Executive Secretary: Strategic Calendar & Liaison

Val The Consultant (Premium Nanny Program); Surabaya ꦱꦸꦫꦧꦪ; On-site; IDR 144,000,000 - 180,000,000; Full time

Job summary

Val The Consultant (Premium Nanny Program) mencari Executive Secretary di Surabaya untuk mengelola agenda Direktur/Owner, menyaring korespondensi, dan berkoordinasi dengan pihak internal maupun eksternal. Posisi kerja tatap muka dengan pekerjaan penuh waktu di kantor.

Kualifikasi meliputi pendidikan minimal SMA/SMK/D3, pengalaman receptionist sebagai nilai tambah, serta kemampuan komunikasi sopan dan profesional.

Qualifications

• Pendidikan minimal SMA/SMK / D3 (lebih disukai Administrasi / Perkantoran).
• Memiliki pengalaman sebagai Receptionist atau General Affair menjadi nilai tambah.
• Mampu berkomunikasi dengan sopan, tegas, dan profesional.
• Mampu menghadapi tamu dan situasi sulit (tamu marah, permintaan mendadak, dll).
• Terbiasa menggunakan Microsoft Excel dan administrasi dasar.
• Memahami pencatatan inventaris kantor.
• Memahami dasar pengelolaan petty cash.
• Mampu menyusun email dan komunikasi tertulis yang rapi.
• Mampu menentukan prioritas pekerjaan.
• Memiliki kemampuan dasar Bahasa Inggris (lisan & tulisan).

Responsibilities

• Mengelola agenda dan kalender Direktur/Owner (meeting internal & eksternal, perjalanan dinas, dan jadwal penting).
• Menjadi penghubung komunikasi antara Direktur/Owner dengan internal maupun pihak eksternal.
• Menyaring, mengatur, dan menindaklanjuti seluruh korespondensi (email, surat, telepon) yang ditujukan kepada Direktur/Owner.
• Menyiapkan dan mengelola dokumen penting Direksi (surat, laporan, notulen meeting, presentasi, dan dokumen legal dasar).
• Membuat notulen rapat dan memastikan tindak lanjut (follow up action) berjalan sesuai arahan Direksi.
• Mengatur dan menyiapkan kebutuhan meeting Direksi (ruangan, undangan, materi, konsumsi, dll).
• Mengatur perjalanan dinas Direksi (tiket, hotel, transportasi, itinerary).
• Melakukan koordinasi dengan vendor, klien, dan stakeholder eksternal atas nama Direksi.
• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi dan dokumen perusahaan.
• Membantu penyusunan laporan sederhana dan presentasi Direksi.
• Melakukan monitoring deadline, komitmen, dan agenda penting Direksi.

Skills

Komunikasi & pelayanan tamu

Administrasi perkantoran

Koordinasi dengan vendor

Manajemen waktu & prioritas

Microsoft Excel (basic formula & data)

Problem solving

Multitasking

Education

Pendidikan SMA/SMK/D3 (Administrasi)

Tools

Microsoft Excel

Job description

Val The Consultant (Premium Nanny Program) mencari Executive Secretary di Surabaya untuk mengelola agenda Direktur/Owner, menyaring korespondensi, dan berkoordinasi dengan pihak internal maupun eksternal. Posisi kerja tatap muka dengan pekerjaan penuh waktu di kantor.

Kualifikasi meliputi pendidikan minimal SMA/SMK/D3, pengalaman receptionist sebagai nilai tambah, serta kemampuan komunikasi sopan dan profesional.