Operation Officer

WWF Indonesia; Papua Selatan; Presencial; IDR 66.960.000 - 100.440.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

WWF Indonesia mencari Operations Officer untuk memastikan operasional harian lapangan berjalan efektif, termasuk administrasi, keuangan dasar, pengadaan, dan manajemen aset di Merauke. Anda menjadi penghubung utama antara tim lapangan, manajemen program, dan unit pendukung (Finance, Procurement, ICT), untuk menjamin kepatuhan kebijakan dan kelancaran layanan.

Kualifikasi: minimal D3/S1 bidang relevan dan pengalaman operasional 3 tahun di organisasi nonprofit; kemampuan dokumentasi, komunikasi,

Formación

• Pendidikan minimal D3/S1 di bidang administrasi, manajemen, keuangan, logistik, atau bidang relevan lainnya.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun dalam bidang operasional proyek, administrasi pengadaan, atau pengelolaan logistik.
• Pengalaman dalam proyek yang didanai donor atau lembaga terkait sangat diutamakan.

Responsabilidades

• Memberikan dukungan administratif dan operasional kepada tim lapangan untuk memastikan kegiatan berjalan sesuai kebijakan organisasi dan ketentuan donor.
• Menjadi focal point operasional di tingkat lanskap untuk koordinasi dengan unit Finance, Strategic Sourcing & Operations, People & Culture, dan ICT.
• Mendukung proses administrasi kantor dan keuangan untuk kegiatan operasional, termasuk pengumpulan dokumen pendukung dan komunikasi status pembayaran.
• Memfasilitasi proses pengadaan barang dan jasa sesuai rencana kerja, prosedur organisasi, serta prinsip green procurement.
• Menjaga komunikasi yang efektif dengan mitra internal dan pemangku kepentingan sambil mengarsipkan dokumen operasional.

Conocimientos

Koordinasi lintas tim

Komunikasi tertulis

Dokumentasi & pengarsipan

Manajemen aset

Pengoperasian alat kantor

Educación

D3/S1 bidang administrasi, manajemen, keuangan, logistik

Herramientas

Microsoft Office

Google Workspace

Descripción del empleo

Operations Officer bertanggung jawab memastikan terselenggaranya fungsi operasional, administrasi, keuangan dasar, pengadaan, manajemen aset, serta layanan umum secara efektif dan sesuai dengan kebijakan organisasi untuk mendukung implementasi Forest & Wildlife Program di Merauke.

Posisi ini berperan sebagai penghubung utama antara tim lapangan, manajemen program, dan unit pendukung (Finance, Strategic Sourcing & Operations, People & Culture, dan ICT) guna memastikan seluruh proses operasional berjalan secara efisien, akuntabel, patuh terhadap kebijakan internal dan persyaratan donor, serta mendukung keberlanjutan program.

Dalam pelaksanaan tugasnya, Operations Officer bekerja di bawah supervisi Operations Coordinator serta berkoordinasi erat dengan Project Leader dan Landscape/Program Manager.

A. Dukungan Operasional dan Koordinasi

• Memberikan dukungan administratif dan operasional kepada tim lapangan untuk memastikan kegiatan berjalan sesuai dengan kebijakan organisasi dan ketentuan donor.
• Menjadi focal point operasional di tingkat lanskap untuk koordinasi dengan unit Finance, Strategic Sourcing & Operations, People & Culture, dan ICT.
• Mendukung proses administrasi kantor dan keuangan untuk kegiatan operasional, termasuk pengumpulan dokumen pendukung, pemantauan proses pembayaran, serta komunikasi status pembayaran kepada tim terkait.
• Memfasilitasi proses pengadaan barang dan jasa sesuai dengan rencana kerja, prosedur organisasi, serta prinsip green procurement.
• Menjaga komunikasi yang efektif dengan mitra internal dan pemangku kepentingan lokal terkait dukungan operasional kantor dan pengadaan.
• Mengelola pengarsipan dokumen operasional dan program sesuai dengan sistem yang berlaku, baik secara fisik maupun digital.
• Mendukung pengaturan logistik dan administrasi untuk kunjungan mitra eksternal, termasuk donor, auditor, WWF Network, dan pihak terkait lainnya.

B. Dukungan Umum dan Manajemen Aset

• Mengajukan permintaan pengadaan barang dan jasa untuk mendukung operasional kantor lapangan sesuai dengan kebutuhan program dan prosedur yang berlaku.
• Melakukan pencatatan dan pembaruan data aset dan inventaris di kantor lapangan, termasuk memantau status peminjaman dan pengembalian aset secara berkala.
• Berkoordinasi dengan Operations Coordinator, memberikan masukan, serta mendukung penyusunan rencana pengadaan tahunan (Procurement Plan) berdasarkan kebutuhan operasional di tingkat lapangan.
• Menggunakan dan merawat aset serta perlengkapan kantor sesuai dengan fungsinya, sekaligus mendukung pencatatan dan pemeriksaan fisik (opname) aset bersama Tim Strategic Sourcing & Operations.
• Mendukung pengelolaan operasional sarana transportasi di tingkat lapangan, seperti motor, mobil, dan speedboat, termasuk pencatatan penggunaan, perawatan rutin, serta pengurusan dokumen administratif dan aspek keamanan aset.
• Berkoordinasi dengan Tim Strategic Sourcing & Operations di pusat/regional untuk memastikan implementasi kebijakan dan prosedur yang berlaku di tingkat lapangan, serta menyampaikan laporan atau temuan yang relevan secara berkala.

