Office Manager

CONFIDENCIAL; Ciudad de México; Presencial; MXN 30,000 - 60,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa innovadora busca un Office Manager proactivo y organizado para asegurar el funcionamiento eficiente de la oficina. El candidato ideal gestionará compras, logística y apoyará al CEO en sus actividades diarias. Esta posición es clave para mantener un entorno de trabajo óptimo y seguro, supervisando proveedores y operaciones. Se valorará experiencia en negociación y manejo de información confidencial. Si eres una persona con habilidades en administración y logística, esta es una gran oportunidad para crecer profesionalmente en un ambiente dinámico.

Servicios

Compensación económica atractiva

Prestaciones de ley y superiores

Fondo de ahorro

Vales de despensa

Seguro de vida

Seguros de gastos médicos mayores y menores

Plan de desarrollo profesional

Formación

• 3 años de experiencia en compras y abastecimiento.
• Manejo avanzado de Excel y sistemas ERP.

Responsabilidades

• Supervisar el funcionamiento general de la oficina.
• Administrar la logística de vehículos y mantenimiento.
• Gestionar relaciones con proveedores y adquisición de insumos.

Conocimientos

Gestión de Compras

Logística

Manejo de Proveedores

Excel Avanzado

Negociación

Inglés Intermedio

Educación

Licenciatura en Administración de Empresas

Licenciatura en Recursos Humanos

Diplomado en Compras TI

Herramientas

SAP

Oracle

Descripción del empleo

En Empresa Confidencial estamos en búsqueda de talento como Office Manager.

Objetivo:

El objetivo de la posición de Office Manager es asegurar el funcionamiento eficiente de la oficina mediante la gestión de compras, logística y apoyo al CEO en sus actividades diarias.

Responsabilidades:

Supervisión y Gestión de la Oficina

• Supervisar el funcionamiento general de la oficina, asegurando un entorno cómodo, funcional y seguro para todos los empleados.
• Coordinar y gestionar el servicio de limpieza, trabajando de cerca con proveedores para garantizar estándares de calidad.
• Mantener comunicación y coordinar con el arrendador para temas relacionados con el edificio y la operación general.
• Gestionar relaciones con proveedores de insumos esenciales, como café, filtros de agua y papelería.
• Asegurarse de que todas las operaciones de la oficina se ajusten a las políticas y regulaciones de la empresa.
• Supervisión, control y ejecución del reglamento de oficinas y áreas comunes.
• Reporte semanal de llamadas y visitas a la oficina.
• Asegurar que nadie ajeno a la institución pueda tener acceso a la oficina.
• Custodiar y tener la información a la mano de arrendamientos de oficinas, metrajes, costo por m², contratos, términos y condiciones.

Logística y Administración de Vehículos

• Administrar la logística de vehículos de la empresa y coordinar choferes, asegurando eficiencia y disponibilidad para el uso exclusivo de tareas del área.
• Llevar control de vencimientos de los arrendamientos de autos asignados, así como del proceso a seguir al vencimiento y de los seguros de auto.
• Supervisar el mantenimiento y suministro de gasolina para los vehículos, así como otros aspectos operativos necesarios para su funcionamiento.
• Programar mantenimiento correctivo y preventivo de los automóviles asignados.
• Realizar el reporte mensual de consumo de gasolina y TAG asignado a los usuarios.
• Realizar y actualizar los reportes de seguros de autos vigentes.
• Programar hojas de ruta semanales.

Mantenimiento y Administración de Instalaciones

• Realizar revisiones periódicas de sistemas críticos como aires acondicionados y sistemas contra incendios, tanto en áreas comunes de la torre como en oficinas.
• Inspeccionar el buen estado de las instalaciones, coordinando el mantenimiento y acondicionamiento de las áreas de trabajo.
• Gestionar el inventario de mobiliario y asegurar que esté en óptimas condiciones.
• Atender temas de protección civil y brigadas.

Gestión de proveedores de TI

• Cotizar y adquirir el suministro de productos y servicios en las mejores condiciones de compra.
• Revisión periódica de condiciones de servicio, precio y calidad de proveedores, para la optimización de costos.
• Elaborar reportes mensuales del control de activos adquiridos y su costo.

Gestión de Registros de Compras y Proveedores

• Registro de la compra en el portal de requerimientos.
• Atención a requerimientos de compra.
• Generación de la Orden de Compra (OC) para el proveedor.
• Elaborar el reporte mensual del procesamiento de OC, en el cual se identifique el estatus en el que se encuentran y su tiempo de entrega.
• Programación del pago para el proveedor.
• Facilitar la documentación necesaria al área Legal o Jurídica para su revisión y, según el caso, la elaboración del contrato con los proveedores.
• Custodiar, revisar, controlar, conciliar y verificar el uso correcto de las tarjetas corporativas de DT y CT.
• Elaborar el reporte mensual detallado de cada una de las tarjetas.
• Compra de gastos de viaje y/o representación (hospedaje, transporte, alimentos o viáticos).
• Control del inventario de activos (ubicación, costo y estado).
• Coordinación y seguimiento en el proceso de importación de equipo tecnológico adquirido por la empresa.

Back Office

• Reporte de actividades semanales del equipo de limpieza.
• Inventarios de papelería y despensa.
• Llevar control detallado de todos los seguros de las diferentes compañías.

Requerimientos:

• Experiencia de 3 años en áreas de compras, abastecimiento o adquisiciones.
• Licenciatura en Administración de Empresas, Negocios, Recursos Humanos, Administración de Oficinas, Relaciones Internacionales, o carreras afines.
• Deseable especialización o diplomado en Compras TI, Logística, Supply Chain Management o áreas relacionadas.
• Manejo avanzado de Excel y experiencia con sistemas ERP (como SAP, Oracle, o similares).
• Deseable experiencia previa en negociación con proveedores, y desarrollo de estrategias de compra.
• Manejar de forma confidencial la información de la empresa y de los proveedores, actuar con discreción en el tratamiento de datos sensibles y estratégicos relacionados con procesos de compra y negociación.
• Ingles intermedio.

Beneficios:

• Compensación económica atractiva.
• Prestaciones de ley y superiores, incluyendo fondo de ahorro, vales de despensa, seguro de vida, seguros de gastos médicos mayores y menores.
• Plan de desarrollo profesional.