Verwaltungsassistent:in

Freie Universität Bozen; Bolzano; In loco; EUR 32.000 - 49.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Smart Working

Audit Familie und Beruf

Descrizione del lavoro

Freie Universität Bozen sucht eine/n Verwaltungsassistent:in I. Ebene zur Unterstützung der DATA-LAB- und Research Audiovisuals LAB-Aktivitäten. Sie übernehmen administrative Aufgaben, koordinieren Meetings und tragen zum reibungslosen Ablauf der Universität bei.

Zu den Aufgaben gehören Projektunterstützung, Fristenkontrolle, Budgetverwaltung und Kommunikation mit Partnern. Gewünschte Sprachkenntnisse Deutsch, Italienisch und Englisch; zweisprachiger Nachweis B2 erforderlich.

Competenze

• Reifediplom (ex Matura) erforderlich.
• Zweisprachigkeitsnachweis B2 oder äquivalentes Zertifikat in allen vier Fertigkeiten.
• Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen und/oder Sekretariatsaufgaben.
• Gute Kenntnisse in Verwaltungsabläufen öffentlicher Institutionen.
• Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen, insbesondere MS 365 (Excel, Word, Outlook) und Cloud-Diensten.

Mansioni

• Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Unterstützung im Projektmanagement: Planung, Fristen, Budget, Verwaltungsdokumente und Abrechnung.
• Erstellung von Verwaltungsakten und administrative Unterstützung von Forschungsinitiativen.
• Koordination der Lab-Aktivitäten und Pflege von Kontakten zu Partnern.
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamarbeit und Kundenkontakt.

Conoscenze

Administration

MS 365

Organisation

Teamfähigkeit

Kommunikation

Formazione

Reifediplom (ex Matura)

Zweisprachigkeitsnachweis B2

Berufserfahrung im Admin-Bereich

Strumenti

Microsoft 365

Teams

Descrizione del lavoro

Bewerbungsfrist

18.09.2026, 12:00 Uhr

Arbeitssitz

Campus Bozen, Fakultät für Wirtschaftswissenschaften

Vertrag und Berufsbild

Befristeter Arbeitsvertrag, Einstufung als „Verwaltungsassistent:in I. Ebene“

Gehalt

Das vorgesehene Gehalt liegt zwischen 31.900 und 48.900 Euro brutto pro Jahr (Vollzeit), abhängig von der bereits erworbenen einschlägigen Berufserfahrung. Zusätzlich wird eine Zweisprachigkeitszulage gewährt; für das Niveau B2 beträgt sie € 1.022 brutto pro Jahr.

Zulassungsvoraussetzungen

• Reifediplom (ex Matura)
• Zweisprachigkeitsnachweis B2 (ehem. Niveau B) oder gleichwertige Sprachzertifikate B2 in den vier Fertigkeiten (Hören, Lesen, Schreiben, Sprechen)
• Berufserfahrung in administrativen, organisatorischen und/oder Sekretariatsaufgaben (bitte geben Sie diese Erfahrung im Online-Formular und im CV an)

Sie haben noch keinen Zweisprachigkeitsnachweis und sind an diesem Auswahlverfahren interessiert? Weiter unten (s. weitere Informationen) zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten auf, eine sprachliche Zertifizierung zu erlangen, um an unserem Auswahlverfahren teilzunehmen.

Vorzugstitel

• Berufserfahrung im Projektmanagement (Planung der Aktivitäten, Überwachung von Fristen, Budgetverwaltung, Sammlung von Verwaltungsdokumenten und Unterstützung bei der Abrechnung) (bitte geben Sie diese Erfahrung im Online-Formular und im CV an)

Stellenprofil

In einem dynamischen und mehrsprachigen Umfeld unterstützen Sie gezielt die Aktivitäten des DATA-LAB und des Research Audiovisuals LAB. Darüber hinaus übernehmen Sie administrative Aufgaben und tragen mit Ihrer selbständigen und organisierten Arbeitsweise wesentlich zum reibungslosen Ablauf der Tätigkeiten der Freien Universität Bozen bei.

Der Aufgabenbereich umfasst u.a.

• die Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• die Unterstützung im Projektmanagement (Planung der Aktivitäten, Überwachung von Fristen, Budgetverwaltung, Sammlung von Verwaltungsdokumenten sowie Unterstützung bei der Projektabrechnung)
• die Erstellung von Verwaltungsakten
• die administrative Unterstützung von Forschungsinitiativen, finanzierten Projekten und Kooperationen mit externen Partnern
• die Koordination der Aktivitäten der beiden Labs
• die Kontaktpflege zu akademischen und institutionellen Partnern sowie zu Stakeholdern des Territoriums

Was Sie mitbringen sollten

• Berufserfahrung in Bezug auf die in der Ausschreibung angeführten Tätigkeiten bzw. ähnliche Tätigkeiten
• Kenntnisse und Verständnis von Verwaltungsabläufen in öffentlichen Institutionen
• sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen sowie gute Kenntnisse in Microsoft 365 (insbesondere Excel, Word, Outlook) und den cloudbasierten Diensten (z. B. Teams, OneDrive)
• selbständige und genaue Arbeitsweise
• organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Freude am Umgang mit Menschen
• sehr gute Deutsch-, Italienisch- und Englischkenntnisse

Wir bieten

• ein professionelles Arbeitsumfeld in einem spannenden, multikulturellen und modernen Kontext mit interessanten und abwechslungsreichen Tätigkeiten
• gezielte fachliche und persönliche Weiterentwicklung durch Aus- und Weiterbildungsangeboteeigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team
• die Möglichkeit teilweise in Smart Working zu arbeiten
• verschiedene Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf mit planbaren und flexiblen Arbeitszeiten (Zertifikat audit familieundberuf)

Weitere Informationen

• Die Vorstellungsgespräche finden in der Woche vom 28.09.2026 statt und werden vorrangig in Präsenz in Bozen abgehalten. Die genauen Modalitäten werden den Bewerber:innen in der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch mitgeteilt.
• Die Bewertungskriterien der Kandidat:innen im Vorstellungsgespräch vor der Bewertungskommission finden Sie weiter unten in der Anlage zur Ausschreibung.
• Sie möchten sich für diese Stelle bewerben, sind aber noch nicht im Besitz des Zweisprachigkeitsnachweises bzw. gleichwertiger Sprachzertifikate gemäß Zulassungsvoraussetzungen? Sie haben folgende Möglichkeiten:

1. Sie können eine Vorverlegung des Prüfungstermins für den Erwerb des Zweisprachigkeitsnachweises bei der Dienststelle für Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen beantragen.
2. Sie können zu unserem Auswahlverfahren zugelassen werden, auch wenn Sie zum Zeitpunkt der Bewerbung lediglich die Kenntnis der zweiten Landessprache anhand von einem Sprachzertifikat nachweisen können. Auf den Webseiten des zuständigen Landesamtes können Sie überprüfen, welche Sprachzertifikate anerkannt werden.
3. Für alle weiteren Informationen zur Erlangung des Zweisprachigkeitsnachweises wenden Sie sich bitte an die Dienststelle für die Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen der Autonomen Provinz Bozen.

• Wir informieren Sie, dass die im Zusammenhang mit diesem Auswahlverfahren erlangten Informationen über Verstöße („Whistleblowing“) unter folgendem Link gemeldet werden können.