Asistente Administrativo

Trickle Up; Ciudad de México; Híbrido; MXN 50,000 - 200,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Trickle Up busca un/a Asistente Administrativo/a para apoyar en la ejecución administrativa y logística del proyecto CRECE, enfocado en la inclusión económica de mujeres en situación de pobreza. Este rol clave incluye la gestión documental, seguimiento de gastos y apoyo en tareas del equipo técnico. Se espera que el candidato tenga estudios en áreas administrativas, experiencia mínima en funciones similares y habilidades en herramientas de Microsoft Office.

Formación

• Experiencia mínima de un año en funciones administrativas o de oficina.
• Deseable experiencia en proyectos sociales o instituciones sin fines de lucro.
• Proactividad y actitud de servicio.

Responsabilidades

• Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos del proyecto.
• Verificar y organizar liquidaciones y comprobaciones de gastos.
• Coordinar espacios y materiales para talleres y reuniones.

Conocimientos

Dominio de herramientas de Microsoft Office

Comunicación clara

Atención al detalle

Trabajo en equipo

Educación

Estudios en Administración, Contabilidad, Finanzas

Descripción del empleo

Ubicación: Ciudad de México / San Cristóbal de las Casas, Chiapas(presencial o híbrido, según coordinación)

Reporta a: Gerencia de Finanzas y Operaciones

Reporte indirecto: Gerencia del Proyecto CRECE

Tipo de contratación: Contrato por proyecto (tiempo completo)

Contexto del Proyecto

Trickle Up es una organización global que colabora con mujeres en situación de pobreza extrema, para forjar medios de vida sostenibles e impulsar procesos de desarrollo para la inclusión. En alianza con gobiernos, ONGs y organismos multilaterales, desarrolla programas y brinda asistencia técnica para la superación de la pobreza extrema en Asia, África y América Latina. Visita https://trickleup.org/latin-america/ para más información.

En América Latina, Trickle Up tiene como base la Ciudad de México, desde donde coordina la operación regional. Actualmente, cuenta con programas activos en México, Colombia y Guatemala.

Sobre el proyecto CRECE:

CRECE (Capacidades Resilientes y Económicas para el Crecimiento y el Empoderamiento) es una iniciativa de 24 meses liderada por Trickle Up para avanzar en la inclusión económica de mujeres en situación de pobreza extrema en Colombia y México.

El o la Asistente Administrativo/a desempeñará un rol clave para garantizar la correcta ejecución administrativa y logística del proyecto, colaborando estrechamente con las áreas operativas y técnicas involucradas.

Responsabilidades principales

1. Gestión documental

·Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos relacionados con el proyecto.

·Garantizar el etiquetado, acceso y almacenamiento adecuado de documentos institucionales.

2. Revisión de gastos y seguimiento administrativo

·Verificar y organizar liquidaciones, comprobaciones de gastos y solicitudes internas.

·Revisar que la documentación cumpla con los lineamientos internos y del donante.

3. Control de insumos y suministros

·Llevar el control del inventario de materiales de oficina y materiales operativos.

·Solicitar la reposición de insumos de forma oportuna conforme a las necesidades del proyecto.

4. Apoyo logístico

·Coordinar espacios, equipos y materiales para talleres, reuniones y eventos del proyecto.

·Brindar soporte en la gestión de viajes y desplazamientos del equipo técnico.

5. Apoyo transversal al equipo técnico y financiero

·Brindar asistencia en tareas administrativas requeridas por el equipo de CRECE y la Gerencia de Finanzas y Operaciones.

·Preparar minutas, reportes y dar seguimiento a compromisos operativos.

6. Cumplimiento institucional

·Aplicar los procedimientos establecidos por Trickle Up para una operación ordenada y conforme a estándares.

·Colaborar en la mejora continua de los procesos administrativos del proyecto

7. Administración de oficina e inventarios

·Seguimiento y pago de servicios públicos.

·Coordinación de mantenimiento de la oficina.

·Gestión de llaves, accesos y uso del espacio común.

·Registro y control de bienes muebles y equipo asignado, así como la actualización de inventario

8. Apoyo operativo financiero a la region

·Brindar soporte administrativo directo a la Gerente Regional de Finanzas y Operaciones, facilitando la gestión de pagos, procesos administrativos y documentación financiera de la oficina regional.

·Dar seguimiento a procesos de recursos humanos vinculados a la oficina regional.

Perfil del puesto

·Formación académica: Estudios concluidos o en curso en Administración, Contabilidad, Finanzas o carreras afines.

·Experiencia laboral:Experiencia mínima de un año en funciones administrativas o de oficina.

·Deseable experiencia en proyectos sociales o instituciones sin fines de lucro.

·Habilidades técnicas:Dominio de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

·Responsabilidad, orden y atención al detalle.

·Proactividad y actitud de servicio.

·Comunicación clara, escrita y verbal.

·Capacidad de trabajo en equipo y sensibilidad cultural.

·Discreción y compromiso con la confidencialidad de la información.