gestionar documentación de garantías, manuales de equipo y certificaciones.
• Preparar reportes operativos semanales y mensuales sobre el desempeño de la posición como Facilities Coordinator, con base en los KPI previamente establecidos por JLL.

Gestión de Presupuesto

• Monitorear gastos operativos contra presupuesto aprobado, aplicando en todo momento las políticas financieras y de proveeduría de JLL.
• Identificar oportunidades de ahorro y eficiencia sin comprometer calidad de servicio.
• Apoyar en la preparación de presupuestos y proyecciones de este, aplicando inteligencia de negocio cuidando en todo momento el P&L de JLL.
• Identificar correctamente los gastos operativos con base en las subsidiarias previamente establecidas.

Requisitos del Puesto

Educación

• Licenciatura Administrativa, Ingeniería y/o Arquitectura.

Experiencia

• Mínimo 3 años de experiencia en posición similar.
• Gestión de proveedores de bienes y/o servicios.
• Coordinación de actividades de mantenimiento preventivo y/o correctivo, construcción y/o instalaciones, servicios generales, suministro de materiales, refacciones e insumos.
• Control de presupuesto previamente asignado, aplicando en todo momento buenas prácticas financieras y de proveeduría.
• Posiciones en empresas multinacionales del sector industrial.

Ubicación: Apodaca NL

Prestaciones de ley

Horario: L-V 8:00am - 5:00pm

Location: On-site –Monterrey,MEX

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