Congress Administrator, Italy - Maternity Cover

Chiesi Farmaceutici S.p.A.; Parma; In loco; EUR 30.000 - 36.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Assicurazione sanitaria privata

Wellbeing programmes

Flexible benefits

Descrizione del lavoro

Chiesi Farmaceutici S.p.A. cerca una figura per la gestione di eventi congressuali e attività amministrative all'interno della funzione Finance & Sales Operations a Parma. La posizione prevede responsabilità su registrazioni, contratti, budgeting e auditing di eventi scientifici.

La persona ideale ha esperienza in ruoli amministrativi, buona padronanza dell’inglese e conoscenza di SAP e CRM aziendali, con disponibilità a lavorare in sede e a viaggiare se necessario.

Competenze

• Buon livello di inglese scritto e parlato.
• Conoscenza di SAP.
• Pregressa esperienza in sistemi CRM aziendali.
• Conoscenza del pacchetto Office.

Mansioni

• Gestione eventi congressuali e inserimento dati su CRM aziendale.
• Verifica conformità normativa degli eventi proposti e documenti AIFA.
• Partecipare a incontri BUOT per discutere criticità e miglioramenti.
• Gestione contrattualistica fornitori e consuntivi di spesa sul CRM.
• Auditing interno ed esterno sugli eventi congressuali.
• Gestione RdA, certificazioni ed emissione SES.
• Gestione fatturazione con assistenza all’amministrazione.
• Organizzazione riunioni F&SO, anche in presenza, con catering se necessario.
• Supporto per trasferte e rimborsi spese DF&SO.
• Promuovere inclusione e pari opportunità nell’organizzazione.

Conoscenze

Inglese

CRM

Office

Strumenti

SAP

Descrizione del lavoro

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Tipo Lavoro: Dipendente

Tipologia Contratto: Tempo determinato

Località: Parma, IT

Chi siamo

Chiesi Italia è la filiale italiana del Gruppo Chiesi, una realtà biofarmaceutica internazionale con una storia di 90 anni all’insegna della ricerca e dell’innovazione, attiva in oltre 30 Paesi e con sede a Parma. Più di 8.000 collaboratori in tutto il mondo condividono la stessa missione: costruire un mondo più sano per le persone, i pazienti e il pianeta. È questa passione che ci spinge ogni giorno a scoprire, sviluppare e portare sul mercato terapie innovative nelle nostre principali aree terapeutiche. Scopri di più qui .

Da sempre, Chiesi Italia è protagonista nell’informazione medico-scientifica, nella commercializzazione e distribuzione dei prodotti Chiesi su tutto il territorio nazionale. La filiale conta circa 500 persone, tra chi opera nella storica sede di Parma e chi è presente sul territorio, al fianco di medici e farmacisti, per offrire il massimo supporto scientifico. Operiamo con responsabilità e impegno, contribuendo concretamente al benessere della società attraverso azioni sostenibili.

In Chiesi guardiamo al futuro con entusiasmo, credendo fermamente nell’innovazione sostenibile come motore di cambiamento. La nostra cultura aziendale si fonda su valori come affidabilità, trasparenza e integrità, vissuti ogni giorno a tutti i livelli. In qualità di Benefit Corporation e B Corp certificata, abbiamo scelto di mettere la sostenibilità al centro del nostro statuto, misurando costantemente il nostro impatto per crescere come realtà responsabile.

La diversità e l’inclusione sono il cuore pulsante del nostro modo di essere. Siamo convinti che le nostre differenze rappresentino una ricchezza e ci rendano più forti. Chiesi è un ecosistema fatto di persone appassionate e di talento, unite da valori condivisi, in cui ciascuno porta la propria prospettiva unica per sfidare lo status quo e costruire, insieme, soluzioni sempre migliori.

Ecco cosa farai

La figura professionale del Congress Administrator farà parte del Team Congress Management, all’interno della Funzione Finance & Sales Operations di Chiesi Italia e si occuperà della gestione degli eventi scientifici sulla base delle richieste e delle indicazioni delle diverse Business Unit della Filiale, verificandone principi normativi, linee guida e monitorandone lo svolgimento e della gestione della trasparenza EFPIA in relazione ai trasferimenti di valore nei confronti di HCP e HCO. In aggiunta, si occuperà delle attività a supporto amministrativo della Funzione Finance & Sales Operations.

