Smart Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Teilzeit ab 50%

TechnoAlpin Holding SpA; Italia; On-site; EUR 14,000 - 18,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Kantine

Gesundheitsfürsorge

Corporate Benefits

Mitarbeiterevents

Job summary

TechnoAlpin Holding SpA sucht eine Smart-Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit ab 50%.Sie fungieren als Organisations- und Effizienzschnittstelle auf Holding-Ebene, arbeiten mit CTO, Legal und weiteren Funktionen zusammen und optimieren Abläufe mit Software, Automatisierung und KI.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminmanagement, Meetings-Vorbereitung, Prozessoptimierung, Systemdokumentation, Reporting sowie Reise- und Bestellkoordination.

Qualifications

• Erfahrung in der Management- oder Direktionsassistenz
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Interesse an Digitalisierung, Automatisierung und KI
• Sehr gute Deutsch-, Italienisch- und Englischkenntnisse
• Erfahrung in internationalem oder technischem Umfeld
• Schlüsselrolle direkt zur Geschäftsführung

Responsibilities

• Terminmanagement und Vorbereitung von Meetings auf Holding-Ebene
• Prozessoptimierung und schlanke Management-Office-Prozesse
• KI, Automatisierung und neue Technologien einsetzen und Tools implementieren
• Unterstützung für CTO & Legal (Dokumente, Verträge, Vorlagen)
• Projekte eigenständig begleiten und Reporting erstellen
• Reporting und Protokolle erstellen, Präsentationen vorbereiten
• Bestellungen & Reisen koordinieren, Abstimmung mit Einkauf und Buchhaltung

Skills

Management-Assistenz

MS Office

Organisationstalent

KI-Erfahrung

Sprachkenntnisse

Internationales Umfeld

Tools

KI-Tools

Job description

Smart Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Teilzeit ab 50%

Du bist die Organisations- und Effizienzschnittstelle der Geschäftsführung auf Holding-Ebene. Gemeinsam mit CTO, Legal und weiteren Funktionen gestaltest Du ein modernes, zukunftsfähiges Management-Office. Du organisierst, bereitest vor, setzt um und denkst Abläufe stets neu, mit Software, Automatisierung und KI-Tools.

Ihr Aufgabenbereich

• Organisation & Assistenz: Terminmanagement, Vorbereitung von Meetings und Unterlagen, Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen. Du bist zentrale Anlaufstelle auf Holding-Ebene.
• Prozessoptimierung & Effizienz: Du analysierst bestehende Abläufe im Management-Office, erkennst Verbesserungspotenzial und setzt standardisierte, schlanke Prozesse um.
• KI, Automatisierung & neue Technologien: Du setzt KI- und Office-Tools produktiv ein, entwickelst Automatisierungen und Workflows und führst neue Tools ein. Dabei beachtest Du Datenschutz und IT-Richtlinien.
• Support für CTO & Legal: administrative Unterstützung, Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Vorlagen (ohne rechtliche Bewertung), Koordination mit den Gruppengesellschaften.
• Projekte: Du begleitest Projekte eigenständig und erstellst das Reporting.
• Reporting & Meetingunterlagen: Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen, Protokollführung.
• Bestellungen & Reisen: Nachverfolgung von Bestellungen in Abstimmung mit Einkauf und Buchhaltung sowie Reiseorganisation für CTO, Legal und CEO.

Unsere Anforderungen

• Erfahrung in der Management- oder Direktionsassistenz von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Gespür für effiziente, strukturierte Abläufe
• Interesse an Digitalisierung, Automatisierung und KI. Praktische Erfahrung mit KI-Tools ist von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch-, Italienisch- und Englischkenntnisse
• Erfahrung in einem internationalen oder technischen Umfeld sowie in der Projektbegleitung von Vorteil
• Eine Schlüsselrolle mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung und Raum, das Management-Office aktiv mitzugestalten
• Ein internationales Umfeld in einer Gruppe mit mehreren Marken
• Kollegiales Betriebsklima und ein motiviertes Team
• Attraktive Zusatzleistungen und Mitarbeiterevents
• Betriebseigene Kantine
• Gesundheitsfürsorge
• Corporate Benefits

Vergütung

Wir vergüten unsere Mitarbeitenden marktüblich über dem kollektivvertraglichen Mindestniveau. Die konkrete Vergütung erhöht sich auf Grundlage objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien, insbesondere der Qualifikation, der einschlägigen Berufserfahrung, der fachlichen Kompetenz sowie des übernommenen Verantwortungsumfangs.
Das vorgesehene Einstiegsgehalt für diese Position orientiert sich am jeweils geltenden Mindestentgelt des anwendbaren CCNL Metalmeccanico Industria und beträgt derzeit mindestens € 28.748,59 brutto pro Jahr.