GENERAL AFFAIR SUPERVISOR

PT Kavana Karya Indonesia; Jakarta Barat; On-site; IDR 133,920,000 - 200,880,000; Full time

Job summary

PT Kavana Karya Indonesia sedang mencari General Affair Supervisor untuk merencanakan, mengoordinasikan, dan mengawasi operasional fasilitas kantor, showroom, gudang, dan workshop agar berjalan lancar, aman, dan efisien.

Tanggung jawabnya meliputi pemeliharaan fasilitas, pengadaan umum, perizinan, kepatuhan, keamanan, kebersihan, serta pengelolaan aset dan inventaris industri interior. Kandidat harus memiliki D3/S1 dan pengalaman GA minimal 4 tahun dengan kemampuan memimpin tim.

Qualifications

• Memiliki pengalaman minimal 4 tahun di General Affair, supervisi tim.
• Pengaturan fasilitas kantor, showroom, gudang, dan workshop.
• Memahami K3, pengadaan, perizinan, serta administrasi aset.
• Berpengalaman negosiasi kontrak/vendor dan kontrol biaya.

Responsibilities

• Merencanakan, mengoordinasikan, dan mengawasi fasilitas kantor, showroom, gudang, dan workshop.
• Mengelola pemeliharaan fasilitas seperti listrik, AC, jaringan, dan penerangan.
• Mengatur aset perusahaan, stock opname, dan pelaporan ke manajemen.
• Mengoordinasikan pengadaan umum, vendor, serta kontrak kerja sama.
• Mengurus perizinan, dokumen legal, serta kepatuhan perusahaan.
• Mengawasi tim GA, penjadwalan, evaluasi kinerja, dan dukungan operasional.
• Menyusun anggaran GA, mengendalikan realisasi belanja, laporan biaya, dan KPI.

Skills

Kepemimpinan tim

Perencanaan fasilitas

Negosiasi vendor

Pengendalian biaya operasional

Kepatuhan dan dokumentasi

Education

D3/S1, jurusan Manajemen Administrasi/Teknik

Tools

Microsoft Office

Sistem inventaris

Job description

General Affair Supervisor bertanggung jawab merencanakan, mengoordinasikan, dan mengawasi seluruh kegiatan umum perusahaan agar operasional kantor, workshop, dan dukungan terhadap pelaksanaan proyek interior berjalan lancar, aman, efisien, dan sesuai ketentuan yang berlaku.

• Memastikan seluruh fasilitas kantor, ruang meeting, showroom/mock-up area, gudang, dan workshop berada dalam kondisi layak, bersih, rapi, dan siap digunakan setiap saat.
• Merencanakan dan mengawasi pekerjaan pemeliharaan preventif maupun perbaikan atas instalasi listrik, AC, plumbing, jaringan internet/telepon, penerangan, dan sarana penunjang lainnya.
• Mengelola utilitas kantor (listrik, air, internet, telepon) termasuk pemantauan pemakaian, verifikasi tagihan, dan upaya efisiensi biaya.
• Mengatur tata letak (layout) ruang kerja, relokasi, dan penambahan ruang mengikuti pertumbuhan jumlah karyawan.
• Menyusun dan memutakhirkan daftar aset perusahaan (furniture, perangkat kerja, peralatan kerja proyek, perlengkapan kantor) lengkap dengan nomor aset, lokasi, dan penanggung jawab.
• Melaksanakan stock opname aset dan inventaris secara berkala serta menyusun laporan hasil pemeriksaan kepada manajemen.
• Mengatur proses peminjaman, serah terima, mutasi, perbaikan, hingga penghapusan (disposal) aset sesuai prosedur perusahaan.
• Mengelola administrasi asuransi aset dan kendaraan perusahaan, termasuk proses klaim bila terjadi kerusakan atau kehilangan.

3. Pengadaan Umum, Vendor & Kontrak

• Melakukan pengadaan kebutuhan umum (non-proyek) mulai dari permintaan penawaran, perbandingan harga, negosiasi, hingga penerbitan Purchase Order.
• Menyeleksi, mengevaluasi, dan membina vendor/supplier jasa umum: cleaning service, keamanan, ekspedisi, katering, percetakan, dan penyedia jasa perawatan gedung.
• Menyusun serta memantau masa berlaku kontrak dan perjanjian kerja sama vendor, dan memastikan perpanjangan dilakukan tepat waktu.
• Memverifikasi kesesuaian barang/jasa yang diterima terhadap PO dan kontrak, serta memproses dokumen penagihan bersama tim Finance.
• Melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala berdasarkan kualitas, ketepatan waktu, harga, dan tingkat pelayanan.

4. Perizinan, Legalitas & Kepatuhan

• Mengurus dan memperbarui perizinan serta dokumen legal perusahaan (NIB, izin usaha, izin operasional, domisili, sertifikasi terkait) agar tidak melewati masa berlaku.
• Menjalin hubungan baik dengan instansi pemerintah setempat, pengelola gedung, serta lingkungan sekitar kantor (RT/RW, kelurahan).
• Menyimpan dan mengadministrasikan dokumen legal perusahaan secara tertib, aman, dan mudah ditelusuri.
• Mengelola kendaraan operasional perusahaan: penjadwalan pemakaian, servis berkala, perpanjangan STNK/KIR, pajak, dan pemantauan biaya bahan bakar.
• Mengatur jadwal driver dan pengiriman material, sampel, maupun dokumen ke lokasi proyek dan klien.
• Mengoordinasikan pengiriman barang melalui pihak ekspedisi dan memastikan barang diterima tepat waktu dan dalam kondisi baik.
• Mengatur akomodasi, transportasi, dan administrasi perjalanan dinas karyawan, termasuk penyelesaian pertanggungjawaban biaya.

