UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Carsat Ra; Lyon; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Formation informatique

Livret d’accueil

Résumé du poste

La CARSAT Rhône-Alpes recherche une assistante administrative à Lyon, au sein de l’équipe Prévention des Risques Professionnels couvrant le Rhône et le Nord-Isère. Vous soutiendrez le manager et assureriez le suivi des dossiers, l’organisation logistique des réunions et la mise en forme de documents.

Vous serez en charge de l’accueil des entreprises, du tri et archivage du courrier, de la gestion des demandes et de l’intégration des nouveaux embauchés avec les outils RH, Notilus, Sirhius et

Qualifications

• Appui au pilotage de l’activité et organisation de dossiers.
• Accueil des entreprises extérieures et gestion des flux d’invités et de documents.
• Gestion du courrier, archivage et suivi des courriels et notes de services.

Responsabilités

• Préparer et suivre les dossiers du manager.
• Rédiger les comptes rendus et le relevé de décisions des réunions.
• Organiser les réunions, plannings et dossiers d’entreprises.
• Gestion des mails et du courrier, tri et archivage des documents.

Connaissances

Organisation logistique

Accueil entreprises

Archivage

Gestion courrier

Mise en forme documents

Outils

Notilus

Sirhius

AGAPREV

Description du poste

Contexte :

La CARSAT Rhône-Alpes est un organisme de droit privé chargé de l’exécution d’une mission de service public. Elle intervient sur les sujets de la retraite, de l’accompagnement social et des risques professionnels.

Les activités de la SDPRP (Sous-Direction de la Prévention des Risques Professionnels) s’articulent autour de 3 axes :

1) Agir en entreprise

• Assurer des visites de chantiers ou d'établissements, sélectionnés dans le cadre des orientations prioritaires du CPG et de son volet régional, le PAR (Plan d'Action Régional), proposer des mesures de prévention et repérer des potentiels de déploiement.
• Effectuer des enquêtes sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, en vue d'éviter leur renouvellement et de capitaliser les risques potentiels et les mesures de prévention.
• Mettre en œuvre des moyens d'incitations financières à l'intention des entreprises : injonctions - majorations - minorations - contrats de prévention, subventions prévention TPE, et à l'intention de collectifs d'entreprises, par le biais de conventions de partenariat.
• Repérer les partenariats potentiels avec les acteurs régionaux afin d'assurer le déploiement ultérieur des démarches de prévention.

2) Capitaliser les bonnes pratiques de prévention des risques professionnels

• Capitaliser les démarches et bonnes pratiques de prévention en région et les partager au sein du réseau de prévention piloté par la caisse nationale.

3) Déployer et diffuser les bonnes pratiques

• Travailler en partenariat (avec des organismes professionnels, d'autres acteurs institutionnels...) pour mener des actions avec des collectifs d'entreprises et déployer, auprès d'une profession ou d'un territoire, les démarches de prévention adaptées.
• Organiser et animer des stages de formation, des conférences, et tous types d'actions collectives.
• Travailler avec nos administrateurs paritaires, en particulier, la Commission régionale AT/MP, associée aux Comités TechniquesRégionaux et de leurs Commissions, en vue de permettre tant une gouvernance équilibrée de la branche, qu'une diffusion des bonnes pratiques du réseau au niveau des structures professionnelles et paritaires.

En tant qu'assistante administrative, vous travaillerez à Lyon, au sein de l’équipe de Prévention des Risques Professionnels qui couvre le Rhône et le Nord-Isère. Vous serez sous la responsabilité d’un ingénieur-conseil, manager du groupe.

Missions :

En qualité d’assistante administratif.ve, vos missions principales seront les suivantes :

Appui au pilotage de l’activité:

• La préparation et le suivi des dossiers du manager ;
• La formalisation synthétique des Comptes-rendus (dont le relevé de décisions) de réunion ;
• L’organisation logistique des réunions, des plannings individuels - collectifs, ainsi que des dossiers d’entreprises ;
• La réalisation de mailings, la gestion logistique de colloques ou réunions partenariales ;
• La mise en forme de documents, la mise à jour de données liées à la sectorisation des agents de secteurs (préventeurs - membres de l’équipe) ;
• Le tri du courrier, archivage ;
• Le traitement de mails.

Appui au fonctionnement du groupe:

• L’accueil des entreprises extérieures (téléphoniques et physique) ;
• La prise en charge des courriers entrants et sortants et suivi de leurs échéances ;
• La gestion des différentes demandes entrantes (invitations CSSCT, demande d’incitations financières, …) ;
• L’archivage et la gestion des données dématérialisées des équipes ;
• L’appui aux équipes pour l’intégration – découverte de la CARSAT des nouveaux embauchés (livret d’accueil, formation aux outils informatiques: notes de frais Notilus, outil de gestion RH Sirhius, portail interne et arborescence de partage collectif de l’information, traçabilité des interventions de l’équipe en entreprises via l’outil métier AGAPREV, …) ;
• La gestion et le suivi des poses de congés dans les délais impartis ;
• Le suivi et la commande de fournitures ;
• Appui au collectif des gestionnaires administratifs des équipes du service ;
• L’appui administratif transversal au sein du service, l’entraide en secrétariat sur les autres territoires (pour pallier les absences).