Junior Administrative Assistant - Fashion & Luxury

My Mancini; Firenze; In loco; EUR 16.000 - 23.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

My Mancini cerca una risorsa junior da inserire nel team amministrativo per supportare contabilità, controllo ore e gestione documentale nello showroom di Firenze. Il/la candidato/a lavorerà a stretto contatto con il coordinamento aziendale, curando la pianificazione, l’organizzazione e le attività di reportistica, con possibilità di crescita interna.

La posizione è pensata per neolaureati o studenti in Economia, Management, Fashion Business e Luxury Management, con predisposizione a lavoro di

Competenze

• Capacità di organizzare attività complesse e gestire flussi informativi.
• Attitudine al controllo di ore, presenze e documentazione.
• Forte orientamento ai dettagli e al rispetto delle scadenze.

Mansioni

• Controllo quotidiano delle ore e delle presenze del personale.
• Verifica assenze, ferie, permessi e anomalie.
• Aggiornamento e controllo dei planning delle sedi.
• Raccolta e organizzazione della documentazione relativa al personale.
• Gestione di fatture attive e passive e verifica dei documenti amministrativi.
• Gestione delle scadenze e pagamenti, archiviazione documentale.
• Aggiornamento quotidiano di Excel, database e gestionali.Raccolta dati su vendite, KPI e performance.
• Preparazione di report e riepiloghi per il management.

Conoscenze

Organizzazione

Precisione

Problem solving

Memoria

Excel

Gestione email

Formazione

Economia

Management

Fashion Business

Luxury Management

Strumenti

Excel

Gestionali

Descrizione del lavoro

Firenze Centro, Via dei Calzaiuoli

Full-time | In presenza |

My Mancini è un brand italiano in forte crescita, con una clientela internazionale e un modello di business che unisce fashion, luxury retail, artigianalità, tecnologia e personalizzazione.

Per il nostro Showroom & Atelier nel cuore di Firenze stiamo cercando una nuova figura junior da inserire principalmente a supporto delle attività amministrative e di controllo quotidiano dell'azienda.

La persona si occuperà concretamente di fatture, documentazione, controllo ore e presenze, email, scadenze, Excel, planning e gestione delle informazioni, lavorando a stretto contatto con la figura responsabile del coordinamento aziendale.

Accanto a questa attività principale, avrà modo di conoscere progressivamente anche la parte organizzativa e operativa dell'azienda, entrando in contatto con store, Atelier, HQ e diversi reparti.

La posizione è pensata anche per studenti universitari, neolaureati e profili alla prima esperienza professionale, in particolare provenienti da percorsi legati a Economia, Management, Fashion Business, Luxury Management e discipline affini.

Non cerchiamo qualcuno che sappia già fare tutto.

Possiamo insegnare un processo amministrativo, l'utilizzo di un gestionale o il funzionamento interno dell'azienda.

Quello che cerchiamo è più difficile da insegnare: organizzazione, precisione, velocità mentale, memoria, problem solving, affidabilità e capacità di tenere sotto controllo molte piccole attività contemporaneamente.

IL RUOLO

Il ruolo ha una forte componente amministrativa, di controllo e di follow-up.

La persona diventerà un supporto quotidiano nella gestione di tutte quelle attività che richiedono precisione, continuità e attenzione ai dettagli.

RESPONSABILITÀ

AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO

• controllo quotidiano delle ore e delle presenze del personale
• verifica di assenze, ferie, permessi e anomalie
• aggiornamento e controllo dei planning delle diverse sedi
• raccolta, controllo e organizzazione della documentazione relativa al personale
• controllo e organizzazione di fatture attive e passive
• verifica della presenza e correttezza dei documenti amministrativi
• controllo di pagamenti, documenti e scadenze
• archiviazione e organizzazione della documentazione aziendale
• aggiornamento quotidiano di Excel, database e gestionali aziendali
• raccolta e organizzazione di dati relativi a vendite, performance e KPI
• preparazione di report e riepiloghi per il management

CLIENTI E COMUNICAZIONI

• gestione e controllo delle caselle email aziendali
• contatto con una clientela/fornitori internazionali
• controllo che ogni richiesta venga effettivamente presa in carico e risolta
• gestione dei relativi follow-up, assicurandosi che nessuna richiesta importante rimanga senza risposta
• gestione delle segnalazioni, problematiche, reclami e richieste post-vendita dei clienti, prendendo in carico ogni caso e seguendolo dall'apertura fino alla completa risoluzione
• coordinamento con i reparti coinvolti, come store, Atelier, produzione, logistica e amministrazione, per raccogliere le informazioni necessarie, individuare la soluzione e assicurarsi che venga effettivamente attuata
• gestione diretta dei follow-up con il cliente durante tutto il processo, mantenendolo aggiornato e verificando che riceva risposte chiare e tempestive
• monitoraggio dei casi aperti fino alla loro effettiva chiusura, con l'obiettivo di evitare che una segnalazione venga semplicemente inoltrata o rimanga in sospeso

LOGISTICA E OPERATIONS

• monitoraggio di ordini, spedizioni e consegne in Italia e all'estero
• controllo dello stato delle spedizioni e gestione delle eventuali anomalie insieme ai reparti coinvolti
• coordinamento delle movimentazioni di prodotti e materiali tra HQ, Atelier e store
• supporto nella gestione di fornitori e ordini di acquisto
• verifica delle scadenze relative a ordini, produzioni e consegne
• supporto nelle necessità operative quotidiane dei diversi punti vendita

DENTRO IL MONDO MY MANCINI

La posizione permette di entrare concretamente nella quotidianità di un brand fashion e luxury e di vedere cosa succede dietro le quinte di un prodotto personalizzato, dalla richiesta del cliente fino alla consegna finale.

