Administrative Assistant Human Identification

United Nations Development Programme; Ciudad de México; Presencial; MXN 240.000 - 360.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

United Nations Development Programme busca un/a Asistente Administrativo/a para apoyar la contratación, compras y gestión documental del proyecto en Ciudad de México. Se requiere experiencia en administración y finanzas, manejo de sistemas y coordinación de eventos y misiones, con disponibilidad para viajar.

La posición es de tiempo completo y se realiza en oficina. Se valoran competencias en organización, rigor y gestión de proveedores y de presupuestos.

Formación

• Educación básica concluida.
• Título Universitario en carreras económico-administrativas o sociales, con experiencia en administración, maestría deseable.
• Experiencia comprobable mínima de 3 años en soporte administrativo y financiero de proyectos.
• Experiencia en elaboración de informes de gastos, conciliaciones financieras.

Responsabilidades

• Apoyo en la redacción de términos de referencia, elaboración y gestión de documentos para la contratación de consultores individuales con base en la Política de UNFPA.
• Seguimiento en la entrega de productos, reportes y procesamiento de pagos de Consultorías Individuales.
• Apoyar en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios para el proyecto, incluyendo la redacción de especificaciones técnicas, difusión de convocatorias, estudios de mercado, solicitudes de cotización, identificación de proveedores, adjudicaciones, redacción y gestión de contratos y órdenes de compra, control de inventarios y seguimiento a pagos.
• Apoyar a los procesos de entrega y/o donación de activos e instrumentos a diversas contrapartes, elaboración de acuerdos de donación, reportes de inspección, formatos de custodia, etc.
• Elaboración de requisiciones en el sistema financiero (Quantum) del UNFPA.
• Facilitar la realización y organización de reuniones presenciales, y virtuales; videoconferencias (MS teams, zoom, Google meet, etc.)
• Apoyo en la contratación de servicios para reuniones: selección de hoteles, renta de salas/salones para sesionar, renta de equipo, contratación de servicios de alimentos, etc.
• Gestionar procesos para misiones a terreno tanto del personal del proyecto como de contrapartes y/o participantes invitados, lo cual incluye: cotización y compra de boletos de vuelos/autobuses, elaboración de autorizaciones de viaje, “security clearance”, proceso de pago de viáticos, seguimiento a informes de misión y liquidación de gastos de viaje.
• Colaborar en los ejercicios de verificación (spotchecks) y auditorías del proyecto y en la implementación de recomendaciones de auditoría de acuerdo con los estándares del UNFPA.
• Apoyar en la coordinación de eventos y actividades de logística necesarias para llevar a cabo eventos en el marco del proyecto, tanto internos como con contrapartes.
• Apoyará en cualquier otra actividad administrativa o programática que se requiera para el programa

Descripción del empleo

U

Administrative Assistant Human Identification

Empresa : United Nations Development Programme Tipo de empleo : Tiempo completo Mexico

Descripción del trabajo - Administrative Assistant Human Identification

Description

La persona es responsable de:

• Apoyo en la redacción de términos de referencia, elaboración y gestión de documentos para la contratación de consultores individuales con base en la Política de UNFPA.


• Seguimiento en la entrega de productos, reportes y procesamiento de pagos de Consultorías Individuales


• Apoyar en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios para el proyecto, incluyendo la redacción de especificaciones técnicas, difusión de convocatorias, estudios de mercado, solicitudes de cotización, identificación de proveedores, adjudicaciones, redacción y gestión de contratos y órdenes de compra, control de inventarios y seguimiento a pagos.


• Apoyar a los procesos de entrega y/o donación de activos e instrumentos a diversas contrapartes, elaboración de acuerdos de donación, reportes de inspección, formatos de custodia, etc.


• Elaboración de requisiciones en el sistema financiero (Quantum) del UNFPA.


• Facilitar la realización y organización de reuniones presenciales, y virtuales; videoconferencias (MS teams, zoom, Google meet, etc.)


• Apoyo en la contratación de servicios para reuniones: selección de hoteles, renta de salas/salones para sesionar, renta de equipo, contratación de servicios de alimentos, etc.


