Administrative Assistant 1

SGS & Co; Santiago de Querétaro; Presencial; MXN 200,000 - 300,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa de servicios administrativos en Santiago de Querétaro busca un perfil con 2-3 años de experiencia en administración, logística y atención al cliente. El candidato ideal debe tener habilidades en MS Office y sistemas ERP, así como un nivel avanzado de inglés. Las responsabilidades incluyen la gestión de documentos, atención a clientes y coordinación logística.

Formación

• 2-3 años de experiencia en roles administrativos similares.
• Manejo de MS Office (Word, Excel, Outlook) y sistemas ERP.
• Inglés avanzado escrito y oral requerido.

Responsabilidades

• Redactar y emitir facturas, cotizaciones y documentos de trabajo en sistemas ERP.
• Coordinar envío de muestras o documentos y apoyar en logística de eventos internos.
• Gestionar cuentas por pagar, seguimiento de cobros y reportes de gastos.

Conocimientos

Atención al detalle

Organización

Multitarea

Comunicación efectiva

Discreción

Educación

Preparatoria o Licenciatura terminada

Herramientas

MS Office

Sistemas ERP

Descripción del empleo

Responsabilidades:

• Redactar y emitir facturas, cotizaciones y documentos de trabajo en sistemas ERP
• Registrar trabajos de clientes y procesar informes de lote y certificados, asegurando exactitud y confidencialidad

• Atender llamadas y correos, canalizando consultas a personal correspondiente

• Recibir visitantes, emitir gafetes y seguir protocolos de seguridad
• Gestionar suministros de oficina, inventarios y pedidos de materiales
• Coordinar envío de muestras o documentos y apoyar en logística de eventos internos o visitas
• Preparar reportes semanales (incluyendo KPIs) sobre desempeño y estado de trabajos
• Gestionar cuentas por pagar, seguimiento de cobros y reportes de gastos
• Mantener archivos, bases de datos y registros actualizados y confidenciales

• Administrar instalaciones y suministros: ordenar, controlar y coordinar con proveedores y equipo técnico

Requisitos:

• Experiencia: 2-3 años en roles administrativos similares; manejo de oficina, logística, atención al cliente
• Preparatoria o Licenciatura terminada
• Manejo de MS Office (Word, Excel, Outlook) y sistemas ERP
• Competencias: atención al detalle, organización, multitarea, comunicación efectiva y discreción

• Idiomas: nivel de inglés avanzado escrito y oral; cualquier otro idioma es un plus