Junior Back Office Specialist

IWZ CERT srl; Mestre; On-site; EUR 24,000 - 28,000; Full time

Benefits offered by this job

Formazione interna ISO

Affiancamento iniziale

Percorso di sviluppo professionale

Ambiente internazionale

Job summary

IWZ CERT Srl cerca una risorsa da inserire come Junior Back Office Specialist. Dopo un iniziale periodo di formazione, affiancamento e sviluppo professionale, la persona gestirà le pratiche di certificazione ISO, dalla ricezione della richiesta alla preparazione delle fasi operative.

La posizione richiede precisione, competenze documentali e disponibilità a lavorare presso la sede di Mestre (Ve). È prevista formazione interna sui sistemi di gestione ISO e affiancamento da personale qualificato.

Qualifications

• Diploma o laurea conseguita.
• Ottima conoscenza della lingua italiana, scritta e parlata.
• Buona conoscenza della lingua inglese.
• Buona padronanza di Excel e Word.
• Attitudine al lavoro secondo procedure documentate.
• Disponibilità a lavorare presso Mestre durante il percorso di formazione.

Responsibilities

• Verificare la completezza delle informazioni e della documentazione ricevuta dalle aziende.
• Predisporre e aggiornare i fascicoli relativi alle richieste di certificazione.
• Supportare la preparazione delle pratiche per il riesame delle domande (Application Review).
• Utilizzare il gestionale aziendale per registrare dati, aggiornare pratiche e monitorare le attività.
• Collaborare alla pianificazione degli audit e al coordinamento operativo con gli auditor.
• Gestire comunicazioni con aziende clienti e personale interno.
• Monitorare scadenze, documenti mancanti e avanzamento delle procedure.
• Supportare le attività documentali connesse all'emissione e al mantenimento delle certificazioni.

Skills

Italian language proficiency

English language

Excel

Word

Organizzazione

Document management

Education

Diploma o laurea

Tools

Gestionale aziendale

Job description

Cerchiamo una persona da formare e inserire nel settore delle certificazioni ISO, con interesse per i processi aziendali, la gestione documentale e il controllo delle procedure.

Chi siamo e in quale contesto lavorerai

Sede di lavoro: Mestre (VE)

IWZ CERT Srl è la branch italiana di Certificato IWZ FZCO (Dubai), Organismo di Certificazione accreditato EIAC – IAF MLA.

Operiamo nel settore della certificazione dei sistemi di gestione aziendali secondo standard internazionali, tra cui:

• ISO 9001 – Gestione della qualità
• ISO 14001 – Gestione ambientale
• ISO 45001 – Salute e sicurezza sul lavoro
• ISO/IEC 27001 – Sicurezza delle informazioni

Le aziende che richiedono una certificazione ISO intraprendono un percorso che comprende la valutazione della domanda, la verifica delle informazioni aziendali, la pianificazione e lo svolgimento degli audit e, in presenza dei requisiti previsti, il rilascio della certificazione.

Ogni fase deve essere gestita secondo procedure definite, garantendo la correttezza delle informazioni, la tracciabilità delle attività e il rispetto dei requisiti applicabili.

È proprio in questo processo che si inserirà la nuova risorsa.

La posizione

Cerchiamo un Junior Back Office Specialist da inserire nel nostro ufficio tecnico-operativo, con un percorso iniziale di formazione e affiancamento.

La figura collaborerà con il personale qualificato nella gestione delle pratiche di certificazione, dal ricevimento della richiesta del cliente fino alle successive fasi operative.

Per comprendere concretamente il lavoro: quando un'azienda richiede una certificazione ISO, occorre raccogliere informazioni sulla sua attività, sulle sedi, sul personale e sui processi aziendali, verificare che la documentazione sia completa e predisporre il fascicolo per il riesame da parte del personale autorizzato.

Successivamente, il lavoro prosegue con l'aggiornamento delle pratiche, il coordinamento delle comunicazioni, il supporto alla pianificazione degli audit e il monitoraggio delle relative scadenze.

Si tratta di un ruolo che richiede precisione, capacità di comprendere e applicare procedure, attenzione ai dettagli e continuità nella gestione delle attività.

Di cosa ti occuperai

• Verificare la completezza delle informazioni e della documentazione ricevuta dalle aziende.
• Predisporre e aggiornare i fascicoli relativi alle richieste di certificazione.
• Supportare il personale qualificato nella preparazione delle pratiche per il riesame delle domande (Application Review).
• Utilizzare il gestionale aziendale per registrare dati, aggiornare pratiche e monitorare le attività.
• Collaborare alla pianificazione degli audit e al coordinamento operativo con gli auditor.
• Gestire comunicazioni con aziende clienti e personale interno.
• Monitorare scadenze, documenti mancanti e avanzamento delle procedure.
• Supportare le attività documentali connesse all'emissione e al mantenimento delle certificazioni.

Le attività saranno svolte inizialmente in affiancamento, nel rispetto delle responsabilità e delle autorizzazioni previste dalle procedure dell'Organismo di Certificazione.

Il profilo che cerchiamo

Non richiediamo una precedente esperienza nel settore delle certificazioni ISO. Cerchiamo però un interesse concreto verso questo ambito professionale e la disponibilità ad apprenderne le regole e i processi.

La persona ideale:

• È interessata al funzionamento delle aziende, ai sistemi di gestione e alle procedure organizzative.
• Ha un approccio metodico e sa lavorare con documenti, dati e scadenze.
• È in grado di leggere istruzioni operative, comprendere le e applicarle con attenzione.
• Sa riconoscere eventuali informazioni mancanti o incoerenti.
• È disponibile a studiare e acquisire conoscenze tecniche specifiche.
• Ha buone capacità comunicative e organizzative.

Requisiti richiesti:

• Diploma o laurea.
• Ottima conoscenza della lingua italiana, scritta e parlata, indispensabile per la gestione autonoma delle comunicazioni e della documentazione aziendale.
• Buona conoscenza della lingua inglese.
• Buona padronanza di Excel, Word e degli strumenti informatici.
• Attitudine al lavoro secondo procedure documentate.
• Disponibilità a lavorare presso la sede di Mestre durante il percorso iniziale di formazione.

Costituiranno titolo preferenziale:

• Percorsi di studio in ambito economico, gestionale, tecnico o scientifico.
• Conoscenza, anche teorica, dei sistemi di gestione ISO.
• Formazione sulla norma ISO 9001.
• Esperienze nella gestione documentale, nel controllo qualità o in uffici tecnico-amministrativi.

Cosa offriamo

• Inserimento in un'organizzazione che opera nel settore internazionale della certificazione.
• Formazione interna sui sistemi di gestione ISO e sulle procedure dell'Organismo di Certificazione.
• Affiancamento iniziale con personale qualificato.
• Un percorso di sviluppo professionale nel back office tecnico e nei processi di certificazione.
• Retribuzione annua lorda indicativa compresa tra 23.500 € e 28.000 €, da definire in base al profilo e all'esperienza.

Sede: Mestre (VE).

Modalità: in presenza durante la formazione iniziale, con eventuale successiva possibilità di lavoro ibrido in funzione delle esigenze organizzative.

Non è necessario conoscere già le norme ISO: ci interessa comprendere la tua motivazione a intraprendere questo percorso professionale.

La ricerca è rivolta a persone di qualsiasi genere, nel rispetto della normativa applicabile in materia di pari opportunità. I dati personali saranno trattati ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679.