• Gestionar procesos para misiones a terreno tanto del personal del proyecto como de contrapartes y/o participantes invitados, lo cual incluye: cotización y compra de boletos de vuelos/autobuses, elaboración de autorizaciones de viaje, “security clearance”, proceso de pago de viáticos, seguimiento a informes de misión y liquidación de gastos de viaje.


• Colaborar en los ejercicios de verificación (spotchecks) y auditorías del proyecto y en la implementación de recomendaciones de auditoría de acuerdo con los estándares del UNFPA.


• Apoyar en la coordinación de eventos y actividades de logística necesarias para llevar a cabo eventos en el marco del proyecto, tanto internos como con contrapartes.


• Apoyará en cualquier otra actividad administrativa o programática que se requiera para el programa

Calificaciones y Experiencia:

• Educación básica concluida


• Título Universitario en carreras económico-administrativas o sociales, con experiencia en administración, maestría deseable.


• Experiencia comprobable mínima de 3 años en soporte administrativo y financiero de proyectos,


• Experiencia en elaboración de informes de gastos, conciliaciones financieras.


• Experiencia en organización y coordinación de eventos; traslados, hospedaje, alimentación y contratación de espacios y servicios a nivel nacional, deseable con certificaciones en organización de estos


• Capacidad para gestionar la información financiera y administrativa.


• Conocimiento en sistemas y procedimientos de viajes de organismos internacionales


• Capacidad para organizar planes operativos y trabajo en equipo.


• Conocimiento de programas informáticos: paquetes de Microsoft Office, así como aplicaciones de gestión de presupuestos.


• Contar con conocimiento en el manejo de sistemas ERP (Quantum o afines), Google Workspace,


• Conocimiento en normativas y procesos de adquisiciones de organismos internacionales


• Experiencia en elaboración e interpretación de indicadores de rendimiento o basados en resultados


• Capacidad de respuesta oportuna, priorización efectiva y alto compromiso con el cumplimiento de resultados.


• Experiencia en el sector privado será considerada como ventaja.

Idiomas:Fluidez en español, tanto verbal como escrita. Inglés avanzado. Ubicación: Ciudad de México. Disponibilidad para viajar ocasionalmente a diversos estados de la República, con base en las necesidades del Programa. Consideraciones especiales:

La persona seleccionada deberá garantizar la debida reserva de la información que esté a su cargo para el desarrollo de sus labores, por lo que suscribirá el acta de confidencialidad que el UNFPA determine.

La persona contratada es responsable de enterar sus impuestos directamente ya que el UNFPA no puede ser retenedor.

Incompatibilidad de empleos o cargos: Este puesto de trabajo es de dedicación exclusiva. Las funciones previstas en los términos de referencia son incompatibles con el desempeño de cualquier empleo remunerado, cargo, comisión oficial o privada, actividad profesional o con el ejercicio libre de su profesión toda vez que la actividad adicional impide el óptimo desarrollo de las actividades, sea por empalme con el horario laboral, por la naturaleza sensible o confidencial de la información que se maneja; por la posible existencia de algún conflicto de interés, o por contravención con el objeto de los términos de referencia aquí descritos Competencias requeridas:

Valores:

• Integridad


• Demostrar compromiso con el UNFPA y el Sistema de las Naciones Unidas;


• Respetar y promover la diversidad cultural


• Profesionalismo


• Creatividad


• Comunicación de Impacto


• Resiliencia

Competencias Funcionales:

• Liderazgo


• Planeación y organización.


• Trabajo en equipo y autogestión.


• Respeto por la diversidad en un marco de perspectiva de género y de derechos humanos.


• Responsabilidad


• Solución creativa a los problemas


• Priorización

Competencias Fundamentales:

• Responsabilidad


• Comunicación asertiva y efectiva


• Pensamiento estratégico, analítico y sistémico


• Adaptación


• Orientación a resultados

Esta vacante está abierta para personas de nacionalidad mexicana, las personas de nacionalidad extranjera deberán contar con los permisos migratorios y de trabajo correspondientes

Cualquier duda sobre esta posición la puede dirigir al correo: [e-mail]