La persona avrà quindi modo di:

• seguire il percorso di alcuni ordini, dalla vendita alla personalizzazione, produzione e spedizione
• entrare in contatto quotidianamente con Atelier, store, designer, produzione e team commerciale
• vedere da vicino l'organizzazione delle Live Customization e delle experience dedicate ai clienti
• supportare l'organizzazione operativa di eventi, collaborazioni e progetti speciali del brand
• contribuire al coordinamento tra Firenze e le altre sedi My Mancini
• lavorare in un ambiente con una forte presenza di clienti internazionali
• conoscere progressivamente il funzionamento di un fashion brand a 360°, attraverso prodotto, retail, customer experience, produzione, amministrazione e logistica

L'obiettivo è che anche un'attività apparentemente amministrativa permetta di capire cosa c'è dietro una vendita, una scarpa personalizzata, un cliente internazionale, una produzione e una consegna, acquisendo progressivamente una visione sempre più completa dell'azienda.

La quotidianità non sarà quindi composta soltanto da fatture, Excel e documenti.

Nella stessa giornata potresti controllare le ore del personale, verificare una fattura, seguire una spedizione internazionale, risolvere una richiesta di un cliente, confrontarti con l'Atelier su un ordine e supportare l'organizzazione di una Live Experience.

Un ruolo amministrativo come punto di partenza, dentro un'azienda dove ogni giorno prodotto, persone, clienti e creatività si incontrano.

NON SOLO ESECUZIONE, MA CONTROLLO

Per noi è importante che la persona impari progressivamente a non limitarsi semplicemente a svolgere un'attività.

Se arriva una richiesta da parte di un cliente, non significa soltanto inoltrare un'email.

Significa comprendere la richiesta, capire chi deve gestirla, indirizzarla correttamente e verificare successivamente che il cliente abbia ricevuto una risposta.

Lo stesso principio vale per una fattura mancante, un'anomalia nelle ore, una spedizione, un documento o una scadenza.

Cerchiamo quindi una persona con una naturale predisposizione al controllo, all'ordine e al follow-up.

UN PERCORSO CHE PUÒ CRESCERE

Il ruolo nasce come posizione prevalentemente amministrativa e di controllo, ma non è pensato necessariamente per rimanere confinato a queste attività.

L'amministrazione rappresenta infatti un ottimo punto di osservazione per comprendere realmente come funziona un'azienda: numeri, persone, vendite, documenti, processi, scadenze e organizzazione.

Con l'aumentare dell'autonomia, della precisione e della conoscenza dell'azienda, la persona potrà progressivamente ampliare il proprio ruolo e iniziare a supportare attività come:

• organizzazione di meeting, appuntamenti e scadenze
• preparazione di report per il management
• coordinamento e follow-up tra diversi reparti
• monitoraggio di progetti aziendali
• supporto organizzativo a store, Atelier e HQ
• contatto con i team Retail, Marketing, Prodotto, Produzione, Operations e Amministrazione
• supporto nell'organizzazione di eventi e progetti speciali
• progressiva assunzione di maggiori responsabilità organizzative

L'amministrazione è il punto di partenza. La crescita dipenderà dalle capacità dimostrate.

L'obiettivo è inserire una persona che possa diventare progressivamente sempre più autonoma e, nel tempo, assumere maggiori responsabilità all'interno dell'organizzazione.

ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO

La posizione prevede un impegno full-time di 40 ore settimanali, in presenza presso il nostro Showroom & Atelier nel centro di Firenze.

L'attività viene organizzata su 5 giorni lavorativi a settimana, con 2 giorni di riposo, secondo una pianificazione che tiene conto sia delle esigenze aziendali sia della natura retail del brand.

È richiesta la disponibilità a lavorare anche nel weekend a rotazione.

Indicativamente, la presenza potrà essere organizzata alternando un sabato e una domenica, mantenendo sempre il monte ore settimanale previsto e i relativi giorni di riposo.

Questo significa che, nelle settimane in cui è prevista la presenza il sabato o la domenica, uno dei giorni di riposo verrà collocato durante la settimana.

La distribuzione concreta degli orari e dei giorni di presenza verrà definita insieme alla persona selezionata e organizzata attraverso planning periodici.

CHI CERCHIAMO

Valutiamo con interesse persone che stanno frequentando o hanno recentemente concluso percorsi in:

Economia, Management, Business Administration, Fashion Management, Fashion Business, Luxury Management, International Business o discipline affini.

L'esperienza precedente è apprezzata, ma non rappresenta il principale criterio di selezione.

Valutiamo anche studenti universitari che desiderino affiancare agli studi una prima esperienza concreta all'interno di un'azienda.

Cerchiamo una persona che davanti a qualcosa che non conosce non si fermi a dire "non l'ho mai fatto", ma abbia la curiosità e la capacità di capire come funziona, impararlo e diventare progressivamente autonoma.

COSA OFFRIAMO

Questa posizione può rappresentare una prima esperienza professionale concreta e formativa, anche durante il proprio percorso universitario.

Non si tratta di osservare passivamente il funzionamento di un'azienda.

La persona entrerà fin da subito nella quotidianità del brand, lavorando su attività reali, documenti, numeri, persone, comunicazioni e processi.

Avrà inoltre la possibilità di vedere da vicino come funziona un brand fashion e luxury in crescita e come interagiscono tra loro retail, prodotto, produzione, marketing, operations, amministrazione e management.

Cerchiamo soprattutto precisione, affidabilità, curiosità e potenziale.

L'obiettivo è costruire un percorso nel quale, con il tempo e in base alle capacità dimostrate, possano crescere autonomia, responsabilità e ruolo all'interno dell'azienda.

www.mymancini.com