UN.E AGENT.E D'ACCUEIL-GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF·VE CCAS H/F (Nouvelle fenêtre)

Ville d'Orsay; Orsay; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Accès à la piscine municipale

Tarifs cinéma Orsay

Forfait mobilités durables

Job summary

Ville d'Orsay recrute un agent d’accueil et assistant administratif au CCAS, rattaché à la Direction des Solidarités. Vous accueillerez le public et orienterez les démarches en assurant le suivi administratif et le secrétariat du Pôle.

Ce poste à temps plein est destiné à des candidat·e·s pouvant être mutés ou recrutés contractuellement, dans le cadre des adjoints administratifs territoriaux de catégorie C.

Qualifications

• Qualités d’accueil et de communication orale et écrite exigées.
• Capacités d’écoute et de dialogue pour comprendre les demandes.
• Capacités d’analyse et de discernement en situations d’urgence.
• Organisation du travail et maîtrise des outils bureautiques et démarches en ligne.
• Connaissance des dispositifs sociaux en vigueur appréciée.

Responsibilities

• Accueillir, orienter et renseigner le public au sein du Pôle lutte contre la précarité logement santé.
• Instruit les demandes et assure le suivi administratif des dossiers.
• Assure le secrétariat du Pôle : courrier, documents, planning et réservation des salles.
• Rédige les documents administratifs et assure le suivi des prestations et services.
• Participe à l’organisation et à la mise en œuvre des actions du CCAS et accueille les nouveaux collègues et stagiaires.

Skills

Accueil et communication

Écoute et dialogue

Gestion des demandes d’urgence

Organisation du travail

Maîtrise bureautique et démarches en-l

Gestion du stress et conflits

Sens du service public

Connaissance des dispositifs sociaux

Job description

Type d'emploi : Emploi permanent

Grade : Adjoint administratif ; Adjoint administratif principal de 2ème classe ; Adjoint administratif principal de 1ère classe

Ville verte et universitaire, au cœur des enjeux internationaux de Paris-Saclay. Orsay est à la croisée des chemins : aux portes de Paris et à celles de la vallée de Chevreuse. La ville porte l’ambition d’un territoire innovant au potentiel scientifique et technologique d’intérêt national.
Ville de proximité, accessible en RER, elle accueille des services publics variés et de qualité, une richesse associative rare et de nombreux acteurs économiques innovants.
La mairie regroupe plus de 380 agents publics. Elle est investie dans une démarche labellisée de qualité d’accueil et de modernisation de l’action publique.
Ville ouverte et solidaire, Orsay est signataire de la charte égalité femme-homme et s’engage pour l’emploi handi-accessible

Environnement du poste

Au sein de la Direction des Solidarités, l'agent.e d'accueil / assistant.e administratif.ve du Pôle lutte contre la précarité logement santé a pour mission, en binôme avec son homologue, sous la responsabilité du.de la Chef.fe de Pôle, d'accueillir, orienter et renseigner le public. Il/elle est le premier interlocuteur d’un public souvent en difficulté, et représente l'image de la collectivité et auprès des usagers. Il / elle contribue également à l’instruction des demandes en assurant leur suivi administratif, et il / elle est chargée du secrétariat du Pôle.

• Accueil et renseignement du public :
• Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes des publics,
• Donner un premier niveau d'information et/ou orienter les usagers en fonction des demandes,
• S'adapter en fonction des différents interlocuteurs,
• Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise.
• Identification des demandes sociales, orientation vers les services ou organismes compétents et accompagnement dans les démarches administratives :
• Comprendre et analyser les demandes, identifier la nature et le degré d'urgence, le service, partenaire extérieur institutionnel ou associatif, ou interlocuteur concerné, afin d’orienter les personnes,
• S'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder à ces services, et faciliter la mise en relation si nécessaire,
• Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives initiales.
• Instruction de dossiers et tâches administratives :
• Contribuer à l’instruction des demandes de prestations MDPH, de domiciliation, de logement social, d’aide sociale à l’hébergement, de dossiers d’aides aux impayés des factures d’énergie, de carte améthyste… (vérification de la bonne constitution des dossiers, et accompagnement des demandeurs si besoin, traitement des imprimés types, suivi des dossiers via tableaux de bord…),
• Assurer le secrétariat du Pôle : gestion du courrier, des documents mis à disposition à l’accueil, de l’affichage ; suivi des congés, absences et formations, du planning d’activités ; réservations de salles ou de moyens logistiques…,
• Rédiger tous documents administratifs (courriers, décision/ s, notes, compte rendus…),
• Assurer le suivi des prestations et services : mobilité, portage de repas…,
• Participer à la préparation des supports de communication,
• Assurer le suivi statistique de l'activité du CCAS,
• Participer à l’organisation et à la mise en œuvre des actions du CCAS,
• Participer au collectif de travail du Pôle et de la Direction dans une dynamique d’équipe,
• Contribuer au bon accueil de nouveaux/nouvelles collègues et stagiaires, et faciliter leur prise de poste.

Votre profil

• Qualités d’accueil et de communication orale et écrite,
• Capacités d’écoute, de dialogue et de compréhension des demandes,
• Capacités de discernement et de réactivité en cas de situation d’urgence,
• Capacités à organiser son travail,
• Maîtrise des outils de bureautique, de logiciels métiers spécifiques, et des démarches en ligne,
• Capacités à s’adapter afin de gérer les situations de stress et/ou de conflit, et de réguler les tensions,
• Sens du service public, respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle,
• Connaissance des dispositifs en vigueur en matière sociale appréciée.

Conditions de recrutement

• Poste à pourvoir à compter du 1er octobre 2026 à temps complet, 37h30 par semaine (25 jours de congés + 14 jours de RTT) ;
• Recrutement par mutation, détachement ou sur liste d'aptitude, à défaut par voie contractuelle (cadres d'emplois des adjoints administratifs territoriaux, catégorie C) ;
• Rémunération indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS + participation employeur à la complémentaire santé + association du personnel + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75% + gratuité de l'accès à la piscine et tarif préférentiel au cinéma d’Orsay pour vous, votre conjoint et vos enfants + forfait mobilités durables.
• Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.