Admin Process Expert

Novartis Farmacéutica; Mazatlán; Presencial; MXN 300,000 - 450,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una importante empresa farmacéutica busca un asistente de gerencia que brinde apoyo administrativo integral y gestione proyectos. El candidato ideal debe tener experiencia en la industria, habilidades en SAP y herramientas de Microsoft, así como un enfoque en la mejora continua de procesos.

Formación

• 4-5 años como asistente de gerencia, idealmente en la industria farmacéutica.
• Inglés intermedio para comunicaciones básicas.

Responsabilidades

• Apoyo administrativo general y optimización de procesos.
• Gestión de proyectos administrativos con cronogramas definidos.
• Supervisión de colegas en el área administrativa.

Conocimientos

Liderazgo

Empatía

Organización

Multitarea

Enfoque en soluciones

Trabajo en equipo

Educación

Licenciatura en administración

Cursos o certificaciones en tecnologías

Herramientas

SAP

Concur

Oracle

Microsoft Office

Descripción del empleo

Responsable de la entrega independiente de servicios administrativos completos en un contexto local y global. Garantizar que los niveles de servicio se cumplan de acuerdo con los requisitos del sitio.

Principales responsabilidades:

• Apoyo administrativo general: Se encarga de tareas administrativas generales y mantiene los procesos administrativos, incluso en caso de ausencia del gerente de línea o miembros del equipo.
• Interacción: Informa, asesora y apoya al equipo y a los asociados externos al equipo sobre los procesos, lineamientos y servicios específicos del departamento.
• Procesos de trabajo en su área de responsabilidad: Apoya la optimización de los procesos actuales y/o la introducción de nuevos procesos o procesos modificados.
• Gestión de proyectos administrativos: Maneja tareas de proyectos administrativos con un contenido y cronograma claramente definidos.
• Participación en proyectos: Actúa como miembro del equipo en proyectos administrativos y administra la parte administrativa de tareas especiales.
• Tareas de supervisión: Garantiza una fácil adaptación al puesto de los nuevos empleados en su área de responsabilidad.
• Supervisa a colegas en el área administrativa (por ejemplo, aprendices, nuevos empleados, etc.), planifica y coordina procedimientos y sistemas administrativos, y diseña métodos para optimizar procesos.
• Gestión de quejas técnicas y eventos adversos: Reporta quejas técnicas, eventos adversos o escenarios especiales relacionados con productos de Novartis dentro de las 24 horas posteriores a su recepción.
• Distribución de muestras de marketing: Donde sea aplicable.
• Indicadores de desempeño clave del rol: Mejora continua de procesos y procedimientos y p lanificación de necesidades de oficina y gestión de contratos con todos los contratistas.
• Experiencia laboral:4-5 años como asistente de gerencia, idealmente en la industria farmacéutica o compliance, con experiencia en sistema ERP,compras, gestión de proveedores, manejo de CapEx, organización de eventos corporativos y coordinación de gastos.
• Conocimientos técnicos:Dominio de SAP, Concur y otras herramientas como Oracle, y habilidades avanzadas en Excel, PowerPoint y herramientas de Microsoft Office. Inglés intermedio para comunicaciones básicas.
• Formación académica:Licenciatura en administración, negocios o áreas relacionadas (cursos o certificaciones en tecnologías serán un plus).
• Habilidades clave:Liderazgo, empatía, organización, multitarea, enfoque en soluciones y trabajo en equipo en entornos dinámicos.
• Competencias adicionales:Adaptación rápida, manejo eficiente de workflows y procesos administrativos, y actitud proactiva para resolver problemas en sectores regulados. .