Executive Assistant to the Founder - Start Up Inglese e Spagnolo

WeHunt; Milano; In loco; EUR 50.000 - 61.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

WeHunt cerca una risorsa altamente organizzata e proattiva per affiancare il CEO nelle sfide di una startup in forte crescita a Milano. Il ruolo richiede flessibilità, discrezione e capacità di gestire viaggi, agenda e documenti per incontri con investitori e consiglio d'amministrazione.

La risorsa dovrà parlare italiano e inglese fluentemente, con esperienza nel sostegno a founder o executive in contesti ad alto ritmo. Si richiede disponibilità a viaggiare e nessun smartworking.

Competenze

• Organizzazione impeccabile e attenzione ai dettagli.
• 0
• Proattività e capacità di anticipare problemi.
• Discrezione su informazioni sensibili e riservatezza.
• Fluente italiano e inglese, con preferenza per lo spagnolo come plus.
• Velocità e abilità nel contesto di startup in rapido cambiamento.
• Esperienza nel supporto a founder/executive in ambienti ad alto ritmo.
• Familiarità con strumenti moderni (Notion, Slack, Claude e IA).
• Ottima capacità di presentazione e di comunicazione scritta.

Mansioni

• Gestire calendar e priorità del CEO, proteggendo i blocchi di deep work.
• Preparare e revisionare presentazioni/editing per consigli d'amministrazione e investitori.
• Organizzare viaggi, logistica e budget; mantenere piani B e risk management.
• Seguire gestione email, triage e follow-up su task critici.
• Coordinare richieste con fornitori e team; gestione note spese e promemoria.

Conoscenze

Organizzazione elevata

Proattività

Discrezione su info sensibili

Bilingue ITA/ENG

Context switching rapido

Supporto a founder/CEO

Notion/Slack/Claude IA

Comunicazione scritta

Strumenti

Notion

Slack

Claude e IA tools

Descrizione del lavoro

Per start up in forte crescita con sede a Milano siamo alla ricerca della figura che affianchi il CEO nelle prossime sfide che lo attendono. Sarà al centro di come si sviluppa concretamente un'azienda ad alta crescita. Vedrà da vicino la preparazione dei consigli d'amministrazione, il fundraising, le assunzioni, la strategia, e avrà la totale fiducia del team. Per la persona giusta, questo ruolo è un trampolino di lancio, non un vicolo cieco.

Si offre contratto a tempo indeterminato con un total package fino a 55k. Non previsto smartworking. Richiesta flessibilità e disponibilità a viaggiare.

Responsabilità:

• Il calendario. Difendilo, ottimizzalo, proteggi i blocchi di tempo dedicati al lavoro di concentrazione (deep work) e risolvi i conflitti prima che si ingigantiscano. I fusi orari tra Europa e LatAm sono una realtà quotidiana.
• La casella di posta. Fai triage, contrassegna ciò che è urgente, abbozza le risposte quando necessario, rincorri i thread che si sono arenati e assicurati che nulla di importante vada perso nel caos.
• I viaggi. Voli, treni, hotel, transfer: spesso pianificati rapidamente e modificati ancora più velocemente. Renderai tutto fluido e avrai un piano B pronto prima ancora che qualcuno lo chieda.
• Offsite e ritiri aziendali. Location, logistica, budget, fornitori e i 100 dettagli che fanno sembrare un viaggio di squadra un gioco da ragazzi per tutti, tranne che per chi lo organizza.
• Slide e documenti. Mettere insieme presentazioni, sistemare la formattazione e preparare i materiali per il consiglio d'amministrazione e per gli investitori affinché siano impeccabili e in linea con il brand. Non serve che tu sia un designer, ma devi avere gusto e velocità.
• Tutto il resto. Note spese, promemoria, follow-up, commissioni, coordinamento dei fornitori e quell'imprevisto dell'ultimo minuto che compare alle 18:00 e deve essere risolto entro la mattina dopo. Il lavoro è l'inaspettato. Non ci saranno due settimane uguali.

Chi cerchiamo?

• Persona organizzata a un livello che gli altri trovano quasi intimidatorio. Non va mai perso nulla. Mai.
• Proattività, non reattività. Vedi cosa sta per succedere e te ne occupi prima che diventi un problema.
• Affidabilità con le informazioni sensibili: compensi, relazioni con gli investitori, logistica personale. La totale discrezione non è negoziabile.
• Risorsa che lavori fluentemente in italiano e in inglese. Lo spagnolo è un forte plus (ci stiamo espandendo in Spagna e siamo attivi in tutta la LatAm).
• Velocità e spirito d'iniziativa. Preferisci trovare una soluzione da solo piuttosto che aspettare che ti venga detto cosa fare.
• Persona che si trovi a suo agio in una startup che si muove rapidamente e cambia spesso idea. L'ambiguità non ti spaventa.
• Risorsa che non si innervosisca per il continuo passaggio da un contesto all'altro (context switching) e a cui la burocrazia non pesi.
• Precedente esperienza nel supportare un founder, un executive o in un ambiente ad alto ritmo.
• Dimestichezza con i tool moderni (Notion, Slack, Claude e strumenti di IA, di cui facciamo un uso massiccio).
• Un buon occhio per le presentazioni e per la comunicazione scritta.