6. Keamanan, Kebersihan & Keselamatan Kerja (K3)

• Mengawasi pelaksanaan tugas satuan pengamanan dan petugas kebersihan agar sesuai standar dan jadwal yang ditetapkan.
• Menyelenggarakan penerapan K3 di lingkungan kantor dan workshop: ketersediaan APAR, jalur evakuasi, kotak P3K, rambu keselamatan, dan simulasi keadaan darurat.
• Memastikan ketersediaan dan penggunaan APD yang sesuai bagi tim yang bekerja di area produksi maupun lokasi proyek.

7. Supervisi Tim & Dukungan Operasional

• Memimpin, membagi tugas, dan mengawasi kinerja tim GA beserta staf pendukung (office boy, driver, security, teknisi).
• Menyusun jadwal kerja, jadwal piket, dan pengaturan lembur tim pendukung sesuai kebutuhan operasional.
• Melakukan pembinaan, penilaian kinerja, dan pengembangan kompetensi anggota tim.
• Memberikan dukungan fasilitas untuk kegiatan perusahaan: rapat klien, presentasi desain, kunjungan tamu, gathering, dan acara internal.
• Bekerja sama dengan tim HR dalam kegiatan administrasi umum karyawan, seperti dukungan pelaksanaan medical check-up, seragam, dan fasilitas karyawan.

8. Anggaran, Administrasi & Pelaporan

• Menyusun usulan anggaran tahunan dan bulanan departemen GA serta mengendalikan realisasi belanja agar sesuai anggaran.
• Mengelola petty cash GA dan menyiapkan pertanggungjawaban biaya secara tepat waktu dan akuntabel.
• Menyusun laporan berkala: biaya operasional kantor, kondisi aset, kinerja vendor, status perizinan, dan pemakaian kendaraan.
• Mengusulkan inisiatif efisiensi biaya dan perbaikan proses tanpa menurunkan mutu layanan pendukung.

D. Persyaratan & Kualifikasi (Requirements)

• Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan jurusan Manajemen, Administrasi Bisnis, Hukum, Teknik Sipil/Arsitektur, atau Teknik Industri.
• Pengalaman minimal 4 tahun di bidang General Affair, dengan sekurang-kurangnya 2 tahun pada posisi Supervisor/Senior. Pengalaman di industri konstruksi, interior fit-out, kontraktor, atau manufaktur menjadi nilai lebih.
• Menguasai pengelolaan fasilitas, aset, vendor, perizinan, serta administrasi umum perusahaan.
• Memahami proses pengurusan izin kerja gedung (work permit) dan koordinasi dengan pengelola gedung untuk kebutuhan proyek.
• Memahami dasar-dasar K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja); memiliki sertifikat Ahli K3 Umum menjadi nilai tambah.
• Mampu bernegosiasi dengan vendor dan mengendalikan biaya operasional secara efektif.
• Mahir mengoperasikan Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint); terbiasa menyusun laporan berbasis data.
• Memiliki kemampuan kepemimpinan yang baik serta berpengalaman menyupervisi tim pendukung.
• Teliti, jujur, bertanggung jawab, cekatan, dan mampu bekerja dengan tenggat waktu yang ketat.
• Mampu berkomunikasi dan menyusun korespondensi dalam Bahasa Indonesia dengan baik; kemampuan Bahasa Inggris dasar hingga menengah menjadi nilai tambah.
• Memiliki SIM A dan/atau SIM C yang masih berlaku, serta bersedia melakukan mobilitas ke lokasi proyek.

Kompetensi & Karakter yang Diharapkan

• Kemampuan perencanaan, pengorganisasian, dan pengaturan prioritas pekerjaan yang kuat.
• Berorientasi pada penyelesaian masalah (problem solver) dan sigap dalam situasi mendesak.
• Kemampuan komunikasi dan koordinasi lintas departemen serta dengan pihak eksternal.
• Integritas tinggi dalam pengelolaan aset, anggaran, dan hubungan dengan vendor.
• Berorientasi pada pelayanan (service oriented) terhadap kebutuhan internal perusahaan.

E. Indikator Kinerja Utama (KPI)

Target / Ukuran Keberhasilan

• Ketersediaan & kesiapan fasilitas kantor
• Tidak ada gangguan operasional yang berulang; keluhan fasilitas ditangani sesuai SLA
• 100% izin dan kontrak diperpanjang sebelum jatuh tempo
• Akurasi data aset
• Selisih hasil stock opname maksimal sesuai batas toleransi perusahaan
• Realisasi biaya berada dalam anggaran yang disetujui
• Hasil evaluasi vendor berkala mencapai nilai minimal yang ditetapkan
• Keselamatan kerja
• Nihil kecelakaan kerja (zero accident) di lingkungan kantor dan workshop

F. Hubungan Kerja

• Internal: HR, Finance & Accounting, Purchasing/Procurement, Project & Site Team, Design Team, Workshop/Produksi, Manajemen.

Kandidat yang memenuhi kualifikasi dipersilakan mengirimkan CV terbaru, surat lamaran, pas foto berwarna terkini, serta mencantumkan ekspektasi gaji. Hanya kandidat yang memenuhi syarat yang akan dihubungi untuk mengikuti proses seleksi lebih lanjut.

Dokumen ini disusun sebagai acuan uraian jabatan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan serta struktur organisasi perusahaan.