Verwaltungsassistent:in I. Ebene für die Unit Lebenslanges Lernen

Freie Universität Bozen; Bolzano; In loco; EUR 32.000 - 49.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Smart Working

Flexible Arbeitszeiten

Descrizione del lavoro

Freie Universität Bozen sucht eine Verwaltungsassistentin I. Ebene zur organisatorischen und administrativen Unterstützung der Unit Lebenslanges Lernen am Campus Bozen.

Sie arbeiten eigenverantwortlich und tragen zu reibungslosen Abläufen bei. Zu Ihren Aufgaben gehören Kurs- und Veranstaltungsorganisation, Anmeldung der Teilnehmenden, Korrespondenz per E-Mail und Telefon, Raumbesprechungen sowie die Bereitstellung von Unterlagen und Abrechnungen.

Competenze

• Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen und/oder Sekretariatsaufgaben
• Verständnis von Verwaltungsabläufen in öffentlichen Institutionen
• Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Mansioni

• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Maßnahmen von Kursen und Weiterbildungsinitiativen
• Verwaltung von Anmeldungen und Betreuung der Teilnehmenden
• Vorbereitung und Pflege von Daten, Unterlagen und Abrechnungen
• Kommunikation mit Teilnehmenden, Lehrenden, Referenten und internen Stellen per E-Mail und Telefon
• Raumreservierung, Vorbereitung von Materialien und technischer Ausstattung
• Mitwirkung an der Datenerhebung, Rückmeldungen und Evaluationsergebnissen
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben für die Unit Lebenslanges Lernen

Conoscenze

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Formazione

Reifediplom

B2 Sprachnachweis

Strumenti

Microsoft 365

Descrizione del lavoro

Bewerbungsfrist

02.10.2026, 12:00 Uhr

Arbeitssitz

Campus Bozen, Servicestelle Studium und Lehre, Unit Lebenslanges Lernen

Vertrag und Berufsbild

Unbefristeter Arbeitsvertrag mit Einstufung als „Verwaltungsassistentin I. Ebene“

Gehalt

Das vorgesehene Gehalt liegt zwischen 31.900 und 48.900 Euro brutto pro Jahr (Vollzeit), abhängig von der bereits erworbenen einschlägigen Berufserfahrung. Zusätzlich wird eine Zweisprachigkeitszulage gewährt; für das Niveau B2 beträgt sie € 1.022 brutto pro Jahr.

Zulassungsvoraussetzungen

• Reifediplom (ex Matura)
• Zweisprachigkeitsnachweis B2 (ehem. Niveau B) oder anerkannte Sprachzertifikate B2 in den vier Fertigkeiten (Hören, Lesen, Schreiben, Sprechen)
• Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen und/oder Sekretariatsaufgaben (bitte geben Sie diese Erfahrung im Online-Formular und im CV an)

Sie haben noch keinen Zweisprachigkeitsnachweis und sind an diesem Auswahlverfahren interessiert?
Im Abschnitt “Weitere Informationen” sind verschiedene Möglichkeiten gelistet, wie Sie eine sprachliche Zertifizierung erlangen können, um an unserem Auswahlverfahren teilzunehmen.

Stellenprofil

Als Verwaltungsassistent:in I. Ebene unterstützen Sie das Team der Unit Lebenslanges Lernen bei der organisatorischen und administrativen Durchführung von Weiterbildungsinitiativen. Mit Ihrer genauen und selbständigen Arbeitsweise und Ihrer Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Zielgruppen tragen Sie zu einem reibungslosen Ablauf der Aktivitäten der Unit bei.

Der Aufgabenbereich umfasst u.a.

• die Unterstützung bei der organisatorischen und administrativen Durchführung von Kursen, Workshops, Veranstaltungen und weiteren Weiterbildungsinitiativen
• die Verwaltung der Anmeldungen und Betreuung der Teilnehmer:innen sowie die Vorbereitung und Pflege der dazugehörigen Daten und Unterlagen
• die Kommunikation mit Teilnehmer:innen, Lehrenden, Referent:innen und internen Stellen sowie die Bearbeitung allgemeiner Anfragen per E-Mail und Telefon
• die Betreuung der organisatorischen Details der Weiterbildungsinitiativen, wie die Reservierung und Vorbereitung von Räumen, Materialien und technischer Ausstattung
• die Unterstützung bei der Sammlung, Kontrolle und Ablage von Unterlagen für Bestellungen, Auftragserteilungen und Abrechnungen
• die Mitarbeit bei der Erhebung und Aufbereitung von Daten, Rückmeldungen und Evaluationsergebnissen
• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben für die Unit.

Was Sie mitbringen sollten

• Berufserfahrung in Bezug auf die in der Ausschreibung angeführten Tätigkeiten bzw. ähnliche Tätigkeiten
• Verständnis von Verwaltungsabläufen in öffentlichen Institutionen
• sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen sowie gute Kenntnisse in Microsoft 365 (insbesondere Excel, Word, Outlook) und den cloudbasierten Diensten (z.B. Teams, OneDrive)
• selbständige und genaue Arbeitsweise
• organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Freude am Umgang mit Menschen
• sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Wir bieten

• ein professionelles Arbeitsumfeld in einem spannenden, multikulturellen und modernen Kontext mit interessanten und abwechslungsreichen Tätigkeiten
• gezielte fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch Aus- und Weiterbildungsangebote
• eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team
• die Möglichkeit teilweise in Smart Working zu arbeiten
• verschiedene Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf mit planbaren und flexiblen Arbeitszeiten (Zertifikat audit familieundberuf)

Weitere Informationen

• Die Vorstellungsgespräche werden in der Woche vom 12. Oktober 2026 stattfinden und vorrangig in Präsenz in Bozen abgehalten. Die genauen Modalitäten werden den Bewerber:innen in der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch mitgeteilt.
• Die Bewertungskriterien der Kandidat:innen im Vorstellungsgespräch vor der Bewertungskommission finden Sie weiter unten in der Anlage zur Ausschreibung.
• Sie möchten sich für diese Stelle bewerben, sind aber noch nicht im Besitz des Zweisprachigkeitsnachweises bzw. gleichwertiger Sprachzertifikate gemäß Zulassungsvoraussetzungen?
  Sie haben folgende Möglichkeiten:

1. Sie können eine Vorverlegung des Prüfungstermins für den Erwerb des Zweisprachigkeitsnachweises bei der Dienststelle für Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen beantragen.
2. Sie können zu unserem Auswahlverfahren zugelassen werden, auch wenn Sie zum Zeitpunkt der Bewerbung lediglich die Kenntnis der zweiten Landessprache anhand von einem Sprachzertifikat nachweisen können. Auf den Webseiten des zuständigen Landesamtes können Sie überprüfen, welche Sprachzertifikate anerkannt werden.
3. Für alle weitere Informationen zur Erlangung des Zweisprachigkeitsnachweises wenden Sie sich bitte an die Dienststelle für die Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen der Autonomen Provinz Bozen.

• Wir informieren Sie, dass die im Zusammenhang mit diesem Auswahlverfahren erlangten Informationen über Verstöße („Whistleblowing“) unter folgendem Link gemeldet werden können.