Sarai responsabile di

Gestione eventi congressuali

• Assicurare il corretto inserimento da parte dei Proposer sul CRM aziendale delle informazioni relative agli eventi.
• Accertare la compliance alla normativa vigente sugli eventi proposti.
• Accertare la correttezza dei documenti necessari per la pratica AIFA rispetto ad ogni evento gestito, sottomissione della pratica AIFA.
• Partecipare agli incontri mensili di BUOT (Business Unit Operations Team) per evidenziare le possibili criticità degli eventi e proporne eventuali modifiche.
• Assicurare l’eventuale spedizione del materiale necessario agli eventi dopo averne verificato la compliance.
• Mantenere i contatti con i fornitori esterni e gestire la relativa contrattualistica, sia per la gestione del singolo evento.
• Gestione dei consuntivi di spesa sul CRM aziendale per il singolo evento.
• Gestione amministrativa degli eventi congressuali (RDA, SES etc).
• Svolgere e partecipare ad attività di auditing (interni ed esterni) sugli eventi congressuali.
• Inserimento RdA, certificazioni, emissione SES.
• Gestione operativa delle fatture: collaborazione con l’amministrazione per gestione/risoluzioni di eventuali problematiche relativa alla fatturazione e contatto con il fornitore.
• A fine anno valutazione sullo stato delle attività in essere, consuntivazione dei progetti conclusi e accantonamento di attività che slittano all’anno successivo.
• Chiusura OdA con acquisizione finale SES.
• Richiesta e controllo giustificativi ai fornitori per mandare in pagamento la fattura.
• Gestione dei rimborsi delle spese del DF&SO, pianificazione e gestione delle trasferte.
• A richiesta, organizzazione e gestione per la funzione F&SO di riunioni in presenza e/o da remoto, con eventualmente gestione del catering.
• Esperienza precedente in ruoli amministrativi
• Buon livello di inglese scritto e parlato
• Conoscenza di SAP
• Pregressa esperienza in sistemi CRM aziendali
• Conoscenza del pacchetto Office

Fascia di Retribuzione

La retribuzione base per questa posizione è di €32.960, in linea con le nostre fasce retributive. La proposta economica sarà definita in base a competenze, esperienza, qualifiche e criteri di equità interna.

Completano l’offerta un pacchetto di benefit articolato, tra cui assicurazione sanitaria privata, iniziative di wellbeing e un pacchetto di flexible benefit.

Località

Non importa da dove abbia inizio il tuo percorso in Chiesi: crediamo davvero che le nostre persone siano la risorsa più preziosa. È per questo che investiamo con passione nella formazione continua, nell’apprendimento e nello sviluppo professionale, promuovendo un ambiente di lavoro vivace, stimolante e accogliente, dove ogni talento può esprimere al meglio le proprie potenzialità.

Desideriamo che chi lavora con noi si senta motivato e felice ogni giorno: per questo mettiamo a disposizione un’organizzazione flessibile, la possibilità di smart working, un pacchetto salariale tra i più competitivi e benefits di altissimo livello, che comprendono piani di assistenza sanitaria, iniziative per favorire il benessere e l’equilibrio tra vita privata e professionale, oltre a un supporto concreto per chi si trasferisce.

Chiesi si distingue per la sua attenzione a garantire pari opportunità e per l’impegno concreto ad accogliere la diversità in ogni ambito della nostra organizzazione. Crediamo nel valore delle differenze: tutti i candidati sono valutati esclusivamente per attitudine e merito, senza distinzione di razza, nazionalità, età, sesso, religione, disabilità, orientamento sessuale, stato civile, condizioni militari, identità o espressione di genere, o qualsiasi altra caratteristica tutelata dalle leggi in vigore. Questa politica di inclusione si riflette in ogni fase dell’esperienza lavorativa.

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