ORDER MANAGEMENT SPECIALIST

VDA Telkonet; Pordenone; In loco; EUR 28.000 - 38.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

VDA Telkonet cerca un/una Order Management Specialist per seguire l’intero ciclo dall’acquisizione all’evasione degli ordini, in un contesto internazionale. Inserita nel dipartimento Operations Delivery & Support, la risorsa coordinerà tra Sales, PM, Supply Chain e Finance, garantendo accuratezza, tempistiche e documentazione.

La sede è in Italia, con focus su progetti complessi e clienti internazionali. Orario full-time e opportunità di crescita in un gruppo internazionale in evoluzione.

Competenze

• Esperienza in ruoli di Order Management, Customer Service, Sales Operations, Back Office o gestione delle commesse.
• Diploma o laurea in discipline economiche, linguistiche, gestionali o affini.
• Buona padronanza di Microsoft Office, in particolare Excel.
• Precisione nella gestione dei dati e della documentazione.
• Buona capacità di comunicazione con clienti e stakeholder interni.
• Conoscenza fluente della lingua inglese, scritta e parlata, per il confronto con clienti e fornitori internazionali.
• Approccio proattivo, organizzazione e orientamento alla qualità del servizio.

Mansioni

• Ricevere ordini e contratti dalla rete Sales verificandone completezza, correttezza e conformità.
• Aprire e configurare progetti nel CRM in base alla tipologia di commessa.
• Inserire ed elaborare ordini nei sistemi aziendali in modo accurato e tempestivo.
• Creare e aggiornare anagrafiche di clienti e asset.
• Monitorare l’avanzamento dell’ordine lungo le fasi del processo e rispettare le tempistiche.
• Individuare ritardi e criticità, coordinando azioni con le funzioni coinvolte.
• Collaborare con Warehouse e Supply Chain per pianificare spedizioni e ritiri.
• Predisporre e controllare la documentazione necessaria alla spedizione.
• Gestire modifiche e variazioni dell’ordine mantenendo registrazioni accurate.
• Fornire aggiornamenti sullo stato dell’ordine al cliente in coordinamento con il PM.
• Gestire anomalie relative a ordini, spedizioni o fatturazione fino alla risoluzione.
• Collaborare con Finance per fatturazione e chiusura economica dell’ordine.
• Contribuire al miglioramento dei processi di Order Management.

Conoscenze

Order Management

Customer Service

Sales Operations

Back Office

Excel

Data accuracy

English

Formazione

Diploma o laurea economiche/gestionali/linguistiche

Strumenti

Excel

Descrizione del lavoro

Sede: Pordenone, Italia

VDA Telkonet è un gruppo internazionale specializzato nello sviluppo di soluzioni tecnologiche per il settore Hospitality.

Per il potenziamento del team siamo alla ricerca di un/una Order Management Specialist che segua il processo di acquisizione ed evasione degli ordini, assicurando accuratezza delle informazioni, rispetto delle tempistiche e coordinamento tra le diverse funzioni coinvolte. La risorsa, inserita nel dipartimento Operations Delivery & Support e a riporto dell’Order Management Manager, accompagnerà ogni ordine dalla ricezione della documentazione commerciale fino alla spedizione e alla chiusura del processo, mantenendo un contatto costante con Sales, Project Management, Supply Chain e Finance.

Principali responsabilità

• Ricevere ordini di acquisto e contratti dalla rete Sales e dalle società del Gruppo, verificandone completezza, correttezza e conformità alle linee guida aziendali;
• Aprire e configurare i progetti nel CRM, in base alla tipologia di commessa;
• Inserire ed elaborare gli ordini nei sistemi aziendali in modo accurato e tempestivo;
• Creare e aggiornare le anagrafiche dei clienti e degli asset;
• Monitorare l’avanzamento dell’ordine lungo tutte le fasi del processo, verificando il rispetto delle tempistiche concordate;
• Individuare anticipatamente ritardi, informazioni mancanti e possibili criticità, coordinando le azioni necessarie con le funzioni coinvolte;
• Collaborare con Warehouse e Supply Chain per pianificare spedizioni e ritiri, verificando l’allineamento tra ordine, disponibilità della merce e date previste;
• Predisporre e controllare la documentazione necessaria alla spedizione;
• Gestire modifiche, aggiornamenti e variazioni dell’ordine, mantenendo dati e registrazioni completi e affidabili;
• Fornire al cliente aggiornamenti puntuali sullo stato dell’ordine, in coordinamento con il Project Manager di riferimento;
• Gestire eventuali anomalie relative a ordini, spedizioni, fatturazione o prodotti, monitorandole fino alla risoluzione;
• Collaborare con Finance per gli aspetti relativi alla fatturazione, alla situazione creditizia del cliente e alla chiusura economica dell’ordine;
• Contribuire al miglioramento dei processi di Order Management, individuando inefficienze e proponendo soluzioni operative.

Requisiti

• Esperienza in ruoli di Order Management, Customer Service, Sales Operations, Back Office Commerciale o gestione delle commesse;
• Diploma o laurea in discipline economiche, linguistiche, gestionali o affini;
• Buona padronanza di Microsoft Office, in particolare Excel;
• Precisione nella gestione dei dati e della documentazione;
• Buona capacità di comunicazione con clienti e stakeholder interni;
• Conoscenza fluente della lingua inglese, scritta e parlata, per il confronto con clienti, fornitori e colleghi internazionali;
• Approccio proattivo, organizzazione e orientamento alla qualità del servizio.

Costituiscono titolo preferenziale

• Esperienza nella gestione di ordini relativi a prodotti tecnologici, elettronici o configurabili;
• Esperienza in aziende organizzate per progetti o commesse;
• Capacità di analizzare i flussi operativi e proporre interventi di semplificazione e miglioramento;
• Conoscenza del settore Hospitality o delle soluzioni tecnologiche per hotel.

Cosa offriamo

• Inserimento in un gruppo internazionale e in continua evoluzione;
• Opportunità di acquisire una conoscenza trasversale dei processi aziendali;

Orario di lavoro: full-time.

Sede di lavoro: Pordenone, Italia.

Salary Range: RAL 28.000€ - 38.000€