Administrative & Logistics Specialist – Project Support

United Nations Development Programme; Ciudad de México; Presencial; MXN 240.000 - 360.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

United Nations Development Programme busca un/a Asistente Administrativo/a para apoyar la contratación, compras y gestión documental del proyecto en Ciudad de México. Se requiere experiencia en administración y finanzas, manejo de sistemas y coordinación de eventos y misiones, con disponibilidad para viajar.

La posición es de tiempo completo y se realiza en oficina. Se valoran competencias en organización, rigor y gestión de proveedores y de presupuestos.

Formación

• Educación básica concluida.
• Título Universitario en carreras económico-administrativas o sociales, con experiencia en administración, maestría deseable.
• Experiencia comprobable mínima de 3 años en soporte administrativo y financiero de proyectos.
• Experiencia en elaboración de informes de gastos, conciliaciones financieras.

Responsabilidades

• Apoyo en la redacción de términos de referencia, elaboración y gestión de documentos para la contratación de consultores individuales con base en la Política de UNFPA.
• Seguimiento en la entrega de productos, reportes y procesamiento de pagos de Consultorías Individuales.
• Apoyar en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios para el proyecto, incluyendo la redacción de especificaciones técnicas, difusión de convocatorias, estudios de mercado, solicitudes de cotización, identificación de proveedores, adjudicaciones, redacción y gestión de contratos y órdenes de compra, control de inventarios y seguimiento a pagos.
• Apoyar a los procesos de entrega y/o donación de activos e instrumentos a diversas contrapartes, elaboración de acuerdos de donación, reportes de inspección, formatos de custodia, etc.
• Elaboración de requisiciones en el sistema financiero (Quantum) del UNFPA.
• Facilitar la realización y organización de reuniones presenciales, y virtuales; videoconferencias (MS teams, zoom, Google meet, etc.)
• Apoyo en la contratación de servicios para reuniones: selección de hoteles, renta de salas/salones para sesionar, renta de equipo, contratación de servicios de alimentos, etc.
• Gestionar procesos para misiones a terreno tanto del personal del proyecto como de contrapartes y/o participantes invitados, lo cual incluye: cotización y compra de boletos de vuelos/autobuses, elaboración de autorizaciones de viaje, “security clearance”, proceso de pago de viáticos, seguimiento a informes de misión y liquidación de gastos de viaje.
• Colaborar en los ejercicios de verificación (spotchecks) y auditorías del proyecto y en la implementación de recomendaciones de auditoría de acuerdo con los estándares del UNFPA.
• Apoyar en la coordinación de eventos y actividades de logística necesarias para llevar a cabo eventos en el marco del proyecto, tanto internos como con contrapartes.
• Apoyará en cualquier otra actividad administrativa o programática que se requiera para el programa

Descripción del empleo

United Nations Development Programme busca un/a Asistente Administrativo/a para apoyar la contratación, compras y gestión documental del proyecto en Ciudad de México. Se requiere experiencia en administración y finanzas, manejo de sistemas y coordinación de eventos y misiones, con disponibilidad para viajar.

La posición es de tiempo completo y se realiza en oficina. Se valoran competencias en organización, rigor y gestión de proveedores y de presupuestos.