Tendering Specialist

Subsea7; Westhill; On-site; GBP 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Subsea7 is seeking a Tendering Specialist for the Pipeline Group (PG) based in London, Paris, Glasgow or Aberdeen. The role is full-time and globally mobile, supporting tender development from initial preparation to final submission.

You will coordinate inputs from internal support functions, maintain tender data, and assist the Tender Lead through all tender phases, including handover to project teams for awards or archiving unsuccessful bids.

Qualifications

• Experience in tendering, bids or proposals.
• Strong communication and organisational skills.
• Commercially focused with numeracy.
• Methodical with tender data.
• Integrity and confidentiality.
• Collaborative across teams.
• Self-motivated and improvement oriented.

Responsibilities

• Develop and optimize cost estimate for tenders.
• Create ITT review matrix and manage clarifications.
• Develop deliverables matrix and ensure approvals.
• Interface with stakeholders across regions.
• Draft tender authorization papers and support presentations.
• Track tender performance and gate reviews.
• Assist Tender Lead with risk screening and qualifications.
• Maintain tender data records for forecasting.
• Hand over awarded estimates to Cost Controllers.

Skills

Tendering

Bids & Proposals

Commercial awareness

Numerate

Communication

Organisation

Stakeholder management

Confidentiality

Integrity

Team collaboration

Self-motivated

Job description

Subsea7 are looking for a Tendering Specialist to join our Pipeline Group (PG) based in either our London, Paris, Glasgow or Aberdeen offices on a full-time, permanent basis. There will also be occasional short assignments requiring travel globally so candidates should be able and willing to meet this requirement.

PG is a specialist internal service provider, responsible for developing and delivering fit-for-purpose rigid pipeline installation methods and associated analysis, supporting both projects and tenders. The team places a clear emphasis on ensuring safe, efficient, and cost-effective offshore installation operations.

The Tendering Specialist will report directly to the PG Tendering Manager and will be responsible for the effective coordination and consolidation of all inputs from internal support functions to develop the Pipeline Group tender proposal.

The role will support the Tender Lead/Proposal Manager throughout all phases of the tender process, from initial preparation through to the consolidation and submission of the final proposal. Following submission, the role will coordinate the handover to the Project Team for successful awards or manage the close‑out and archiving process for unsuccessful bids.

What will you be doing?

• Develop the tender estimate for the purpose of having a complete, accurate and optimized cost estimate, ensuring all inputs are approved and delivered in line with the BMS and tender schedule.
• Develop and distribute the ITT review matrix ensuring all clarifications are consolidated for return to client. Ensure that all subsequent tender bulletins, and clarification responses are received, distributed and reviewed including post submission clarifications.
• Develop the PG deliverables matrix and support with ensuring all deliverables are approved and delivered as necessary.
• Establish and maintain an effective and collaborative interface with internal and external stakeholders including regional tendering teams, PG tendering team and PG Management team.
• Drafting of internal tender authorisation papers, presentations and documents which may include presenting or supporting presentations to PG Management.
• Control the efficient performance of the tender through; strict adherence to the tender schedule, action tracking and close out and facilitation of gate review meetings.
• Support the Tender Lead to perform preliminary screening of risk and qualifications register and consolidate with input from the technical departments.
• Contribute to the maintenance of all tendered data records, to support the management analysis/forecasting and tender benchmarking.
• Manage the handover of any awarded project estimates to the PG Cost Controllers.

What experience would we like you to have?

• Relevant previous experience in a tendering, bids, proposals, or commercially focused role. Candidates with experience in a relevant technical/engineering field may also be considered.
• Well-developed communication and organisational abilities, plus experience managing several deadlines simultaneously.
• Commercially focused and numerate, with a thorough and detail-oriented mindset.
• Methodical approach with the ability to review, consolidate, and present tender information effectively.
• High level of integrity and professionalism, with a commitment to confidentiality and compliance with tendering processes.
• Ability to work collaboratively across teams to deliver high-quality, compliant tender submissions.
• High levels of professionalism, integrity, and confidentiality.
• Self-motivated, willing to adjust, and committed to continuous improvement and personal development.

Subsea7 recherche un Spécialiste Appels d'offres (« Tendering Specialist ») pour rejoindre notre groupe « Pipelines » (PG), basé dans l'un de nos bureaux de Londres, Paris, Glasgow ou Aberdeen, dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein.

