Office Manager Junior

Retail Search Srl; Lombardia; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Full time

Job summary

Retail Search Srl cerca una Junior Office Manager per la sede di Milano. La risorsa lavorerà al front office, gestirà accoglienza, prenotazione sale riunioni e supporto quotidiano all’ufficio.

Si occuperà di gestione agende del management, organizzazione viaggi di lavoro e supporto logistico per eventi e fiere, collaborando con i diversi team e garantendo qualità dell'accoglienza e ordine negli spazi.

Qualifications

• Esperienza iniziale in front office, segreteria o Office management.
• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint).
• Buona conoscenza dell'inglese scritto e parlato.
• Ottime capacità organizzative, precisione e attenzione al dettaglio.
• Mentalità multitasking e capacità di gestire priorità.
• Interesse per moda e contesti internazionali.

Responsibilities

• Accoglienza visitatori, clienti e ospiti in modo professionale.
• Prenotazione e preparazione sale riunioni e spazi comuni.
• Supporto quotidiano all'ufficio e gestione forniture.
• Gestione agende del management e organizzazione viaggi di lavoro.
• Coordinamento logistica e supporto a eventi aziendali.

Skills

Front Office

Segreteria

Office Management

Hospitality

Supporto Organizzativo

Inglese (B2)

Tools

Microsoft Office

Outlook

Excel

PowerPoint

Job description

Retail Search Srl, nata nel 2000, si conferma una delle più conosciute e affermate società di ricerca e selezione di personale qualificato.

L’esperienza e il know how del mercato di 26 anni di attività ci consentono di lavorare con successo sia a livello Corporate che Retail (Executive, Middle Management, Specialist) sia sul mercato italiano che internazionale.

La nostra expertise è ormai da molti anni focalizzata nella ricerca e selezione di figure che operano nelle aree:

• RETAIL
• SALES
• BRAND & PRODUCT
• OPERATIONS, FASHION DESIGN & TECHNICAL POSITIONS
• E-COMMERCE & DIGITAL
• MARKETING & COMMUNICATION
• FINANCE
• HUMAN RESOURCES

Il portfolio clienti si conferma come l’unione tra i più importanti marchi del sistema moda italiana/internazionale e realtà imprenditoriali con le quali abbiamo costruito partnership consolidate offrendo un livello di consulenza personalizzato e flessibile basato sulla trasparenza e la cura delle relazioni umane.

IL TEAM:

Le Partner Retail Search – Linda Rossi e Francesca Aveta – oltre ad essere il cuore strategico e commerciale della società, supervisionano e partecipano attivamente ad ogni fase delle ricerche condividendo i vari step e intervenendo in tutte le presentazioni.

Junior Office Manager– Milano

Chi cerchiamo

Per prestigioso Brand Fashion Luxury siamo alla ricerca di una figura di Junior Office Manager per la sede di Milano.

Responsabilità principali

Office Management & Front Office

• Accoglienza di visitatori, clienti, partner e ospiti, garantendo un’esperienza professionale e curata.
• Prenotazione e preparazione delle sale riunioni e gestione degli spazi comuni.
• Supporto alla gestione quotidiana dell’ufficio, assicurando ordine, funzionalità e attenzione ai dettagli.
• Gestione delle piccole attività legate all’ospitalità interna, come la preparazione del caffè e il riordino delle aree comuni e della cucina.
• Monitoraggio delle forniture e degli approvvigionamenti necessari al corretto funzionamento dell’ufficio.

Travel Management & Supporto Organizzativo

• Supporto nella gestione e nell’aggiornamento delle agende dei CEO, coordinando appuntamenti e riunioni.
• Organizzazione e prenotazione di viaggi di lavoro, inclusi voli, hotel, trasferimenti e noleggio auto.
• Gestione delle prenotazioni e delle trasferte del team Wholesale, in funzione degli appuntamenti commerciali e delle esigenze operative.
• Ricerca e confronto di tariffe e soluzioni di viaggio, con attenzione a costi, tempistiche ed efficienza.
• Supporto organizzativo nella pianificazione di meeting e appuntamenti interni ed esterni.

Supporto alla Logistica Interna

• Gestione dei contatti quotidiani con corrieri e spedizionieri.
• Ricezione, controllo e smistamento di pacchi, colli e spedizioni in entrata e in uscita.
• Supporto alle attività di ritiro e movimentazione di capi e materiali, utilizzando i gestionali aziendali.
• Coordinamento con i diversi team per la gestione delle necessità logistiche quotidiane.

Fornitori, Acquisti ed Eventi

• Gestione degli ordini di materiali di consumo e forniture per l’ufficio.
• Supporto nei rapporti con i fornitori di servizi, tra cui pulizie e manutenzione.
• Collaborazione nel monitoraggio delle esigenze dell’ufficio e nella valutazione di offerte e tariffe.
• Supporto organizzativo e logistico in occasione di fiere, eventi aziendali e appuntamenti commerciali.

La risorsa sarà un punto di riferimento per l’accoglienza di ospiti e visitatori, la cura degli spazi e il coordinamento delle attività operative interne. Si occuperà inoltre della gestione delle agende del management e dell’organizzazione dei viaggi di lavoro, con particolare attenzione alle esigenze del team Wholesale.

Requisiti

• Esperienza iniziale, anche breve, in attività di front office, segreteria, office management, hospitality o supporto organizzativo.
• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Excel e PowerPoint.
• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
• Buone capacità organizzative, precisione e attenzione al dettaglio.
• Attitudine al multitasking e capacità di gestire le priorità.
• Buone capacità relazionali, cortesia e orientamento al servizio.
• Approccio pratico e flessibile, con disponibilità a gestire sia attività organizzative sia necessità operative.
• Interesse per il mondo della moda e per contesti aziendali dinamici e internazionali.

Completano il profilo

• Proattività, affidabilità e voglia di imparare.
• Spirito di collaborazione e disponibilità a supportare i colleghi.
• Discrezione nella gestione di informazioni e attività aziendali.
• Attenzione alla cura degli ambienti e alla qualità dell’accoglienza.