Area Administrative Coordinator

CESVI; Bergamo; In loco; EUR 29.000 - 31.000; Part-time

Descrizione del lavoro

CESVI cerca un Area Administrative Coordinator per coordinare la gestione amministrativa e finanziaria di progetti esteri, con sede a Bergamo e possibile utilizzo dell’ufficio di Milano.

La risorsa sarà inserita nella Programmes Support Unit, collaborando con HQ e sedi estere per chiusure contabili, forecasting e sharing costs plan. Richiesta laurea economica, 3+ anni di esperienza e disponibilità a viaggi frequenti.

Competenze

• Laurea in discipline economiche.
• Esperienza di almeno 3 anni nella rendicontazione di progetti all’estero.
• Conoscenza delle procedure e rendicontazione dei principali donatori nazionali e internazionali.
• Esperienza pregressa nell'uso di sistemi contabili.
• Capacità di predisporre budget di progetto e BFU.
• Competenze nella redazione di report finanziari.
• Precisione e puntualità.
• Disponibilità a missioni frequenti all’estero.
• Ottima conoscenza di Office (Excel e Outlook) e inglese e spagnolo.

Mansioni

• Redazione tempestiva della rendicontazione finanziaria dei progetti secondo i modelli del Donor.
• Collaborare con Area Manager/Regional Manager nella predisposizione di nuove proposte di budgeting.
• Assicurare il corretto set up del dipartimento amministrativo delle missioni di competenza.
• Controllo gestione amministrativa dei progetti e bilanci.
• Monitoraggio e applicazione delle procedure amministrative dell’organizzazione e dei donatori.
• Preparazione e supporto a audit esterni.
• Formazione del personale amministrativo espatriato o nazionale.

Conoscenze

Office (Excel, Outlook)

Inglese fluente

Spagnolo fluente

Disponibilità a missioni all’estero

Formazione

Laurea in discipline economiche

Strumenti

NAV (Microsoft Business Central)

SharePoint

NP Square

Descrizione del lavoro

CONTESTO LAVORATIVO

CESVI è un'organizzazione umanitaria italiana, laica e indipendente, fondata nel 1985 a Bergamo. CESVI opera in 4 continenti con progetti di emergenza, ricostruzione e sviluppo a favore delle popolazioni locali.

Posizione

La collaborazione inizierà a ottobre 2026.

Sede di lavoro principale Bergamo, con possibilità di utilizzare anche l'ufficio di Milano.

L' Area Administrative Coordinator è inserito/a nella Programmes Support Unit, sotto la supervisione della responsabile di unità e in stretto coordinamento con le risorse operanti in HQ e all’estero.

L' Area Administrative Coordinator ha lo scopo di coordinare e supervisionare la gestione amministrativa / finanziaria e la rendicontazione dei progetti all’estero. Supportare i team all’estero nella predisposizione dello sharing costs plan per i Paesi assegnati. Inoltre segue la chiusura contabile dei progetti oggetto di monitoraggio amministrativo e finanziario per il bilancio e per le fasi di budgeting e forecasting.

Attività assegnate all/alla Area Administrative Coordinator

• Redazione corretta e tempestiva della rendicontazione finanziaria dei progetti/programmi secondo i modelli e le richieste del Donor, elaborazione dei rapporti finanziari finali, revisione della contabilità dei progetti affidati.
• Collaborare con l'Area Manager/Regional Manager nella predisposizione di nuove proposte progettuali per quanto riguarda la componente di budgeting;
• Contribuire ad assicurare il corretto e sostenibile set up del dipartimento amministrativo e finanziario delle missioni di competenza;
• Controllo della gestione amministrativa dei progetti/programmi affidati.
• Monitoraggio e applicazione delle procedure amministrative dell'organizzazione e dei donatori.
• Quadratura e controllo dati contabili, estratti conto, situazioni ed analisi contabili destinati all’elaborazione di situazioni periodiche e di bilancio (processo interno di controlling)
• Preparazione e supporto audit esterni.
• Formazione del personale amministrativo espatriato o nazionale su strumenti, formati e processi applicati dall'organizzazione per contabilità e rendicontazione
• Su indicazione del proprio referente esegue missioni nelle sedi estere per:
  • monitoraggio attività amministrative
  • preparazione audit in loco
  • apertura o chiusura di uffici amministrativi
  • copertura assenze amministratori locali

REQUISITI ESSENZIALI

• Laurea in discipline economiche
• Esperienza di almeno 3 anni nella rendicontazione di progetti all’estero
• Conoscenza procedure e rendicontazione dei principali donatori nazionali e internazionali
• Esperienza pregressa nell'uso di sistemi contabili
• Capacità nella predisposizione di budget di progetto oltre che nella lettura e aggiornamento di BFU (Budget Follow Up)
• Competenze nella redazione di reportistica finanziaria
• Precisione e puntualità
• Riservatezza
• Disponibilità a fare missioni frequenti all’estero nei paesi assegnati
• Ottima conoscenza dei sistemi informatici Office (in particolare Excel e Outlook)
• Conoscenza fluente della lingua inglese e spagnola (scritta e parlata)

REQUISITI DESIDERABILI

• Gradita conoscenza del PCM (Project Cycle Management)
• Gradita pregressa esperienza nella gestione di audit
• Conoscenza dei programmi Sharepoint, NAV (Microsoft Business Central) e NP Square

Safeguarding

CESVI ha un approccio di tolleranza zero nei confronti di qualsiasi danno o sfruttamento di un minore o di un adulto vulnerabile da parte del nostro personale, rappresentanti o partner. L’impegno di CESVI a essere un’organizzazione sicura inizia con il processo di reclutamento del personale che include controlli meticolosi, come controlli sui casellari giudiziari o la divulgazione delle condanne precedenti, per garantire che i minori e le persone vulnerabili siano salvaguardati e gli abusi siano prevenuti. I controlli di salvaguardia fanno parte delle prestazioni del processo di selezione.

TU 81-08

Cesvi presta particolare attenzione alla salvaguardia della salute di tutte le risorse umane dell'Organizzazione e dunque a tutela del collaboratore è prevista, prima della partenza, la valutazione di idoneità alla posizione per ciascuna missione. Tale valutazione sarà a carico del medico competente dell'Organizzazione.

A causa dell’elevato numero di candidature ricevute, non ci è possibile dare un riscontro a tutti i candidati. Solamente i profili che rientrano in short-list e contattati per un primo colloquio verranno aggiornati sullo stato della loro candidatura.

Altre informazioni

Tipologia contrattuale: co.co.co. 6 mesi, rinnovabile

Range di compenso: € 2600 - € 2800 lordo/mese

In caso di missione : Assicurazione, copertura costi di viaggio e alloggio, indennità di missione