C. Kepatuhan Operasional dan Dukungan Sistem

• Mendukung implementasi kebijakan Health, Safety, Security & Environment (HSSE) di tingkat lapangan.
• Membantu memantau anggaran operasional dasar serta memberikan masukan terkait kebutuhan biaya program.
• Mendukung administrasi kontrak vendor lokal dan evaluasi kinerja dasar.
• Mendukung proses onboarding staf baru terkait fasilitas kerja dan kebutuhan operasional dasar.

D. Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan

• Menyusun laporan rutin terkait kebutuhan operasional kantor, pelaksanaan kegiatan, serta tantangan dan pembelajaran yang dihadapi sebagai bahan evaluasi dan peningkatan kinerja di masa mendatang.
• Menyusun laporan bulanan terkait penggunaan fasilitas, pemeliharaan aset kantor, serta efektivitas penggunaan sumber daya pendukung lainnya.
• Menyiapkan dokumentasi dan laporan administratif atas seluruh kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya, baik secara berkala maupun sesuai permintaan manajemen.
• Mendukung Tim Finance dalam memastikan implementasi kebijakan pengelolaan keuangan WWF-Indonesia.
• Membantu Tim Finance & Administration dalam pengurusan subgrant serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan subgrant WWF-Indonesia.
• Menyusun individual Key Performance Indicator (KPI) melalui konsultasi dengan supervisor.
• Mendukung Tim People & Culture dalam berbagai aktivitas serta memastikan implementasi kebijakan pengelolaan sumber daya manusia WWF-Indonesia.
• Menjaga kerahasiaan data dan informasi organisasi sesuai dengan kewenangan.
• Berkontribusi dalam identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko operasional di tingkat seascape.
• Melakukan koordinasi kerja harian dan komunikasi rutin dengan Operations Coordinator serta unit pendukung WWF-Indonesia, seperti Grant & Financial Management, Finance & Accounting, Procurement, Operations, People & Culture, ICT, dan Legal, untuk memastikan kelancaran operasional di lapangan.
• Mendukung pimpinan program/proyek di lapangan dalam menghadapi tantangan logistik dan operasional di lokasi terpencil dengan memastikan ketersediaan layanan dasar, dokumen pendukung, serta fasilitas yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan.
• Melaksanakan dan memantau kegiatan operasional harian, termasuk pemeriksaan fasilitas kantor, pencatatan aset, pengelolaan administrasi rutin, serta pelaporan kegiatan sesuai dengan standar dan prosedur organisasi.
• Eksternal: Vendor/penyedia barang dan jasa, mitra pelaksana lokal dan organisasi masyarakat, pemerintah daerah dan instansi teknis terkait, donor, auditor, perwakilan jaringan organisasi, serta pemangku kepentingan lokal lainnya yang relevan dengan program.
• Pendidikan minimal D3/S1 di bidang administrasi, manajemen, keuangan, logistik, atau bidang relevan lainnya.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun dalam bidang operasional proyek, administrasi pengadaan, atau pengelolaan logistik, terutama di organisasi nonprofit atau proyek berbasis lapangan.
• Pengalaman dalam proyek yang didanai oleh BPDLH dan/atau lembaga pemerintah, donor bilateral/multilateral, development partners, atau proyek pembangunan sangat diutamakan.

B. Keterampilan Teknis

• Terbiasa melakukan koordinasi lintas tim, baik internal maupun eksternal, serta mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Memiliki pemahaman yang baik mengenai dinamika kerja di wilayah Merauke atau Papua pada umumnya.
• Memiliki kemampuan dalam manajemen administrasi dan dokumentasi, termasuk pengarsipan fisik dan digital serta pengarsipan keuangan.
• Memahami prinsip pengadaan (procurement), inventarisasi aset, serta pencatatan barang dan jasa.
• Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang baik, termasuk dalam menyusun laporan, surat resmi, dan email kerja.
• Memiliki kemampuan komputer yang baik, termasuk penguasaan Microsoft Office (Word, Excel, dan PowerPoint), Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, dan Gmail), serta perangkat lunak administratif lainnya.
• Memiliki keterampilan interpersonal yang baik untuk mendukung hubungan kerja dengan mitra lokal, pemerintah, dan pihak internal organisasi.

Di Yayasan WWF Indonesia, kami berkomitmen untuk menciptakan lingkungan kerja yang inklusif, di mana keberagaman dihargai dan setiap individu memiliki kesempatan yang setara. Kami mendorong pelamar dari semua latar belakang masyarakat untuk mengajukan lamaran. Kami juga menyediakan berbagai manfaat kerja guna mendukung keseimbangan antara kehidupan pribadi dan profesional.

Kami mendorong pengajuan lamaran lebih awal, karena lowongan ini mungkin akan ditutup sebelum batas waktu yang ditentukan setelah kandidat yang sesuai ditemukan.