Le poste impliquera également des missions ponctuelles de courte durée nécessitant des déplacements à l'international ; les candidats doivent donc être en mesure et désireux de répondre à cette exigence.

Le groupe PG est un prestataire de services interne spécialisé, chargé d'élaborer et de mettre en œuvre des méthodes d'installation de conduites rigides adaptées aux besoins, ainsi que les analyses associées, en soutien aux projets et aux appels d'offres.

L'équipe met l'accent sur la garantie d'opérations d'installation en mer sûres, efficaces et rentables.

Le(La) Spécialiste Appels d'offres sera placé(e ) sous la responsabilité directe du Responsable Appels d'offres du groupe PG. Il/Elle sera chargé(e ) de coordonner et de consolider efficacement toutes les contributions des fonctions de support internes afin d'élaborer la proposition commerciale du groupe PG.

Ce rôle consistera à assister le Responsable de l'offre (Tender Lead/Proposal Manager) tout au long du processus d'appel d'offres, de la préparation initiale jusqu'à la consolidation et la soumission de la proposition finale.

Après la soumission, le titulaire du poste coordonnera la passation du dossier à l'équipe projet en cas d'attribution du contrat, ou gérera la clôture et l'archivage pour les offres infructueuses.

Quelles seront vos responsabilités?

• Élaborer l'estimation des coûts de l'offre afin d'obtenir une évaluation complète, précise et optimisée, en veillant à ce que toutes les données soient approuvées et fournies conformément au système de gestion de l'entreprise (BMS) et au calendrier de l'appel d'offres.
• Élaborer et diffuser la matrice d'examen de l'appel d'offres (ITT), en veillant à consolider toutes les demandes de clarification à transmettre au client. S
• S'assurer de la réception, de la diffusion et de l'examen de tous les bulletins d'appel d'offres et réponses aux clarifications ultérieurs, y compris les clarifications post-soumission.
• Élaborer la matrice des livrables du groupe PG et veiller à ce que tous les livrables soient approuvés et fournis selon les besoins.
• Établir et maintenir une interface efficace et collaborative avec les parties prenantes internes et externes, notamment les équipes régionales chargées des appels d'offres, l'équipe PG dédiée aux appels d'offres et l'équipe de direction du groupe PG.
• Rédiger les documents, présentations et notes internes relatifs à l'autorisation de l'offre, ce qui peut inclure la présentation de ces éléments (ou le soutien lors de présentations) à la direction du groupe PG.
• Assurer le bon déroulement de l'appel d'offres grâce au respect strict du calendrier, au suivi et à la clôture des actions, ainsi qu'à l'animation des réunions de validation aux étapes clés (gate reviews).
• Assister le Responsable de l'offre dans l'examen préliminaire des risques et du registre des qualifications, en consolidant les informations provenant des services techniques.
• Contribuer à la tenue à jour de toutes les données relatives aux appels d'offres, afin de soutenir les analyses de gestion, les prévisions et l'analyse comparative des offres.
• Gérer la transmission des estimations des projets remportés aux contrôleurs de coûts du groupe de projets (PG Cost Controllers).

Quel profil recherchons-nous?

• Nous vous invitons à soumettre un CV mettant en valeur vos compétences transférables et votre expérience.
• Expérience préalable pertinente dans un poste lié aux appels d'offres, aux soumissions, aux propositions commerciales ou à une fonction à vocation commerciale.
• Les candidats ayant une expérience dans un domaine technique ou d'ingénierie pertinent peuvent également être pris en compte.
• Excellentes capacités de communication et d'organisation, ainsi qu'une expérience de la gestion simultanée de plusieurs échéances.
• Sens commercial et aisance avec les chiffres, alliés à une approche rigoureuse et soucieuse du détail.
• Approche méthodique et capacité à examiner, consolider et présenter efficacement les informations relatives aux appels d'offres.
• Haut niveau d'intégrité et de professionnalisme, avec un engagement envers la confidentialité et le respect des processus d'appel d'offres.
• Capacité à travailler en collaboration avec différentes équipes pour produire des offres de haute qualité et conformes aux exigences.
• Professionnalisme, intégrité et sens de la confidentialité exemplaires.
• Motivation, adaptabilité et engagement envers l'amélioration continue et le développement personnel.